Зберігання ключів (дублікатів ключів)

 

5.6.1. Всі сховища цінностей, сейфи, металеві шафи, в яких зберігається готівка і цінності, повинні мати дублікати ключів, які з докладним описом вкладаються в пакет, обшиваються тканиною і опечатуються печатками службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей. Пакет з супровідним листом, підписаним тими ж особами, передається на зберігання у найближчу установу ВАТ “Ощадбанк”, у якій є умови для надійного зберігання.

5.6.2. У супровідному листі до дублікатів ключів, що передаються на зберігання, повинно бути зазначено, що зворотна їх видача допускається за наявності письмової вимоги, підписаної службовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, і завіреної офіційною печаткою.

5.6.3. Перевірка дублікатів ключів проводиться у разі поломки або втрати першого примірника ключа, а також під час ревізій і перевірок при зміні службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей.

5.6.4. Документ про здачу дублікатів ключів на зберігання іншій установі банку разом з копіями опису і супровідного листа зберігається в сейфі керівника установи банку і обліковується на позабалансовому рахунку.

5.6.5. У разі вилучення дублікатів ключів з місць їх зберігання посадовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, у зв’язку з поломкою або втратою ключа складається акт із зазначенням причин їх вилучення. Акт зберігається при видатковому позабалансовому ордері.

5.6.6. Усі печатки і ключі від сховищ цінностей, пломбіри, кліше, іменні штампи касирів, які є в балансовій установі банку та в ТВБВ, повинні бути зареєстровані в Зошиті обліку ключів, печаток, штампів і пломбірів (додаток № 53), який ведеться керівником або особою, що визначається його письмовим розпорядженням (крім касирів і завідуючого касою).

(доповнено постановами правління

Від 06.02.2007 № 27)

5.6.7. Видача пломбірів, ключів і печаток, іменних штампів і кліше проводиться під розписку в Книзі реєстрації передачі печаток і ключів від сховищ цінностей (сейфів), вогнетривких шаф в балансових установах Додаток № 50, в ТВБВ – в Зошиті обліку ключів, печаток, штампів і пломбірів в ТВБВ (відділах) - Додаток № 54. При використанні сховищ цінностей і спільних пломбірів кількома працівниками порядок передачі ключів і пломбірів між ними встановлюється письмовим розпорядженням керівника філії банку. У разі перебування касового працівника у відпустці (або тимчасової відсутності з інших причин) закріплені за ним печатки, пломбіри, іменний штамп, кліше з особистим кодом, ключі від сховищ цінностей на цей період здаються під розпис особі, на яку покладено обов’язки з їх реєстрації у спеціальному журналі.

(доповнено постановами правління

Від 06.02.2007 № 27)

5.6.8. Зіпсовані печатки, ключі, пломбіри, кліше та іменні штампи, а також ті, що не використовуються в роботі, зберігаються в сейфі особи, яка визначена розпорядженням керівника установи банку.

5.6.9. Зіпсовані печатки, ключі, пломбіри, кліше та іменні штампи відразу списуються з обліку і знищуються у встановленому порядку.

5.6.10. У разі втрати ключа від сховища цінностей замінюється замок. До роботи із заміні замка залучається представник заводу-виробника, а в разі відсутності такої можливості – особа, яка має високу кваліфікацію та пройшла перевірку служби безпеки Банку. Новий замок сховища цінностей повинен мати клас опору не нижчий ніж передбачено для сховищ відповідного класу опору за діючими нормативними документами.

5.6.11. Особи, винні у втраті ключів, притягуються до дисциплінарної відповідальності в залежності від обставин справи.

5.6.12. Про заміну замка комісією, призначеною керівником установи банку, в обов’язковому порядку складається акт, в якому зазначаються причини заміни замка, прізвище особи, що проводила цю роботу, з посиланням на наявність допуску. Акти зберігаються постійно в спеціальній справі у керівника установи банку.

 

 

Розділ 6.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДПОВІДАЛЬНИХ ОСІБ У СХОВИЩІ ЦІННОСТЕЙ, ЇХ КІЛЬКІСТЬ ТА ПОСАДИ

 

Вступна частина

6.1.1. Розділ встановлює порядок організації покладання відповідальності на посадових осіб, до посадових обов’язків, що визначені посадовими інструкціями яких належить зберігання готівки в операційній касі та інших цінностей у сховищі цінностей і виконання операцій з ними, за збитки, що можуть завдати шкоди банку у зв’язку з нестачею цінностей або неналежною їх схоронністю, а також порядок відшкодування цих збитків.

(змінено постанова правління

Від 06.02.2007 № 27)

6.1.2. Працівники установ банку, які здійснюють касові операції, повинні бути ознайомлені під розпис зі своїми посадовими обов’язками, що визначені посадовими інструкціями і забезпечені нормативно-правовими актами, необхідними для належного виконання своїх посадових обов’язків, що визначені посадовими інструкціями.

(змінено постанова правління

 від 06.02.2007 № 27)

6.1.3. Керівники (посадові особи) ГОУ, регіональних управлінь, філій - відділень, ТВБВ, які відповідно до Положень про структурні підрозділи установи банку та наказу (розпорядження) установи банку, несуть персональну відповідальність за забезпечення повної схоронності готівки, цінностей та бланків суворого обліку у сховищах цінностей та операційних касах відповідних установ банку.

6.1.4. Відповідальні виконавці, які безпосередньо здійснюють касові операції, в тому числі, контролери або контролери - касири несуть персональну відповідальність за правильну організацію касової роботи, дотримання правил здійснення касових операцій, належне зберігання і повну схоронність готівки, цінностей і бланків суворого обліку, що знаходяться в установах банку, а також за чітке касове обслуговування клієнтів.

6.1.5. Керівники, головні бухгалтери (або їх заступники) та завідуючі касою установ банку згідно з вимогами нормативно-правових актів зобов’язані забезпечити:

- суворе дотримання правил здійснення касових операцій,

- створення безпечних умов роботи з готівкою та її зберігання;

- документальне оформлення руху готівки національної та іноземної валюти в операційній касі та здійснювати контроль за своєчасним повним оприбуткуванням готівки національної та іноземної валюти, що надійшла в каси банку і зарахування її на зазначені клієнтами рахунки та своєчасним відображенням касових операцій у бухгалтерському обліку;

- належний внутрішній контроль за здійсненням касових операцій та дотриманням термінів проведення інвентаризації готівки та цінностей у сховищах цінностей.

- відображення операцій, здійснених установою банку і її структурними підрозділами, на відповідних рахунках.

   При встановленні випадків крадіжок готівки та цінностей (незалежно від суми збитків) та при виявленні нестач готівки, цінностей, цінних паперів на суму понад 10 гривень надаються термінові повідомлення керівництву установи банку та Правлінню згідно Порядку подання термінових повідомлень про надзвичайні події в установах Ощадбанку України, затвердженого наказом Ощадбанку від 31.07.97 № 3.