Структура службы по управлению персоналом

Проанализируем организационную структуру ОК.

Отдел кадров (ОК) на предприятии состоит из 4 человек. Организационная структура представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Организационная структура отдела кадров

 

ОК возглавляет начальник отдела кадров – мужчина 45 лет с высшим юридическим образованием, имеет десятилетний стаж работы в данной должности. В соответствии с положением об ОК начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия, подчиняется директору предприятия и имеет одного заместителя занимающего должность специалиста по кадрам. Он распределяет обязанности между сотрудниками подразделения, предлагает структуру и штатную численность отдела для согласования и утверждения директором предприятия. Несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных положением об отделе.

Исключительной сферой деятельности начальника ОК является обеспечение планирования и организация работы отдела.

Инспектор по кадрам. Цель деятельности: ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

Инспектор по кадрам относится к категории специалистов. Принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению начальника ОК. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется начальнику ОК. Эту должность занимает женщина 25 лет, имеющая высшее экономическое образование и стаж работы в должности - 3 года. 

На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:

1) Ведение учета личного состава предприятия и его подразделений,

2) Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров,

3) Оформление документации по кадрам,

4) Проверка соблюдения графиков отпусков на предприятии,

5) Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности.

В должностные обязанности специалиста входит:

— ведение учета личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другой установленной документации по кадрам;

— формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

— подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

— заполнение, учет и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

— произведение записей в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

— внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, контроль за его своевременным обновлением и пополнением;

— ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

— оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;

— изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;

— подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

— осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

— составление установленной отчетности.

Специалист по кадрам. Цель деятельности: выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

Специалист по кадрам относится к категории специалистов. Эту должность занимает женщина 37 лет, имеющая высшее экономическое образование и стаж работы в данной должности 4 года.

В должностные обязанности входит:

— выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

— принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

— проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;

— участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля;

— информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях;

— принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;

— осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

— участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

— принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных комиссий оформлении их решений;

— анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

— контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;

— составляет установленную отчетность.

Табельщик. Цель деятельности: ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

Относится к категории технических исполнителей. Должность табельщика занимает женщина 28 лет с высшим техническим образованием и стажем работы в данной должности 3 года.

На табельщика возлагаются следующие функции:

1) Ведение табельного учета работников предприятия,

2) Осуществление контроля за явкой на работу, опозданиями и неявками,

3) Работа с документацией,

4) Выполнение отдельных поручений своего непосредственного руководителя.

В должностные обязанности входит:

— ведение табельного учета фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществление контроля за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах;

— делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих;

— систематическое внесение изменений, связанных с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.;

— контроль за своевременностью представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе;

— в установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Как видим, для ОК используется линейная организационная структура. Она позволяет давать единые и четкие распоряжения, характеризуется простотой в управлении и оперативностью принятия решений, но вместе с тем предъявляет высокие требования к начальнику ОК.

На уровне начальника ОК принимаются все решения, относительно управления персоналом. На нем лежит вся ответственность за деятельность ОК. Начальнику ОК непосредственно подчиняются специалист и инспектор по кадрам. На этом уровне проводится сбор и анализ информации, а так же принятие некоторых управленческих решений. Инспектору по кадрам подчинен табельщик, являющийся техническим исполнителем.

Для данного предприятия и на данном этапе развития эта структура позволяет относительно быстро выполнять основные функции по управлению персоналом.