Глава 2. Учет кассовой наличности

В кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличностью за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.п.

Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. В чеке указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а у организации – корешок чека с указанием полученной суммы.

Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным платежным ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной печатью, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов – отрывные и служат отчетом кассира.

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира. Это отражается бухгалтерской записью:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит сч. 50 «Касса».

И одновременно:

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход предприятия:

Дебет сч. 50 «Касса»,

Кредит сч. 99 «Прибыли и убытки».

Когда в разрешенных законодательством случаях организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету «Касса» открывают соответствующие субсчета для обособленного учета движения иностранной валюты. Аналитический учет по этим субсчетам ведут по видам валют.

Для учета расчетов с подотчетными лицами ведется специальный журнал-ордер или другой накопительный регистр по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами». Записи в этих регистрах производят позиционным способом по каждому авансовому отчету в отдельности. В результате обеспечивается совмещение синтетического и аналитического учета подотчетных сумм.

На выданные под отчет суммы дебетуют счет «Расчеты с подотчетными лицами» и кредитуют счет «Касса». На израсходованные подотчетными лицами суммы согласно авансовому отчету, утвержденному руководителем организации, счет «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности, или другими счетами – в зависимости от характера произведенных расходов и операций.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражают бухгалтерской записью:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы работника, то делается запись:

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит сч. № 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на сумму удержаний.