Разворачивание деятельности управляющего совета

 

С содержательной стороны деятельность управляющего совета потенциально определена сферой его компетенции, очерченной уставом школы и школьным положением об управляющем совете. Однако вновь созданный управляющий совет не может сразу приступить к осуществлению всех предписанных ему направлений управленческой деятельности. Свои управленческие полномочия управляющий совет вынужден будет осваивать постепенно, одновременно изучая и познавая школу, ее деятельность и ее проблемы, обучаясь коллегиальной, коллективной управленческой деятельности. Последовательность, очередность и время разворачивания управленческой деятельности управляющего совета очень сильно определится реальным положением школьных дел и содержанием и остротой школьных проблем. С другой стороны, важным определяющим фактором будет качество организации деятельности самого управляющего совета, его способность понимать, осознавать школьную реальность и школьные проблемы, адекватно оценивать их с позиции согласования интересов всех значимых групп школьного сообщества, коллегиально вырабатывать в ясной и понятной всем форме цели, ради которых должна работать школа. Эти цели управляющий совет должен научиться преобразовывать в адекватные им управленческие решения, целесообразно воздействующие на всю систему школьного управления и, в конечном итоге, на организацию и результаты совместной деятельности всех участников образовательного процесса в школе.

Не отрицая важности и необходимости освоения управляющим советом современных методов и техник организации работы малых групп, их коллективной мыследеятельности, способов организации коллективного программирования и т.п., начинать разворачивание деятельности управляющего совета следует с традиционных и необходимых формально-организационных действий. Целесообразная, в том числе управленческая, совместная деятельность группы людей невозможна без ее разумного распределения между участниками, четкой регламентации, эффективной организации и постоянного управления распределенной деятельностью, приводящего к общему запланированному результату. Организация себя, как дееспособного коллегиального собрания людей, собственной деятельности и управления собственной деятельностью должна стать первым этапом в разворачивании деятельности управляющего совета.

 Важным шагом в организации собственной деятельности управляющего совета является формирование его внутренней системы координации, управления. Выборы председателя управляющего совета производит управляющий совет на своем заседании. Кандидатом на эту должность не может быть, как уже отмечалось, директор школы, работник школы, учащийся и представитель учредителя. Таким образом выбирать председателя возможно только из числа избранных представителей родителей обучающихся, либо из числа кооптированных членов. Важно, чтобы из этой категории членов был избран человек, наиболее способный к координации и согласованию действий и деятельности всех других членов управляющего совета. В помощь ему можно избрать также заместителя или заместителей председателя, которые в моменты вынужденного отсутствия председателя смогли бы в полной мере замещать его в проведении заседаний управляющего совета и в периоды между заседаниями. К обязанностям председателя (а в его отсутствие – к обязанностям заместителя) следует отнести:

· планирование, организацию, мотивацию (руководство) и контроль работы управляющего совета;

· формирование повестки дня, даты и времени проведения заседаний управляющего совета;

· созыв заседаний управляющего совета;

· ведение заседаний управляющего совета;

· организацию ведения протоколов заседаний;

· координацию исполнения распределенных между членами управляющего совета обязанностей;

· подготовку проектов решений управляющего совета;

· организацию информирования всех участников образовательного процесса и местного сообщества о деятельности совета;

· отчет о деятельности управляющего совета и отчет о результатах деятельности школы.

 

Также из числа членов необходимо выбрать секретаря управляющего совета, способного правильно оформлять протоколы заседаний, точно формулировать принятые управляющим советом решения, аккуратно вести все делопроизводство управляющего совета. Секретарь является техническим, исполнительным, обслуживающим звеном в системе внутреннего управления управляющего совета в системе его внешних коммуникаций. Он обеспечивает коммуникацию между председателем и членами управляющего совета в периоды между заседаниями и сборы на заседание членов управляющего совета, а также внешние связи управляющего совета в системе школьного управления и со школьным сообществом. К обязанностям секретаря относится:

· техническое и документальное обеспечение исполнения председателем управляющего совета его функций;

· техническое и документальное обеспечение подготовки и проведения заседаний управляющего совета;

· обеспечение надлежащего соблюдения процедур заседания управляющего совета;

· ведение и составление протокола заседания управляющего совета;

· уведомление членов управляющего совета о дате, времени, месте и повестке заседаний;

· доведение содержания решений управляющего совета до системы школьного управления, до всех участников образовательного процесса;

· информирование председателя управляющего совета о ходе исполнения решений совета;

· ведение, учет и хранения документации управляющего совета, протоколов заседаний, бюллетеней для голосования.

