Аудит операцій з коштами в касі

Аудит активів підприємства

1. Аудит операцій з коштами в касі

2. Аудит операцій на рахунках у банку

3. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі

4. Аудит розрахунків із підзвітними особами

5. Аудит основних засобів

6. Аудит нематеріальних активів

7. Аудит матеріальних цінностей

8. Аудит операцій з малоцінними і швидкозношуваними предметами (МШП)

9. Аудит розрахунків із покупцями та замовниками

10. Аудит розрахунків за претензіями

11. Аудит розрахунків за відшкодуванням завданих збитків

Тема 10

АУДИТ АКТИВІВ ПІДПРИЄМСТВА

Аудит операцій з коштами в касі

Операції за рухом грошових коштів підлягають суцільній пе­ревірці. Здійснюючи аудит касових операцій, слід керуватися Поло­женням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 № 72. Це Положення поширюється на усіх юридичних осіб (крім банків і підприємств зв'язку) незалежно від форми власності та виду діяльності, а також на фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної осо­би. Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої кошти в установах банків. Готівка, яку вони одержують із власних поточних рахунків, має ви­трачатися виключно на визначені в чеку цілі. Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Ліміти залишку готівки в касі встановлюються усім підприєм­ствам, що мають рахунки в установах банків і здійснюють касові опе­рації готівкою. Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприєм­ства встановлюють комерційні банки за місцем відкриття рахунка з урахуванням режиму роботи підприємства, віддаленості його від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка заїзду інкасаторів.

Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюєть­ся Інструкцією про організацію роботи з готівкового обліку устано­вами банків України, затвердженою постановою Правління Національ­ного банку України від 19.02.2001 № 69.

Всю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку й у строки, встановлені установою банку для зарахування на їхні рахунки. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджено нака­зом Міністерства статистики України (Мінстату) від 15.02.96 № 51.

Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибут­ковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видають кви­танцію за підписом головного бухгалтера або особи, ним уповнова­женої, і касира, завірену печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (роз­рахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприєм­ства або особами, ними уповноваженими.

Крім Положення про ведення касових операцій аудитор викори­стовує нормативні документи, затверджені відповідними міністерства­ми і відомствами, первинні документи щодо приймання і видачі го­тівки, касові книги і звіти касира, книги аналітичного обліку цінно­стей, що зберігаються в касі, облікові регістри за рахунком ЗО "Каса" і для зустрічної перевірки за рахунки 31 "Рахунки в банках", субра­хунками до нього 311 "Поточні рахунки в національній валюті", 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті", 313 "Інші рахунки в банку в національній валюті", 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті", 33 "Інші кошти", субрахунки 331 "Грошові документи в національній валюті", 332 "Грошові документи в іноземній валюті", 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті", 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

Аудит каси проводять у такій послідовності: інвентаризація каси, перевірка дотримання Положення про ведення касових операцій, документальна перевірка прибуткових і видаткових касових опе­рацій.

Однак при аудиторській перевірці проведення інвентаризації не належить до числа обов'язкових процедур, які використовує аудитор для підтвердження достовірності даних, що числяться за статтею "Каса" активу балансу. Аудитор у даному випадку може скориста­тися результатами внутрішнього контролю.

Слід також врахувати, що готівку в іноземній валюті записують до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми в перерахунку на українські гривні за курсом Національного банку України.

Під час документальної перевірки касових операцій аудитор ви­користовує такі документи:

• № КО-1 "Прибутковий касовий ордер";

• № КО-2 "Видатковий касовий ордер";

• № КО-3 і КО-За "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів";

• № КО-4 "Касова книга";

• № КО-5 "Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей", документи безордерного оформлення приймання і видачі грошей, облікові регістри, Головну книгу і баланси на відповідні дати за ра­хунком ЗО "Каса" тощо.

Особлива увага аудитора має бути зосереджена на правильності оформлення касових документів: чи є на кожному документі розписки одержувачів грошей, чи погашаються касові документи (прибуткові — штампом "Одержано", видаткові — "Оплачено") із зазначенням дати, чи немає підчисток і виправлень.

Під час перевірки звіту касира і прикладених до нього документів аудитор зіставляє номери останніх прибуткових і видаткових касо­вих ордерів, прикладених до звіту, із записами в журналі реєстрації, щоб переконатися у повноті обліку останніх касових операцій. Якщо буде виявлено розбіжності у сумі або нумерації ордерів, з'ясовують причини. Щоб перевірити, як дотримано встановлений ліміт залишку грошей у касі, необхідно зіставити фактичні залишки грошей на окремі дати й у середньому за місяць із лімітом залишку. При підра­хунку фактичних залишків грошей у касі вилучається готівка, при­значена для виплати заробітної плати, допомоги у зв'язку з тимча­совою непрацездатністю, пенсій і премій.

Як правило, перевірка каси проводиться не рідше одного разу на квартал. Оперативний контроль за залишком грошей у касі здій­снюється на підставі звітів касира.

