Меры эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

- иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;

- ориентироваться на результаты;

- соответствовать характеру деятельности предприятия;

- быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых, непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль, становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий.

Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.

Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения).

В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.

В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия, как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает.)

Выполнение задач контроля. Д анное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

6. ХАРАКТЕРИСТИКА СОВРЕМЕННЫХ ТЕНДЕНЦИЙ РАЗВИТИЯ КОНТРОЛЯ.

Первая тенденция — децентрализация. Контрольные функции традиционно осуществляемые централизованно, постепенно перераспределяются между сторонними организациями, специализирующимися на функции контроля (например, внешним аудитом или внешним консалтингом); потребителями продукции (клиенты организации становятся главными контролерами, а контроль при этом — средством кастомизации продукции и услуг); низовыми звеньями управления (например, малым подразделениям или филиалам организации вместе с самостоятельными функциями и ответственностью за деятельность делегируются и полномочия контроля). Таким образом, верхние звенья управления частично передают функции контроля: рутинный текущий контроль делегируют на низшие уровни управления; вспомогательные, в том числе аналитические функции, передают на субконтрактной основе профессиональным контролерам; ключевые параметры отдают контролировать потребителям; а стратегические аспекты контроля оставляют за собой.

Тенденция к децентрализации делает контроль более действенным и эффективным.

Вторая тенденция — изменение содержания контроля и новые методы его осуществления. Традиционно в управлении концентрировалось внимание на затратах. Сегодня в лучших компаниях мира центр тяжести переносится на контроль и мониторинг результатов, которые получены в результате управленческого воздействия. Ключевым вопросом контроля любых затрат становится вопрос о том, в какой степени достигнуты поставленные цели и соответствуют ли затраты полученным результатам.

В последнее время в мировой практике получил широкое распространение бенчмаркинг — новый метод контроля, особая управленческая процедура внедрения в практику работы организации технологий, стандартов и методов работы лучших организаций - аналогов. В процессе бенчмаркинга осуществляется поиск организаций, которые показывают наивысшую эффективность, обучение их методам работы и реализация передовых методов в собственных условиях.

Третья тенденция — развитие новых информационных систем.

Как уже отмечалось, функция контроля осуществляется посредством сбора, обработки и анализа информации о деятельности контролируемой системы.

Современное информационное обеспечение контроля нуждается в появлении новых информационных систем, позволяющих автоматизировать процесс управления в целом и контроль в частности. Информационные системы призваны обеспечивать субъекты управления всей необходимой информацией для принятия решений, отслеживать все изменения, происходящие во внешней и внутренней среде организации, выдавать информацию о прошлом, настоящем и будущем.