Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет

Реферат

 

по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

на тему «Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-референта»

 

 

 

 

                                                                               Выполнил:

  

                                                                                            Проверил:

                                                                                     Павленко Е.А.

 

Иркутск 2010

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Современные технические средства секретаря-референта

1.1. Компьютер

1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет

1.3. Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Сотовая связь

1.4. Факс

1.5. Копировальные устройства

1.6. Устройство для уничтожения бумаг

2. Программное обеспечение секретаря-референта

Список литературы

 

 

 Введение

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

 

Современные технические средства секретаря-референта

 

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секре­тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

 

Компьютер

 

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву за­нимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помога­ет выполнять широкий круг задач:

• составление и редактирование документов;

• регистрация и контроль исполнения документов;

• хранение и поиск документов, другой полезной информации;

• прием и передача документов по каналам связи;

• архивное хранение документов;

• организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производи­тельности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дис­плей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок за­воевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможно­сти компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря являет­ся показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране ин­формации, необходимой для пользователя, о происходящих в компью­тере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре на­ходятся клавиши четырех видов:

• алфавитно-цифровые;

• функциональные;

• со стрелками;

• управляющие.

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсо­ром на экране.

Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского ал­фавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием опреде­ленного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, прин­тер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации дан­ных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клави­шами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с по­верхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компью­тера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принте­ры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электри­чески притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризу­ется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, от­крытках. Надежными, с высоким быстродействием и хорошим качест­вом печати являются лазерные принтеры фирмы Hewlett-Packard.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиату­ры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен

в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внеш­него устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество прие­ма/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в па­мять компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Стример - устройство резервного копирования, предназначен для со­хранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).

Устройство архивации осуществляет хранение большого объема ин­формации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может об­служивать все компьютеры.

Возможности компьютера определяют:

- тип и тактовая частота процессора;

- объем оперативной памяти и жесткого диска;

- характеристики материнской платы;

- характеристики видеокарты;

- наличие CD-ROM и звуковой платы;

- возможность подключения дополнительных устройств;

- возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возмож­ности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операцион­ную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым мони­тором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пиксе­лей при частоте кадров не менее 85 Гц¹. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качествен­ных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая кон­фигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

На рынке компьютеров и компьютерных компонентов происходит

непрерывный процесс обновления элементной базы и программного обеспечения, что приводит к быстрому моральному устареванию даже самого, казалось бы, современного на данный момент оборудования.

Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет

 

Компьютерная сеть создается для эффективного использования не­скольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной докумен­тации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефон­ного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю­ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочи­ми местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это по­зволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк­ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне­рами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают ло­кальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообще­ний с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес элек­тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз­можности:

- отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную
информационную систему;

- получать подтверждения доставки документов по назначению;

- выводить на экран дисплея полученные документы;

- изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

- распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

- отправлять документы одному пользователю или группе пользовате­лей системы по списку;

- расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

- составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу­жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло­жены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво­ей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Инте­ресующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перене­сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно деше­вых видов связи.

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. По данным исследова­тельской корпорации IDC, услугами Интернет пользуются около 90 млн. человек в мире и число пользователей постоянно растет. Персо­нальный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет.

Суть создания такой сети - быстрый поиск и получение необходи­мой информации, а также распространение сведений о себе практиче­ски в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к се­ти, то есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется поль­зователям информация. Информация хранится в виде графических до­кументов, так называемых "интернетовских страничек" (Web-site). Ин­тернет-сервер может открыть любая фирма или частное лицо, расположив информацию о себе и своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft -www.microsoft.com. Пользователь Интернет может "путешествовать" от одного сервера к другому или с одной Web-странички к другой.

подключение к Интернет обеспечивают фирмы-провайдеры. Можно пользоваться базовыми услугами Интернет, такими как электронная почта, работа с World Wide Web (WWW) и Gopher, а также вести перего­воры по сетевой телефонной связи.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто исполь­зуемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по раз­личным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Миллионы пользователей сети Интернет из всех возможностей Ин­тернет чаще всего используют только электронную почту.

WWW - Всемирная информационная сеть, которая позволяет нахо­дить любую информацию на различных серверах и использовать гипер­текстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

Gopher - служба сети Интернет, основанная на использовании меню, позволяющая осуществлять поиск информации по заголовку.

Для ориентирования в WWW- или Gopher-пространстве по той или иной теме создается и поддерживается виртуальная библиотека. Каждая страница такой библиотеки содержит электронный адрес составителя раздела библиотеки, который досконально знает, что и как можно най­ти по конкретной теме.

Программы, обеспечивающие переговоры через Интернет, дают воз­можность пользователю Интернет-телефона позвонить не только по конкретному номеру, но и соединиться через виртуальный сервер со случайными абонентами, а также передать собеседнику визуальную ин­формацию.