Використання готівки за цільовим призначенням перевіряють зі­ставленням даних про одержання в банку грошей з даними про їх витрачання (балансовим методом, тобто залишок на початок з рахунка ЗО "Каса" плюс оборот за дебетом за цим же рахунком і мінус оборот за кредитом). Для цього використовують дані звітів касира з доданими документами, дані облікових регістрів з дебету і кредиту рахунка ЗО "Каса" і журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових до­кументів.

Своєчасність і повноту внесення в банк невикористаних грошоних сум перевіряють шляхом зіставлення дати і суми зарахування грошей на рахунок відповідно до виписки банку з датою закінчення масової виплати грошей, зазначеною у дозвільному написі на платіж­них відомостях, і депонування заробітної плати та інших невиплаче-них сум, а також із датою і сумою оприбуткування грошей у касу за іншими надходженнями.

Перевіряючи касові операції, необхідно встановити їх законність, достовірність і господарську доцільність.

Особливо ретельно аналізують повноту і своєчасність оприбутку­вання у касу грошей, одержаних із банку. Повноту і своєчасність опри­буткування грошей у касу, одержаних із поточних рахунків підприємств у банку, встановлюють шляхом зустрічної і взаємної звірки даних банківських виписок із рахунків підприємств, корінців чекових кни­жок, прибуткових касових ордерів і записів у касовій квизі.

Чекові книжки, корінці використаних чеків і невикористані чеки мають зберігатися у головного бухгалтера в умовах, що виключають можливість їх втрати. Зіпсовані чеки з написом "Анульовано" слід зберігати підклеєними до корінців чеків.

Забороняється: довіряти зберігання чекових книжок іншій особі, зокрема касиру, який одержує за чеками готівку в банну, а також підписувати незаповнені чеки; виписувати чеки на пред'явника (ма­ють використовуватися тільки іменні чеки).

Для того, щоб впевнитись у повноті оприбуткування грошей за реалізовані товарно-матеріальні цінності, слід перевірити звіти про їх рух і записи за рахунками обліку їх реалізації. При цьому креди­тові записи за рахунком реалізації (за готівку) зіставляють із дебе­товими записами з рахунка каси. У разі розбіжностей слід перевіри­ти сутність зазначених операцій й встановити причини відхилень.

На кожному підприємстві матеріальні цінності мають видавати­ся тільки за наявності на накладній поставленого касою штампа "Оплачено". Готівка за продані товари чи надані послуги має здава­тися в касу підприємства. Квитанція видається за підписами голов­ного бухгалтера і касира.

Під час аудиту правильності виплати грошей за платіжними відо­мостями слід вибірково встановити, чи всі записані в розрахунково-платіжні відомості особи практично працювали на підприємстві й чи немає серед них підставних осіб, на яких виписується заробітна плата з метою її привласнення. Такі факти виявляють ціляхом зві­ряння даних відомості на виплату заробітної плати з показниками обліку особового складу і табелів, із наказами про зарахування на роботу і звільнення, з даними первинних документів про зарахуван­ня заробітної плати. Слід також перевірити підсумки в платіжних відомостях, тому що нерідко допускаються факти навмисного зави­щення підсумків у графі "До видачі на руки" на передбачувану суму привласнення. Тут необхідно звернути увагу на величину виплачених сум окремим особам із наступною перевіркою їх реальності, на справ­жність підписів осіб, що одержали гроші, на дописані суми, підчищення, необумовлені виправлення, неякісне оформлені доручення тощо.

У всіх відомостях слід перевірити справжність (автентичність) підписів одержувачів грошей. Для цього підписи в одних відомос­тях зіставляють із підписами в інших, особливу увагу звертають на виправлення і підчищення. В окремих випадках слід опитати одер­жувачів грошей, що дає змогу виявити підроблені підписи, а деколи і підставних та вигаданих осіб.

Окремо перевіряють правильність уплати і повноти оприбуткуван­ня квартирної плати й оплати комунальних послуг та інших надход­жень, для чого користуються способам зустрічної перевірки і взаєм­ного звіряння операцій, беруть письмові й усні пояснення у посадо­вих і матеріально відповідальних осіб.

Здійснюючи аудит касових операцій, слід перевірити правильність підрахунку оборотів за прибутком і видатком у касових звітах, ви­значення залишків на кінець звітного періоду і перенесення їх з однієї сторінки на іншу та відповідність залишку з рахунка ЗО "Каса" за звітом касира на кінець місяця залишку за рахунком ЗО "Каса" у Головній книзі.

Контролюючи касові операції, слід встановити відповідність корес­понденції рахунків чинним положенням і правилам ведення бухгал­терського фінансового обліку. Для цього звіти касира і прикладені до них документи зіставляють із даними регістрів бухгалтерського обліку.

