Понятие и виды организации

Учебные цели:

– иметь представление о роли организаций в жизни общества;

– понимать, что представляет собой организация как система;

– знать виды и классификацию процессов, осуществляемых в организации;

– иметь представление о характеристиках организаций как объекта управления;

– иметь представление о многообразии целей и о связях между такими понятиями, как миссия и цели.

 

Вопросы:

1. Организация: общее понятие, характеристика подходов к изучению организации

2. Процесс управления в организации

3. Организационная миссия и цели организации

 

Деятельность менеджеров осуществляется в организации. Из всего многообразия определений понятия «организация» можно выделить следующие:

– организация как процесс, посредством которого созда­ется и сохраняется структура управляемой либо управ­ляющей системы;

– организация как совокупность взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, ко­торые имеют место в процессе совместного труда;

– организация как группа людей с общими целями.

Современный мир нередко рассматривается как мир организа­ций, которые представляют собой совокупность людей и групп, объе­диненных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо зада­чи на основе определенных правил и процедур, разделения труда и обя­занностей. О том, что это достаточно эффективный механизм ре­шения общественных задач, свидетельствует факт их повсеместно­го распространения и проникновения во все сферы и на всем про­тяжении жизни каждого человека. Они и создаются для удов­летворения его разнообразных потребностей, а это приводит к большим различиям в их назначении, роли, размерах, строении, отношениях с государственными органами и других характеристиках, позволяющих выделять их среди множества других.

Организации, в которых для достижения общих целей приме­няется совместный труд людей, являются социально-экономичес­кими институтами со следующими общими чертами:

– целями, отражающими их предназначение и те виды продук­ции и услуг, которые они производят для удовлетворения по­требностей общества;

– персоналом или работниками, обладающими квалификацией, знаниями и умениями, необходимыми для достижения по­ставленных целей;

– разделением труда, осуществляемым в соответствии с профес­сионально-квалификационными характеристиками каждого работника и обеспечивающим рациональную структуризацию работ и задач;

–коммуникациями, то есть различными видами связей, необхо­димых в процессе выполнения совместной работы;

–формальными правилами поведения, процедурами и контролем, устанавливаемыми для того, чтобы организации функциони­ровали как целостные образования;

–уровнями полномочий и ответственности, устанавливающими масштабы власти для разных должностей в организации.

Организации функционируют в форме предприятий, фирм, ком­паний и корпораций.

Роль организаций в обществе определяется, во-первых, тем, что они являются генераторами ресурсов, превращая издержки, в ценности, во-вторых, создают полезные для общества блага, способствующие развитию человечества.

Значение организаций в жизни общества заключается в следующем:

1. Объединение ресурсов для достижения желаемых целей и резуль­татов.

2. Эффективное производство товаров и услуг.

3. Упрощение нововведений.

4. Использование новейших информационных и производственных технологий.

5. Адаптация к изменениям в окружающей среде и влияние на среду.

6. Создание ценности для владельцев, потребителей и работников.

7. Соответствие современным требованиям специализации, этики, мотивации и координации деятельности работников.

Деятельность организаций формирует нашу жизнь, а вы­сокопрофессиональные менеджеры способны формировать организации и их деятельность. Знание и понимание орга­низационной теории позволяет менеджерам создавать орга­низации, которые будут действовать более эффективно.

Существуют формальные и неформальные организации. Формальная организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Неформальная организация – спонтанно возникающая группа людей, достаточно регулярно всту­пающих во взаимодействия друг с другом. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень незначительных. Для того чтобы неформальные организации не противостояли основной деятельности организации, необходимо:

1) менеджер должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует;

2) неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь его целей;

3) выявить неформальных лидеров и управлять ими;

4) попытаться объединить цели неформальной и формальной организации;

5) менеджер должен согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации про­должают существовать.

Причины, побуждающие людей вступать в неформальные отношения, можно сгруппировать следующим образом: чувство принадлежности; взаимопомощь; защита; общение; симпатия. Можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации: социальный контроль, сопротивление переменам, неформальные лидеры. Существование неформальных групп в организации – нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать.

