Організація інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу

Як відомо з курсу «Системи управління», в умовах АІСО має місце інформаційна система забезпечення реалізації всіх функцій управління, у тому числі обліку, контролю й аналізу.

Інформаційне забезпечення обліку розглядається в курсі «Теорія бухгалтерського обліку» як сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка й одержання вихідної інформації. Загальне визначення і склад інформаційного забезпечення обліку має особливості, зумовлені його специфікою. Основним об'єктом обліку на різних етапах технології обліку в цілому і технології розв'язання кожного облікового завдання зокрема є облікова ін­формація. Так, на певній стадії облікового процесу облікова інфор­мація є метою, результатом вирішення одного облікового зав­дання і разом з тим використовується для розв'язання іншого об­лікового завдання, виступає як інформаційне забезпечення його вирішення. Так, метою завдання з обліку матеріалів є одержання інформації про фактичне відпускання матеріалів, що сприяє розв'язанню завдань з обліку витрат виробництва.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена, в основному, на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

За умов використання ПК значну частину роботи з організа­ції інформації виконують працівники обчислювального центру, спеціалісти з обробки інформації. Проте такі питання, як орга­нізація системи облікових номенклатур, формування складу ба­зи даних та режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД), порядок збереження облікової інформації, вони не завжди можуть кваліфіковано вирішувати без участі спеціаліс­тів обліку.

Важливим питанням формування інформаційного забезпечен­ня є організація складу, структури бази даних і режиму функціо­нування АБД.

В умовах використання ЕОМ найбільш ефективним з погляду розроблення, упровадження і подальшого розвитку бухгалтерсь­кого обліку є формування загальної бази даних для всіх функціо­нальних підсистем і спеціалізованої для кожної зокрема, у тому числі і для бухгалтерського обліку. Такий підхід особливо важ­ливий при створенні інформаційної моделі керованого об'єкта, оскільки не всі підсистеми та завдання розв'язуються і впрова­джуються одночасно. Крім того, такий диференційований підхід забезпечує формування даних кожної підсистеми й окремих зав­дань з урахуванням потреб інших підсистем. Так, під час форму­вання інформаційного забезпечення комплексу завдань з обліку оплати праці враховують його вимоги в процесі розв'язання за­вдань з обліку витрат виробництва і калькулювання собівартості

продукції.

Зауважимо, що і загальні, і спеціалізовані підрозділи бази да­них в умовах використання ЕОМ створюються з урахуванням відповідних вимог у разі передавання звітної інформації різним органам управління, відділенням, секторам тощо.

За умов такого використання ПК, коли вони тільки обслугову­ють облік, банк даних з обліку створюється, в основному, в окре­мих АРМ, тобто створюється розподілена локальна база даних.

Режим функціонування БД, як відомо, включає створення бан­ку даних і його коригування, відповіді на запити та обслугову­вання банку даних. Перших два режими — це не що інше, як фор­мування і використання бази даних — основи бухгалтерського обліку, — і саме в їх організації вирішальна роль належить пра­цівникам обліку.

В організації відповідей на запити виділяють дані і вихідну інформацію. Далі з кожного її виду визначають постачальників та споживачів інформації, періодичність її формування.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему та методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків об­лікової інформації, методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації, інформаційну послідовність вико­нання завдань обліку.

У зв'язку зі зростанням потоків інформації на різних рівнях управління і потребою в одержанні інформації, на робочих міс­цях провадиться робота зі створення розподільних систем оброб­ки інформації (РСОІ) з використанням ПК.

До складу інформаційного забезпечення в цих умовах входять дані, необхідні для вирішення завдань обліку. До них відносять: поточні й групувальні дані про виробничо-господарську діяль­ність, нормативно-довідкову та вихідну інформацію, а також та­ку, яка надходить з інших підсистем.

Методи і засоби подання облікових даних включають засоби описання інформаційних взаємозв'язків даних, організації баз даних на машинних носіях, достовірності інформації, правила документування первинних даних і т. ін.

Реалізація концепції розподільних баз даних (РБД) в умовах використання ЕОМ дає змогу об'єднати такі питання, як центра­лізація і децентралізація, вибір оптимальних структур облікових даних; раціональне розміщення в них завдань та запитань; забез­печення достовірності облікової інформації; зменшення вартості організації і витрат на дані.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтера з іншими підсистемами. Інформаційну схему взаємозв'язків завдань бухгалтерського обліку подано на рис. 15.1. Названі взаємозв'язки формуються як прямі і як зворотні. Взає­мозв'язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об'єктів аналітичного об­ліку — кодів структурних підрозділів, — спільною нормативно-довідковою інформацією та спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтера в умовах поділу за функціональними ознаками поділяють на три рівні управління:

- керівництво діяльністю структурних підрозділів підприємства (цех, дільниця, ферма, бригада, склади, відділи і т. д.);

- управління ділянками обліку (облік основних засобів, матеріальних цінностей);

- керівництво бухгалтерським обліком у цілому.

Три рівні управління забезпечують весь комплекс питань з бух­галтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльно­сті. Схему взаємозв'язків робочих місць бухгалтера за дільниця­ми обліку зображено на рис. 15.2.

