Совет 4. Оформите все кадровые документы

1) Приказ о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме работника на работу. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-1 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или по собственной форме, разработанной компанией (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Приказ должен соответствовать не только трудовому договору, но и штатному расписанию компании.

Если трудовой договор срочный, то в приказе необходимо проставить дату окончания трудового договора. Если работник принят вместо отсутствующего работника, то необходимо указать не только ФИО отсутствующего работника, но и причину отсутствия.

Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное по доверенности лицо. Работник знакомится с приказом под роспись.

2) Трудовая книжка

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников. Исключений из этого правила немного (ст. 66 ТК РФ):

- работник проработал мене 5 дней

- работник – совместитель

- дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ)

Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа о приеме на работу (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Не забудьте также внести запись в Книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

3) Личная карточка

Трудовым законодательством прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. Этот пункт невозможно будет выполнить без ведения личной карточки.

Кроме того, в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 говорится о том, что воинский учет призывников и военнообязанных работников в организациях осуществляется по личным карточкам.

Как правило, компании используют форму Т-2 (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) для ведения личной карточки. Но если компания решила разработать собственную форму, необходимо учесть, что раздел 2 о воинском учете следует сохранить в имеющемся виде, а также сохранить наличие раздела 3 для соответствующих росписей работника.