Все организации обладают рядом общих характеристик (рисунок 6).

 

 

Рисунок 6 – Общие характеристики организаций

 

Одной из самых значимых характеристик организации яв­ляется ее взаимосвязь с внешней средой, зависимость от внешней среды. Ни одна организация не может функциони­ровать изолированно, вне зависимости от внешних ориен­тиров. Организации полностью зависимы от окружающего мира – от внешней среды – как в отношении своих ресур­сов, так и в отношении потребителей, пользователей их ре­зультатами, которых они стремятся достичь.

Цель всякой организации включает преобразование ресур­сов для достижения результатов. Основные ресурсы, исполь­зуемые организацией, — это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Разделение труда, всей работы на составляющие компо­ненты называется горизонтальным разделением труда. По горизонтали труд разделяется, как правило, по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному
признакам. Функциональное разделение труда находит отражение, прежде всего в специализации работников по видам деятельности. В данном случае обособляются отдельные фун­кции и выделяются соответствующие работники для их вы­полнения. Разделение труда по товарно-отраслевому признаку связано со специализацией и ограничением в выполнении конкретных трудовых операций и процедур. Квалификационное разделение труда основывается на том, что при определении видов трудовой деятельности исходят из сложности работ и необходимой для их выполнения квалификации. В таком случае не должен нарушаться принцип, согласно которому ни один работник высокой квалификации не должен делать работу, которую может выполнить работник более низкой квалификации. Нарушение этого принципа повышает стоимость работ и ведет к расточительству человеческих ресурсов.

Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направлениям: общее руководство – выработка и проведение в жизнь главных, перспективных направлений деятельности организации; технологическое руководство – разработка и внедрение прогрессивных технологий; экономическое руководство – стратегическоеи тактическое планирование, анализ экономической деятельности организации, обеспечениерентабельной работы; оперативное управление – составление и доведение до микроколлективов и отдельных исполнителей оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, их инструктирование, организация систематического контроля за ходом и количеством производственного процесса; управление персоналом – подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов организации.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.

Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации.

Одно из значительных достижений науки об организаци­ях – определение различий между закрытыми и открытыми системами. Закрытая система не зависит от окружающей среды, она автономна, не взаимодействует с окружающей средой и четко отделена от нее. Ранние концепции менеджмента, такие как научный менеджмент, стиль лидерства и проектирование индустриальных систем, были подходами, рассматривавши­ми организацию в качестве закрытой системы, поскольку окружающая среда принималась как данность, и предпола­галось, что можно повысить эффективность организации посредством внутренних преобразований. Довольно просто управлять закрытой системой, когда окружающая среда стабильна, предсказуема, не вмешивается в наши дела и не создает нам проблем. Если бы подобные условия сущест­вовали в действительности, ранние исследования менедж­мента успешно справились бы со своей задачей.

Открытая система для своего выживания должна взаи­модействовать с окружающей средой, она использует ресур­сы окружающей среды и предоставляет окружающей среде свои ресурсы. Ее нельзя четко ограничить. Она должна постоянно изменяться, приспосабливаясь к окружающей среде. Современная организация представляет собой сложную систему, которая не может рассматриваться как сумма составляющих ее частей. Открытые системы могут быть чрезвычайно слож­ными. Сложная система – это обособленная совокупность взаимосвязанных элементов, которая обладает новыми качествами, отсутствующими у образующих ее элементов. При анализе сложной системы необходимо ее изучение в целом, во всей совокупности связей. Сложные системы характеризуются следующими наиболее важными признаками:

– наличием единой цели функционирования;

– наличием нескольких уровней управления, иерархически связанных;

– наличием подсистем, каждая из которых имеет цель функционирования, подчиненную общей цели функционирования всей системы;

– устойчивостью к воздействию внешних факторов.