Робочі місця бухгалтера першого рівня призначено для фор­мування і підготовки первинних документів, обробки та викорис­тання інформації, що формується на місцях виникнення остан­ньої. Це дає змогу системно та своєчасно оформити всі відхилення від нормальної роботи структурних підрозділів, опе­ративно втручатися у процес виробництва з економного викорис­тання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Рис. 15.2. Схема інформаційних взаємозв'язків робочих місць бухгалтера за дільницями обліку

Робочі місця бухгалтера другого рівня дають можливість про­водити контроль первинної інформації, розв'язувати в діалого­вому режимі регламентовані завдання з кожної дільниці обліку.

Робочі місця бухгалтера третього рівня призначено для про­ведення аналізу роботи структурних підрозділів підприємства в цілому, узагальнення зведених даних, складання оперативної і періодичної звітності, здійснення контролю за використанням трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Розвинута система рівневої побудови робочих місць бухгалте­ра має не тільки велике значення у функціонуванні системи, але є вихідною для побудови інформаційної послідовності під час розв'язання завдань обліку, контролю й аналізу господарської ді­яльності.

Для оптимального вирішення завдань обліку необхідно розро­бити сітьову модель, яка забезпечується такими основними чин­никами:

• сукупністю функціонування програм і послідовністю їх виконання для забезпечення розв'язання облікових завдань;

• наявністю інформаційної бази;

• переліком завдань, виконання яких обов'язково має передувати розв'язанню завдання;

• вихідною інформацією завдання і впливом її на зміну стану

інформаційної бази.

Послідовність розв'язання завдань забезпечує організацію ро­біт, дає змогу уникнути повторного виконання окремих дій.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечен­ня є розроблення форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити квінтесенцію не­обхідної інформації. Дуже важливим з погляду підвищення ефективності управління, проте складним з позиції організації, є створення вихідної інформації за відхиленнями (від норм витрат матеріалів, палива, оплати праці тощо) із зазначенням причин і винуватців цих відхилень.

Важчим питанням, яке також мають вирішувати бухгалтери, є організація зберігання облікової інформації.

Організація обліку, контролю й аналізу включає організацію номенклатур, формування бази даних і режиму функціонування АДБ, порядок збереження контрольної та аналітичної інформації. Специфічним, проте важливим і складним питанням є форму­вання складу номенклатур, показників для вирішення аналітич­них завдань. В умовах ринкової економіки це зумовлює, відповід­но, зміни в наборі показників господарської діяльності, форму­ванні і визначенні їх. Найбільше виправдало себе використання з цією метою інформаційної моделі керованого об'єкта. Причому ця модель має бути динамічною, з можливістю внесення тих або інших змін щодо показників господарської діяльності.

Під час формування інформації для контролю й аналізу госпо­дарської діяльності слід ураховувати, що перелік показників за­лежить насамперед від умов та особливостей управління тією чи іншою ланкою народного господарства.

Застосування прогресивних форм і методів управління також впливає на зміну показників господарської діяльності. Так, упро­вадження нормативного методу (або його елементів) обліку ви­трат і калькулювання собівартості продукції привело до викорис­тання показника нормативної собівартості. У зв'язку з цим змінилася структура показника фактичної собівартості — тепер він розділений на три елементи: нормативна собівартість, зміна норм, відхилення від норми.

Значний вплив на набір показників, які використовуються для розв'язання окремих аналітичних завдань, має застосування еко-номіко-математичних методів і обчислювальної техніки.

Важливим питанням інформаційного забезпечення аналізу є організація узгодження вхідної інформації в часі і просторі. Раціо­нальність періодів просування інформації необхідно розглядати по вертикалі і горизонталі. Перше означає, що період за часом формування тієї чи іншої інформації в ланцюгу управління має суворо відповідати періодам одержання певного виду інформації за всіма ієрархічними сходинками управління, отже, по вертика­лі. Те саме відбувається і по горизонталі. Тобто тимчасові періо­ди просування інформації в одних підсистемах (блоках, задачах) мають відповідати просуванню її в інших. Тимчасові періоди просування одного виду інформації (як по вертикалі, так і по го­ризонталі) мають бути логічно узгоджені з періодами просування інших видів економічної інформації (також по вертикалі і гори­зонталі).

Вирішуючи питання періодизації інформації в часі, необхідно враховувати відмінність між періодичністю надходження інфор­мації і видачею її для користувачів.

Нині набуло поширення формування інформації на замовлен­ня. Це означає, що остання надходить постійно, у певні тимчасові періоди, а одержують її за запитом, отже, не у встановлені стро­ки. Щоб інформація за запитом не втратила своєї актуальності, погоджують періоди надходження і видавання її.

Узгодження інформації в часі поділяють на абсолютне (повне збігання в часі одержання несхожих видів інформації") і відносне (науково обгрунтоване збігання в часі несхожих видів інформації).

Останній вид узгодження в часі несхожої інформації поділя­ють на два підвиди:

1) нормативне (постійне, регламентне), що забезпечує своєчасність і реальність відомостей у процесі використання на замовлення;

2) розрахунок одних видів інформації на тривалий період і використання її для порівняння з такими самими показниками інших видів, проте за коротші періоди часу.

Вхідна інформація для розв'язання аналітичних завдань конт­ролю має бути максимально аналітичною. Для досягнення цієї мети для кожного завдання слід установити рівень аналітичності

вхідної інформації, а також визначити шляхи підвищення даної ознаки завдяки застосуванню прогресивних методів нормування, обліку (наприклад упровадження нормативного методу обліку за­трат і калькуляції собівартості продукції) тощо.