Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

Содержание

 

Введение

1.Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

2.Свидетельствование подлинности подписи на документе

3.Порядок внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов

4.Свидетельствование верности перевода

5.Взыскание тарифа (государственной пошлины)

6.Проблемы, возникающие при свидетельствовании копий документов

Заключение

Список литературы

Свидетельствование копия нотариус документ

 

Введение

 

Свидетельствование копий как нотариальное действие составляет, согласно статистике, до 65% от общего числа нотариальных действий и считается действием несложным, занимающим мало времени, не требующим особых знаний. Такое отношение к данному нотариальному действию вызвано тем, что свидетельствование копий воспринимается как простое сличение копии с подлинником документа и не более, хотя на самом деле процесс свидетельствования копий представляется как процесс, требующий быстрого анализа представленного документа, основанного на глубоком знании нотариусом как делопроизводства, в частности, так и действующего законодательства в целом.

При детальном рассмотрении вопроса, учитывая цели, для которых истребуются копии, а также требование ч. 3 ст. 16 «Основ законодательства о нотариате РФ» (далее – Основ) (нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия в случае его несоответствия законодательству Российской Федерации или международным договорам) и ст. ст. 45, 48 «Основ законодательства о нотариате РФ» (нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства).

Цели оформления копий с документов, предоставляемых гражданами, показывают, что работа нотариусов по засвидетельствованию копий связана с осуществлением и охраной прав граждан. Копии необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности. С другой стороны, этот вид нотариальных действий имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии. На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу, назначение пенсий, пособий, выдача денег, документов и прочее.

Из года в год количество копий, свидетельствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Следовательно, нотариальное засвидетельствование верности копий документов и выписок из них имеет немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц.

Данная работа составлена как с учетом отдельных требований законодательства к документам в целом, так и ранее имевшейся нотариальной практики по данному вопросу.

 

 

Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

 

В соответствии со ст. 77 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» (далее — Основ), нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них.

При свидетельствовании копии нотариус должен быть уверен, во-первых, что ему представлен документ, во-вторых, что подлинный документ. В целях формирования единой правоприменительной практики по свидетельствованию копий предлагаю руководствоваться некоторыми понятиями в области делопроизводства, предлагаемыми ныне действующими стандартами. Согласно государственному стандарту ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28), под документом следует понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения, выдавшего документ.

Далее в данном стандарте приводится еще ряд определений, которые могут быть применимы в практике нотариата для целей единообразного понимания квалификации документов, представляемых для свидетельствования копий:

— под официальным документом следует понимать документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

— под подлинным документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

— подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа;

— под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

— заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

— дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Cсвидетельствование копии документа возможно только при предъявлении самого документа. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них возможно при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

При совершении данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Установление факта полной дееспособности гражданина при совершении данного нотариального действия не требуется.

Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или, что документ копированию не подлежит. В частности, документ может иметь гриф секретности — реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" или Федерального закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485–1«О государственной тайне».

Согласно ч. 1 ст. 47 Основ, нотариус не может свидетельствовать копии на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего супруга, его и своих родственников (родителей, детей, внуков).

Нотариус также не вправе свидетельствовать верность копии или выписки, если:

— в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления;

— документ или его часть исполнены карандашом;

— документ в силу повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;

— нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность;

— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;

— документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст. 79 Основ. Полагаю, что данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного лица с приложением печати. Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах, утвержденными Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 49 г. Москва "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. N 99", которые указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды уже засвидетельствованной копии документа. При этом на копии с копии должна быть выполнена удостоверительная надпись по форме № 51. Удостоверительной надписи для «копии с копии с копии с копии и т.д.» документа действующими формами не предусмотрено. Полагаю, что таким образом законодательно ограничено количество такого вида документов, поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст. 51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов Министерства иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

При свидетельствовании копий для действия за границей документы должны изготавливаться полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования, как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Засвидетельствовать можно любое количество копий и выписок из документов, регистрируя при этом в реестре каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре и взыскивая тариф за каждую из них.

Получив предъявленный для засвидетельствования копии документ, нотариус, в первую очередь, проверяет соблюдение формы документа и наличие в документе необходимых реквизитов, соблюдение ведомственных нормативных актов в отношении документов единого образца (дипломов вузов, средних специальных учебных заведений, свидетельств загсов, документов нотариальных контор и т.п.), также соотносит исполнение документа с требованиями: Государственного стандарта РФ ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28) и многих других нормативных актов.

Все они находятся в постоянном движении: изменяются, утрачивают силу, издаются новые. Сложность работы с копиями и состоит в том, что требуется постоянное отслеживание изменений требований к документам, их формам и реквизитам.

После этого целесообразно изучить содержание документа и выяснить, нет ли в нем каких-либо логических противоречий. В надлежаще составленном документе:

— бланк, оттиски печатей и штампов содержат одинаковое наименование учреждения выдавшего документ;

— содержание текста документа соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ исходит;

— дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка;

— дата изготовления бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям, которые зафиксированы в этом документе;

— содержание текста документа не может противоречить известным историческим фактам. Например: документ, выданный до 1978 г., не может содержать слов «Советы народных депутатов»; в печати учреждения на документе, выданном до 1996 г., не может иметь место ИНН; в аттестатах о среднем образовании на бланках 2001 г. не может быть подписей более одной; в документе 1990 г. не может быть гербовой печати с государственной символикой в виде двуглавого орла; в документе, созданном до 1 июля 2003 г., не может быть государственной печати, изготовленной по ГОСТу, и т.д.

Частью 2 ст. 77 Основ предусмотрена возможность свидетельствования не только копии документа, но и выписки из него. Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких, не связанных между собой вопросов.

Выписка должна воспроизводить полный текст, относящийся к конкретному вопросу. В качестве примера можно привести выписку из приказа, где отдельные параграфы приказа содержат не связанные между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, направление в командировку третьего и т.д.

Нотариус обязан тщательно сверить точное соответствие копии документу; удостовериться в том, что на нем отчетливо видны штамп и печать учреждения, дата выдачи документа, подписи должностных лиц с расшифровкой фамилии лица, подписавшего документ, что нет никаких не оговоренных исправлений, а также подчисток. Документ и свидетельствуемая копия должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Нотариус должен проверить также, выдан ли документ правомочной на то организацией.

Приписки и поправки, сделанные в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением печати. Как правило, употребляются следующие формулировки оговорок — «вписанному «января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка должна быть выполнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения содержания документа.

Приписки и поправки, сделанные в копии, свидетельствуемой нотариусом, оговариваются, как правило, отдельно под удостоверительной надписью со вторичным приложением печати.

Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью — это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.

Необходимо прочеркивать (гасить) в копиях документов незаполненные до конца строки и другие свободные места — это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной нотариально. Также необходимо прочеркивать удостоверительную надпись с обратной стороны документа, если текст копии располагается только на одной странице листа. В случаях, если нотариус не гасит удостоверительную надпись, это может быть использовано для изложения на ней с обратной стороны любого другого текста и выдано за засвидетельствованный документ.

Нельзя свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение защитной сетки документа (она и наносится именно с целью защиты от вмешательства в документ), подчистку легко заретушировать, а взъерошенность волокон поверхности документа в месте подчистки будет скрыта пленкой. Более того, под такой пленкой невозможно отличить: представлен подлинник документа или изготовленная на высоком техническом уровне цветная ксерокопия документа.