Все организации являются открытыми системами, которые можно представить как совокупность таких элементов как входы, выходы, обратная связь. На рисунке 7 изображена открытая система. Входные данные для организационной системы включают в себя работников, сырье и другие физические ресурсы, инфор­мацию и финансовые ресурсы. В процессе трансформации эти данные преобразуются в некоторую ценность, которая может быть возвращена в окружающую среду. Выходные данные – это продукция и услуги для покупателей и кли­ентов. Выходные данные также могут включать удовлетворение потребностей работников, загрязнение окружающей среды и другие побочные продукты трансформационного процесса.

 

Рисунок 7 – Организация как открытая система

 

Система состоит из нескольких подсистем, как показа­но в нижней части схемы 7. Эти подсистемы выполняют специфические функции, необходимые для выживания организации, такие как производство, пограничное взаимо­действие, материально-техническое обеспечение, адаптация и менеджмент. Подсистема производства производит про­дукты и услуги, поступающие на выход организационной системы. Пограничные подсистемы ответственны за обмен с окружающей средой. Вих ведение входят такие функции, как приобретение сырья или продажа выпускаемой продук­ции. Подсистема материально-технического обеспечения направлена на правильную и бесперебойную работу физи­ческих и человеческих элементов организации. Адаптив­ные подсистемы отвечают за своевременное произведение изменений, необходимых для того, чтобы приспособиться к окружающей среде. Менеджмент – это отдельная подси­стема, в задачу которой входит координация действий дру­гих подсистем организации и управление ими.

Преобразования, происходящие в организации, связаны с выполнением различных, взаимоувязанных между собой процессов. Процесс представляет собой совокупность действий, направленных на преобразование ресурсов в результаты, которые чаще всего выступают в виде продукции и услуг. Рассмотрение организации как системы убеждает в том, что она представляет собой совокупность процессов, отсутствие которых означает, что организация не функционирует. При самом общем подходе все ключевые процессы в организации подразделяются на две группы:

1) носящие материально- вещественный характер;

2) информационные.

Другой подход к классификации всего множества процессов, происходящих в организации, базируется на их роли в создании новых ценностей. В соответствии с этим критерием все процессы подразделяются на три группы:

1) первичные, или основные, включающие все виды работ, непосредственно связанных с производством продукции или услуг и обеспечивающие жизнедеятельность организации;

2) вторичные, или обеспечивающие, задачей которых является поддержание основных процессов с позиции их непрерывности и экономичности;

3) управленческие, включающие работы по установлению целей и направлений первых двух групп процессов; они формируют условия и используют факторы, необходимые для достижения организацией ее целей.

Любая организация как объект управления, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, число и состав которых зависит от целей этого описания. Самое общее представление об организации как объекте управления можно получить, имея информацию о ее назначении, правовой основе, месте нахождения, ресурсах, истории создания и развития, имидже в деловых кругах и у потребителей. Кроме того, представляет интерес структура организации, разделение труда и распределении ролей, господствующая в ней организационная культура. Эти параметры прямо или косвенно отражают черты и организацию управления, используемые ею методы менеджмента и систему взаимоотношений как внутри, так и с другими организациями деловой среды.

Постановка целей является важнейшим исходным моментом процесса управления. Целевая функция начинается с установления миссии организации, выражающей философию и смысл ее существования. Существуют ши­рокое и узкое понимание миссии. В случае широкого понима­ния миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования организации. Фило­софия организации определяет ценности, верования и прин­ципы, в соответствии с которыми организация намеревает­ся осуществлять свою деятельность. Философия организа­ции обычно редко меняется. В узком понимании миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл суще­ствования организации, в котором проявляется отличие дан­ной организации от ей подобных. Необходимость формулирования миссии организации объясняется следующими тремя причинами.

1. Миссия дает субъектам внешней среды общее представ­ление о том, что собой представляет организация, к чему она стремится, какие средства она готова использовать в своей деятельности, какова ее философия и т. п.