С выборами председателя, заместителей председателя, секретаря управляющего совета формирование его системы внутреннего управления не заканчивается и должно быть продолжено. Но на этом этапе следующим важным и необходимым действием в развертывании деятельности управляющего совета является организация и регламентация его основной формы деятельности, в результате которой вырабатывается конечный продукт – управленческое решение.

Основной формой работы управляющего совета являются заседания, на которых принимаются управленческие решения по вопросам, отнесенным к его компетенции. Порядок подготовки, созыва и проведения заседаний необходимо регламентировать по всем вопросам, которые не урегулированы уставом школы и школьным положением об управляющем совете. Для этого следует разработать и принять документ под названием, например, «Регламент работы управляющего совета». Он должен определять, в основном, с формально-организационной стороны необходимые и достаточные процедуры (их последовательность и сроки реализации) подготовки к очередным заседаниям, разработки проекта повестки заседаний, созыва и проведения очередных и внеочередных заседаний, принятия решений по вопросам, вынесенным в повестку заседания, а также роль и ответственность в соблюдении процедур каждой категории членов управляющего совета и его структурных подразделений (о которых и формировании которых – ниже).

Например, процедура уведомления членов управляющего совета о проведении заседания может быть описана в регламенте следующим образом:

«Уведомление о заседании управляющего совета направляется секретарем персонально каждому члену управляющего совета в письменной форме в срок не позднее чем за 10 дней до даты заседания. Уведомление должно содержать:

- указание на инициатора созыва заседания, если заседание внеочередное;

- дату, время, место проведения заседания;

- форму проведения заседания;

- проект повестки заседания;

- предложенные членами управляющего совета проекты решений по вопросам повестки заседания (если имеются).

К уведомлению прилагаются все документы, необходимые для осознанного принятия решений на заседании управляющего совета».

Регламент процедур проведения заседаний управляющего совета может выглядеть, например, таким образом:

«Заседание управляющего совета открывает и ведет его председатель. Секретарь управляющего совета определяет и объявляет наличие кворума для проведения заседания управляющего совета. Председатель предлагает признать заседание управляющего совета правомочным и проводит голосование.

Председатель объявляет проект повестки заседания и, при необходимости, инициаторов включения вопросов в повестку заседания. Предлагает членам управляющего совета внести свои предложения, дополнения и изменения в проект повестки. Проводит обсуждение поступивших предложений. Предлагает утвердить путем голосования предложенную повестку с учетом принятых к голосованию предложений. Объявляет принятую повестку заседания. Проводит обсуждение вопросов, вынесенных в повестку, и организует принятие по ним решений в следующем порядке:

· выступление члена управляющего совета или приглашенного лица с докладом (сообщением) по данному вопросу повестки;

· обсуждение членами управляющего совета вопроса повестки;

· предложения по формулировке проекта решения по вопросу повестки;

· голосование по вопросу повестки;

· подсчет голосов и подведение итогов голосования;

· оглашение итогов голосования и окончательной редакции решения, принятого по вопросу повестки заседания.

После рассмотрения в указанном порядке всех вопросов повестки заседания председатель объявляет заседание управляющего совета закрытым». Возможно разработать также порядок участия в принятии решений членов управляющего совета в заочной или дистанционной (если в школе есть такая техническая возможность) форме. Обязательно следует регламентировать и такой вопрос, как принятие решения по результатам голосования. Можно определить круг наиболее важных вопросов, например, внесение изменений и дополнений в устав школы, решения по которым считаются принятыми, если за них проголосовало не менее двух третей присутствующих на заседании членов управляющего совета (квалифицированное большинство), а также вопросы, по которым достаточно набрать количество голосов более половины (простое большинство).

