Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.
Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты документов – обязательные сведения, предусмотренные действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа, название и адрес и т.д. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов (от 7 до 14).
|
|
Рассмотрим общие правила оформления реквизитов на примере служебного письма.
К обязательным реквизитам служебных писем относят следующие:
Наименование реквизита | Пример |
1) наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя) | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР |
2) полное наименование учреждения адресанта (отправитель) | ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ |
3) название структурного подразделения | Кафедра русского языка |
4) справочные данные организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | 83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78 |
5) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
6) дата | 01.02.2016 |
7) индекс (номер) документа | № 1153/1 12 |
8) место составления или выдачи документа | г. Донецк |
9) адресат (получатель документа) | Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко |
10) заголовок к тексту | Об участии в студенческой олимпиаде «Русский язык и культура речи» |
11) текст | Кафедра украинского и русского языков ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университетаГелюх Наталью Анатольевнупринять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года. |
12) отметка о наличии приложения | Приложение: 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз. |
13) подпись | С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. К.Н. Макаров |
14) печать | М П |
|
|
Напомним правила оформления этих реквизитов.