2. Миссия способствует формированию единения внутри организации и созданию корпоративного духа. Это прояв­ляется в следующем:

– миссия делает ясными для сотрудников общую цель, предназначение существования организации;

– миссия способствует тому, что сотрудники могут легче установить идентификацию своей персоны с органи­зацией;

– миссия способствует установлению определенного кли­мата в организации, так как через нее до людей дово­дятся философия организации, ценности и принци­пы, которые лежат в основе построения и осуществле­ния деятельности организации.

3. Миссия создает возможность для более действенного управления организацией в силу того, что она:

– является базой для установления целей организации, обеспечивает непротиворечивость набора целей, а также помогает выработке стратегии организации, устанав­ливая направленность и допустимые границы ее
фун­кционирования;

– обеспечивает стандарты для распределения ресурсов организации и создает базу для оценки использования ресурсов в процессе функционирования организации;

– расширяет для работника смысл и содержание его де­ятельности и тем самым позволяет применять более широкий набор приемов мотивирования.

В миссии должны быть отражены следующие характеристики организации:

– целевые ориентиры организации, отражающие то, на решение каких задач направлена деятельность организации, и то, к чему стремится организация в своей деятельности в долгосрочной перспективе;

– сфера деятельности организации, отражающая то, ка­кой продукт организация предлагает покупателям, и то, на каком рынке организация осуществляет реализацию своего продукта;

– философия организации, находящая проявление в тех ценностях и верованиях, которые приняты в организации;

– возможности и способы осуществления деятельности организации, отражающие то, в чем сила организации, в чем ее отличительные возможности для выживания в долго­срочной перспективе, каким способом и с помощью какой технологии организация выполняет свою работу, какие для этого имеются ноу-хау и передовая техника.

Другими словами, значение имеет не то, что организация производит, а то, за что она борется, что она будет делать в будущем. При этом на первое место предпочтительно ставить интересы, ожидания и ценности потребителей (сегодняшних и будущих).

Существуют общие рекомендации, которые следует учитывать руководству при формулировании миссии:

– миссия формулируется вне временных рамок, что позволяет считать ее «безвременной»;

– миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм, методов ее работы, так как она устремлена в будущее и показывает, на что будут направляться усилия и какие ценности будут для организации наиболее важны;

– в миссии не принято указывать в качестве цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности любой коммерческой организации. Но фокусирование на прибыли может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития, что в конечном счете приведет к негативным последствиях;

– миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации;

– между миссией организации и более общей системой, частью которой она является, не должно быть противоречий.

Не менее важным моментом целеполагания в современном менеджменте считается определение главной картины развития организации на ближайшие 10-20 лет или так называемого видения того, чем организация должна стать для общества в обозримый период.

Конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей. Цели – это конкретизация миссии и видения организации в форме, доступной для управления процессом их реализации. Цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организа­ции, достижение которых является для нее желательным ина достижение которых направлена ее деятельность.

Требования к правильному формулированию цели:

1. Цели должны быть достижимыми. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Но они также не долж­ны быть нереалистичными, выходящими за предельно до­пустимые возможности исполнителей. Нереальная для до­стижения цель приводит к демотивации работников и поте­ре ими ориентира, что очень негативно сказывается на деятельности организации.

2. Цели должны быть гибкими. Цели следует устанавли­вать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, ко­торые могут произойти в окружении. Менеджеры должны помнить об этом и быть готовыми внести модификации в установленные цели с учетом новых требований, выдвигае­мых к организации со стороны окружения, либо же новых возможностей, появившихся у организации.

3. Цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их мож­но было количественно измерить, или можно было каким-­то другим объективным способом оценить, была ли цель достигнута. Если цели неизмеримы, то они порождают
раз­нотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятель­ности и вызывают конфликты.

4. Цели должны быть конкретными, обладающими необхо­димой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функци­онирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в ка­кие сроки следует ее достичь и кто должен достигать цель.

5. Цели должны быть совместимыми. Совместимость пред­полагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели – долгосрочным. Но временная совме­стимость не является единственным направлением установ­ления совместимости целей.