Документом, фиксирующим принятые решения и их легитимный и управленческий характер, является протокол заседания управляющего совета, подписанный председателем и секретарем. Протокол ведется на каждом заседании управляющего совета. Срок, в течение которого составляется и рассылается протокол заседания управляющего совета, список получателей протокола также определяется в регламенте работы управляющего совета.

В протоколе заседания управляющего совета указываются:

- место и время его проведения;

- фамилия, имя, отчество, присутствующих на заседании;

- повестка дня заседания;

- вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;

- принятые решения.

Мнения отсутствующих на заседании членов управляющего совета, если они есть, выраженные в письменной форме и собственноручно ими подписанные, должны приобщаться к протоколу в качестве обязательного приложения. Член управляющего совета, отсутствовавший при решении вопроса или оказавшийся в меньшинстве, вправе письменно сформулировать особое мнение, которое также приобщается к протоколу.

Вторичным, но не менее важным документом являются решения управляющего совета, представляющие собой, фактически, краткую выписку из протокола формулировки решения по отдельному вопросу повестки заседания, принятого большинством голосов членов управляющего совета. Решения будут внутренние – принятые по вопросам деятельности самого управляющего совета, его членов, и внешние – принятые по вопросам компетенции управляющего совета и являющиеся управленческими решениями для системы школьного управления и школы, как учреждения, в целом. Решения и протоколы заседаний управляющего совета хранятся в общеобразовательном учреждении и включаются в номенклатуру дел. Они должны быть доступны для ознакомления всем участникам образовательного процесса данной школы. Чтобы облегчить процесс ознакомления, целесообразно помещать решения управляющего совета на информационном стенде, на сайте школы.

На этом шаге развертывания деятельности управляющего совета также необходимо определиться с его делопроизводством. В перечне документов управляющего совета могут быть:

· Устав и иные, необходимые для работы управляющего совета локальные акты школы.

· Положения «Об управляющем совете», «О выборах в управляющий совет», «О регламенте управляющего совета» и т.п.

· Список членов управляющего совета с указанием их обязанностей в управляющем совете;

· Список комиссий управляющего совета и содержание их деятельности.

· План работы и график очередных заседаний управляющего совета на текущий учебный год.

· Протоколы (полные или в их постановляющей части) заседаний управляющего совета.

· Планы работы и графики заседаний комиссий и других рабочих групп.

· Протоколы заседаний комиссий и других рабочих групп.

· Годовые отчеты о деятельности управляющего совета, его комиссий и других рабочих групп.

· Деловая переписка (входящие и исходящие документы).

· Утвержденный отчет обо всей деятельности школы за прошлый учебный год.

Кроме указанных в перечне документов управляющего совета могут быть и иные, необходимее для работы документы.

На этом шаге также полезно определиться с местом хранения документации управляющего совета и рабочим местом самого управляющего совета. Управляющий совет должен иметь рабочее место в школе. Место, предназначенное для его общих заседаний, может быть и не стоит выделять особо. Его можно совместить с методическим кабинетом или кабинетом, в котором школа традиционно проводит педагогические советы, рабочие совещания трудового коллектива, иные мероприятия.

Специальная комната или кабинет будет необходим, если управляющий совет решил открыть свою приемную, работающую по определенному графику. Здесь же полезно разместить и всю документацию управляющего совета под ответственность его председателя и секретаря.

Управляющий совет должен также иметь место для размещения своей информации, особенно для публичного ознакомления со всеми решениями, которые обязательны для участников образовательного процесса. Это может быть специальный стенд в месте, доступном для посетителей школы. Если школа имеет собственный web-сайт в локальной сети или в сети «Интернет», там тоже может появиться специальный раздел, например, имеющий название «Информация и решения управляющего совета школы».

