III. Организация пофондового учета документов организаций, поступающих на хранение в муниципальные архивы

 

8. Правилами предусмотрены случаи, допускающие создание не отдельных, а объединенных архивных фондов из документов двух и более организаций.

В практике работы муниципальных архивов Томской области наиболее распространенным является создание объединенных архивных фондов из документов организаций, однородных по целевому назначению и функциям, таких, как сельхозпредприятия (колхозы, совхозы, предприятия по переработке льна), сельские потребительские общества, предприятия  лесоперерабатывающей отрасли.

Создание объединенного фонда в таких случаях обосновано незначительным документооборотом, общностью основных направлений деятельности, единой территориальной принадлежностью организаций.

Например, в состав объединенного архивного фонда вошли документы организаций:

1. Нибегинский леспромхоз 1936-1965 гг.,

2. Белоярский лесопромышленный комбинат 1958-1993 гг.

9. Объединенный архивный фонд создаются из документов,   последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам.При организации документов по фондам наиболее существенным фактором, влияющим на фондирование, является изменение формы собственности организации. Из архивных документов муниципальной организации, реорганизованной с изменением формы собственности, и архивных документов вновь возникшей организации – правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда, если функции полностью или в основном передавались последовательно сменявшим друг друга организациям.

 

Например, объединенный архивный фонд составили документы сменявших друг друга государственной и негосударственной организаций:

1. Совхоз «Зырянский» 1962 – 1992 гг.

2. ОАО «Колос» 1992 – 2006 гг. 

     

Следует продолжать ранее принятый фонд, не создавая объединенный, если при реорганизации акционерное общество становится обществом с ограниченной ответственностью, производственным кооперативом, но форма собственности и характер деятельности не меняется.

    Например:

    1. ТОО «МПМК «Асиновская» 1993-1996 гг.,

    2. ООО «Асиноагрострой» 1996-2001 гг.

     

10. Объединенные архивные фонды создаются из документов организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории и сменивших форму собственности.

В данном случае создание объединенного фонда обусловлено двумя причинами: первая - наличие двух и более однотипных организаций, вторая - наличие последовательно сменявших друг друга организаций, изменивших форму собственности.

Например, в состав объединенного архивного фонда вошли документы:

1. Нибегинский леспромхоз 1936-1965 гг.,

2. Белоярский лесопромышленный комбинат 1958-1993 гг.

3. Открытое акционерное общество «Белоярский ЛПК» 1993-2000 гг.

11. Объединенный архивный фонд создается из документов  руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на территории муниципального образования.

Например:

В состав объединенного архивного фонда вошли документы:

1. Колпашевский филиал Томского производственного авиационного объединения 1932 -2009 гг.,

2. Дочернее государственное предприятие аэропорт «Белый ЯР»,

3.  Дочернее государственное предприятие аэропорт «Каргасок»,

4. Дочернее государственное предприятие аэропорт «Парабель».

 

Систематизация дел в описи

    12.Дела, вошедшие в объединенный архивный фонд, систематизируются в единой описи по значимости фондообразователя (вначале - документы головной организации), по алфавиту названий организаций, по хронологии (в случае вхождения в объединенный фонд организаций, последовательно сменявших друг друга).

    13. При оформлении отдельных описей на каждую организацию выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций должна использоваться одинаковая схема систематизации дел.

        

Титульный лист описи

    14. Титульный лист является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива (приложение 1). Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду, к определенному периоду времени, а так же поисковые данные.

 15. На титульном листе к объединенному архивному фонду указывается  его обобщенное название, переименования организаций приводятся в листах переименований, которые помещаются за титульным листом (приложение 2). Если на документы каждой организации составляется отдельная опись, то к ней прилагается лист переименований данной организации.   

    16. Название объединенного архивного фонда может состоять:

- из обобщенного названия включенных в него архивных фондов:

Например:

Сельскохозяйственные предприятия с.Зырянского Зырянского района Томской области (Объединенный архивный фонд).

- из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций:

Например:

Управление образования и общеобразовательные школы Молчановского района (Объединенный архивный фонд).

- из перечня названий сменявших друг друга организаций:

Например:

Сельхозартель (колхоз) «Октябрь», Колхоз «40 лет Победы»,  и Акционерное общество закрытого типа (АОЗТ) «Иловское» (Объединенный архивный фонд).    

17. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.

Предисловие к описи

    18. Составление исторической справки к объединенному архивному фонду требует отражения особенностей фондирования. В зависимости от способа объединения фонда следует строить и описание истории составивших его фондообразователей. В исторической справке к объединенным фондам, включающим документы организаций, связанных между собой одной системой подведомственности, вначале освещается история образования этой системы в целом, затем излагаются сведения по каждой организации в отдельности или объединенные сведения о группах однородных организаций. При этом указывается их своеобразие.

19. К описям объединенных архивных фондов может составляться как общее предисловие, так и предисловия к описям каждой организации, вошедшей в объединенный  архивный фонд. В предисловия к отдельным описям вносятся сведения, относящиеся к объединенному фонду и сведения, касающиеся единиц хранения только этих описей.

20. В части предисловия, посвященной истории фонда, в случае создания объединенного фонда из документов, хранящихся в муниципальных архивах, следует отмечать следующие сведения: время объединения фондов, на основе какого документа произошло объединение, номера и название фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Характеристика документов строится с учетом существующих разновидностей объединения архивных фондов. Если он состоит из вышестоящей организации и подведомственных организаций, то вначале дается характеристика документов вышестоящих организаций, затем - подчиненных. Если в объединенный архивный фонд вошли документы одноименных по целевому назначению организаций, то выделяют основные виды документов, присущие всем организациям.

 

 

Библиография

 

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук.- М., 2007.

2. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.-М., 2006.

3. Составление архивных описей. Методические рекомендации.- М., 2003.

4. А.В Елпатьевский, Н.И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России.- Отечественные архивы, №2, 2005.