6. Цели должны быть приемлемыми для основных субъ­ектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники.

Организации – многоцелевые системы, которые одновременно реализуют несколько ключевых целей, важных для их существования. Для упорядочения всего множества целей применяется их группировка (классификация) по определенным критериям (таблица 2).

 

Таблица 2 – Группировка целей организации

 

Критерии классификации	Группы целей
Период времени	Стратегические, тактические, оперативные
Содержание	Экономические, социальные, организационные, технические, научные, политические, экологические
Приоритетность	Особо приоритетные, приоритетные, остальные
Повторяемость	Постоянно решаемые, разовые (новые)
Делова среда	Внутренние, внешние
Организационная структура	Цели организации, цели подразделений
Функциональные системы	Маркетинг, инновации, производство, финансы, персонал, менеджмент
Стадии жизненного цикла	Создание, рост, зрелость, завершение

 

Цели подразделяются на качественные и количественные. Количественные цели могут быть оценены в едином эквива­ленте, а для оценки качественных целей необходимо применение метода экспертных оценок. Каждая организация фиксирует свое состояние в будущем в виде краткосрочных, средне­срочных и долгосрочных целей. Краткосрочными считаются цели сроком реализации до одного года. К среднесрочным относятся цели, которые можно достичь в период от одного до трех лет. Цели, для достижения которых необходим пе­риод, превышающий три года, считаются долгосрочными. Мак­симальный срок достижения долгосрочных целей обычно колеблется в промежутке от пяти до пятнадцати лет.

Доведение целей до каждого уровня управления и их ком­плексная оценка требуют построения дерева целей. Дерево целей представляет собой структурное отображение распре­деления целей по уровням управления рассматриваемой орга­низации в их взаимосвязи. Правила построения дерева целей:

– общая цель должна содержать описание конечного ре­зультата;

– при развертывании общей цели в иерархическую структу­ру исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточ­ным условием достижения целей предыдущего уровня;

– при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, а не способы их по­лучения;

– подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга;

– фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом в ус­тановленные сроки;

– количество уровней зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от организационной структуры;

– важным моментом целеполагания является моделиро­вание их динамики в аспекте развития за определен­ный период времени.

Наиболее распространенными направлениями, по кото­рым в деловых организациях устанавливаются цели, явля­ются следующие:

– прибыльность, отражаемая в показателях, типа величи­на прибыли, рентабельность, доход на акцию и т. п.;

– положение на рынке, описываемое такими показателя­ми, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т. п.;

– производительность, выражающаяся в издержках на еди­ницу продукции, материалоемкости, отдаче с едини­цы производственных мощностей, объеме производи­мой в единицу времени продукции и т. п.;

– финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т. п.;

– мощности организации, выражаемые в целевых показа­телях, касающихся размера занимаемых площадей, ко­личества единиц техники и т. п.;

– разработка, производство продукта и обновление техно­логии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов в области НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объе­мы производства продукта, сроки введения нового про­дукта, качество продукта и т. п.;

– изменения в организации и управлении, отражаемые впоказателях, устанавливающих задания по срокам орга­низационных изменений и т. п.;

– человеческие ресурсы, описываемые с помощью показа­телей, отражающих количество прогулов, текучесть кад­ров, повышение квалификации работников и т. п.;

– работа с покупателями, выражаемая в таких показате­лях, как скорость обслуживания клиентов, число жа­лоб со стороны покупателей и т. п.;

– оказание помощи обществу, описываемое такими пока­зателями, как объем благотворительности, сроки про­ведения благотворительных акций и т. п.

 

Контрольные вопросы:

1. Какими свойствами обладает организация как объект управления?

2. Какими свойствами обладает организация как система?

3. Сформулируйте определение таких понятий, как «миссия», «видение» и «цели организации».

4. Какие рекомендации следует учитывать при формулировании миссии и видения?

5. Для чего используется классификация целей организации?

6. Перечислите основные правила построения дерева целей.

7. Основные требования к правильному формулированию целей организации?