Канали та засоби комунікацій. Міжособові та організаційні комунікації

Сьогодні поширені такі типи комунікації: міжособові комунікації, комунікації у системах зв’язку та командах, комунікації в організаціях та електронні засоби комунікацій.

Міжособові комунікації бувають усні та письмові.

Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов, за яких розмовну мову використовують для передавання змісту. Головну перевагу – усні комунікації забезпечують негайний зворотній зв’язок та взаємний обмін.

Письмові комунікації – це записки, листи, звіти. Недоліком є те, що вони затримують зворотній зв’язок – коли надсилається лист, його треба написати, відправити, отримати, розкрити і прочитати. Письмові комунікації потребують більше часу, але вони є достовірними.

Іншими формами комунікації в організаціях є потоки інформації між організаційними ланками або групами. Вертикальні комунікації відбуваються в верх і низ в ієрархічній структурі організації. В комунікації беруть участь менеджери, їхні керівники та підлеглі. Вертикальн і комунікації можуть охоплювати двох осіб або ж кілька різних організаційних рівнів. Горизонтальні комунікації відбуваються між колегами та співробітниками на одному рівні.

Щораз популярні форми комунікації в організаціях ґрунтуються на електронних комунікаційних технологіях. Інформаційна технологія стосується ресурсів, які використовує організація, що потрібна для досягнення цілей. ІТ використовує комп’ютери, мережі, передбачає використання програмних засобів, що полегшує ефективне застосування системних ресурсів під час опрацювання інформації. Багато організацій створюють інтранет – мережі-комунікаційні мережі подібні до інтернету, але які діють у межах однієї організації. Інформація мережі доступна для працівників відділів організації.

Система непідтверджених повідомлень і чуток – неформальна комунікація, що може поширюватись по цілій організації.

3. Управління комунікаційними процесами.

З огляду на важливість і поширення комунікації в організації менеджери мають знати, як керувати комунікативним процесом, як максимізувати потенційні вигоди від комунікацій та мінімізувати потенційні проблеми. Керування комунікативним процесом передбачає виявлення бар’єрів ефективних комунікацій і розуміння того, як їх треба долати. Бар’єри можна ідентифікувати на індивідуальному та організаційному рівнях. Відповідно, для подолання цих бар’єрів можна використовувати як індивідуальні, так і організаційні навики та вміння.

Індивідуальними бар’єрами ефективних комунікацій є: суперечливість або невідповідність жестів, довіра до джерела інформації; змушування до комунікацій; невміння слухати; упередження до чогось.

Організаційними бар’єрами є; слова мають різне значення для різних людей; статус або владні відмінності; різне сприйняття; перешкоди; перевантаження.

Оскільки комунікації можуть бути перервані багатьма чинниками, то менеджери повинні за допомогою низки методів підвищувати ефективність комунікацій через індивідуальні навики та організаційні вміння.

До індивідуальних навиків відносять: розвивати вміння слухати; заохочувати зворотні комунікації; розуміти мову та значення слів; поважати позицію одержувача та відправника повідомлень.

До організаційних навиків відносять; домагатися мети; регулювати інформаційні потоки; розуміти цінність засобів комунікацій.

Домагання мети передбачає перевірку того, чи повідомлення одержали та зрозуміли. Після відправки звіту колезі менеджер може зателефонувати через кілька днів, щоб упевнитися, що звіт отримано, або є з’ясувати незрозумілі моменти. Регулювання інформаційних потоків означає, що відправник або одержувач уживає заходів для того, щоб упевнитися, чи немає перевантаження інформацією. Для відправника попередження надмірних потоків може означати не передавати одночасно надмірний обсяг інформації через систему.