На информационных стендах и на сайте может быть размещена следующая информация:

· Имена председателя, его заместителей, секретаря управляющего совета, председателей комиссий и других рабочих групп, полный списочный состав управляющего совета.

· Программа развития школы (если она принята).

· Годовой план и график работы управляющего совета.

· Место и время очередных заседаний управляющего совета.

· Повестка дня очередного заседания управляющего совета.

· Решения последнего заседания управляющего совета.

· Режим и планы работы комиссий и других рабочих групп.

· Информация о промежуточных и итоговых результатах работы комиссий и других рабочих групп.

· Режим и место работы приемной управляющего совета.

· Приемные дни председателя и секретаря управляющего совета (даже в том случае, если председатель и секретарь имеют возможность ежедневно быть в школе, необходимо выделить специальное время для их работы с посетителями).

· Приемные дни председателей комиссий и временных рабочих групп.

· Вопросы, вынесенные в настоящее время управляющим советом на обсуждение в школьном сообществе.

· Проект бюджетной заявки, утвержденная текущая смета бюджетного финансирования школы.

· Смета доходов и расходов средств, полученных школой из внебюджетных источников.

· Годовой отчет о деятельности управляющего совета, о деятельности школы, включая ее финансово-хозяйственную деятельность.

· Другие документы по усмотрению управляющего совета.

 

Еще одним важным шагом рассматриваемого этапа развертывания деятельности управляющего совета является регламентация его взаимодействия с системой школьного управления в части его взаимоотношений с директором школы и его заместителями, составляющими вместе администрацию школы и с педагогическим советом. С директором школы необходимо регламентировать порядок, процедуры и сроки предоставления директором необходимой для работы управляющего совета информации. Особенно четко это надо определить по поводу порядка внесения на рассмотрение управляющим советом бюджетной заявки, сметы бюджетного и сметы внебюджетного финансирования, годового отчета директора о деятельности школы, включая ее финансово-хозяйственную деятельность. Также управляющему совету необходимо взять на себя обязательства по порядку, формам и срокам ознакомления директора с решениями управляющего совета, которые далее директор обязан выполнять. Особенно это касается решений управляющего совета не прямого действия, которые исполняются всеми членами школьного сообщества, а тех, которые будут выполняться посредством некой спланированной совокупности действий и мероприятий, осуществлять которые призван директор, издавая соответствующие приказы и вынося отдельные действия и мероприятия на обсуждения педагогического совета. Аналогичным образом управляющему совету необходимо регламентировать свое взаимодействие непосредственно с педагогическим советом, особенно по вопросам, решения по которым управляющий совет согласовывает или утверждает по представлению педагогического совета («школьный компонент», выбор профилей, выбор учебников и т.п.). Необходимо также очень четко и подробно регламентировать процедуры согласований, в том числе и по срокам рассмотрения представленных на согласование вопросов. Детально следует прописать порядок возвращения на повторное рассмотрение педагогическим советом вопросов, не получивших согласования управляющего совета, обязательства и сроки повторного рассмотрения и согласования исправленного варианта документа педагогическим советом и, повторно, управляющим советом. Необходимо договориться и зафиксировать установленный порядок действий всех участвующих в процессе согласований структур системы школьного управления (управляющего совета, директора, педагогического совета) в тот «переходный» период, когда решение вопроса объективно затягивается из-за процедур повторных согласований тех или иных вопросов.

Проделав вышеописанные шаги, управляющий совет совершил минимально необходимые (но далеко не достаточные для полноценной успешной работы) действия по разворачиванию в части выстраивания своей внутренней организации и организации управления собственной деятельностью, по включению себя через выстраивание прямых и обратных связей с некоторыми из основных структур системы школьного управления (директор школы, его заместители, педагогический совет) в систему школьного управления. Он также физически и организационно обозначил свое «присутственное» для прямых и обратных связей место в школьном сообществе, чем организовал свою необходимую формальную связь с объектом своей управленческой деятельности. С этого момента Управляющий совет со своей формально-организационной стороны стал дееспособным коллегиальным субъектом управления и новой реальной структурой в системе школьного управления.