Вивчаючи факти надходження грошей на поточні рахунки в бан­ках, слід перевірити правильність і повноту гарантування їх за ви­писками банку, бухгалтерськими регістрами і звітами касира.

Під час перевірки правильності списання коштів з рахунка у бан­ку особливу увагу доцільно звернути на своєчасність і повноту опри­буткування і цільового використання готівки, одержаної в банку.

На підставі даних акта інвентаризації каси і групувальних відо­мостей порушень касової дисципліни складають відповідний розділ аудиторського звіту (висновку), де відображаються встановлені фак­ти недоліків у організації і веденні касових операцій з посиланням на додані до аудиторського звіту (висновку) групувальні відомості порушень і аналітичні таблиці.

2. Аудит операцій на рахунках у банку

Операції на рахунках у банку підлягають суцільній перевірці. Джерелами даних для аудиту операцій на рахунках у банках є ви­писки банку з особових рахунків і прикладені до них виправдувальні документи, а також записи в облікових регістрах за рахунком 31 "Рахунки в банках". Насамперед, треба звірити залишки коштів, відоб­ражених у виписках за відповідними рахунками, із залишками коштів, що значаться за обліковими даними. Однак рівність залишків не га­рантує тотожності оборотів за виписками банку і за балансовим рахунком, оскільки при обробці виписок може бути допущено навмис­не зменшення оборотів за дебетом і кредитом рахунка на однакову суму з метою приховати зловживання. Тому слід перевірити відпо­відність оборотів за дебетом і кредитом рахунка за виписками бан­ку за кожний місяць даним оборотів за обліковими реєстрами. Важ­ливо також перевірити повноту і достовірність банківських виписок і прикладених до них документів. Повноту банківських виписок вста­новлюють за їхньою нумерацією за сторінками і перенесенням за­лишку коштів на рахунку. Залишок коштів на кінець періоду в по­передній виписці банку за рахунком має дорівнювати залишку коштів на початок періоду в наступній виписці. Правильність ви­писки визначають шляхом перевірки всіх її реквізитів. Якщо у виписці буде встановлено необумовлені виправлення або підчищення, закреслення, то необхідно провести зустрічну перевірку даних випис­ки із записами в першому примірнику особового рахунка, що знахо­диться в установі банку. У випадку відсутності окремих виписок слід також звернутися до установи банку.

Крім того, слід впевнитися, що всі здійснені через банк операції є реальними і підтверджені відповідними справжніми (автентични­ми) документами. Бувають випадки, коли їх підробляють або при­кладають не повністю, що дає можливість, застосовуючи неправиль­ну кореспонденцію рахунків, приховувати в обліку зловживання на значні суми. У разі виникнення сумнівів у справжності документів (відсутність банківського штампа, виправлення перерахованих сум, найменування одержувача грошей і дати здійснення операцій) слід провести зустрічну перевірку платіжних документів, які зберігають­ся у справах підприємства, із платіжними документами в банку або у контрагента з операції. Одночасно з'ясовують правильність корес­понденції рахунків і записів у облікових регістрах, бо деколи зло­вживання можуть бути приховані шляхом складання неправильних бухгалтерських записів (проводок), не підтверджених документами, а також сторнувальних записів без документальних підтверджень і без дійсної потреби або неправильним підрахунком чи перенесен­ням підсумків з одної сторінки регістру на іншу.

Обов'язком аудитора є також перевірка правильності та обґрун­тованості перерахування коштів за товарно-матеріальні цінності, для чого порівнюють суми, вказані в платіжних документах, із даними виписки банку і записами на рахунку 63 "Розрахунки з постачаль­никами і підрядниками" або на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами". Тут за прибутковими документами перевіряють повно­ту і правильність оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. Якщо є сумніви в справжності документів чи достовірності операцій, слід провести зустрічну перевірку їх у постачальників продукції.

Перевіряючи видаткові банківські документи, необхідно групува­ти в окремій відомості всі оплачені штрафи, неустойки та інші пла­тежі, пов'язані з порушенням договірних умов, що дасть змогу потім перевірити повноту відображення їх на відповідних рахунках, і вжиті підприємством заходи щодо відшкодування за рахунок винних осіб суми заподіяної шкоди.

Перевіркою сутності банківських документів встановлюють, чи не допускалося неправильне перерахування авансів і платежів за без­товарними рахунками або оплата рахунків інших організацій, які не мають відношення до підприємства, що перевіряється.

Під час перевірки операцій за акредитивами слід звірити залиш­ки сум і обороти за виписками банку із записами в регістрах бух­галтерського обліку. Одноразово з'ясовують причини, які зумовили розрахунки за акредитивною формою, чи передбачена ця форма роз­рахунків договором або чи може вона застосовується як санкція з боку постачальників за несвоєчасні платежі. Потім перевіряють повноту і своєчасність використання і повернення невикористаних акредитивів, а також повноту оприбуткування матеріальних ціннос­тей, які надійшли від постачальників.

Операції з лімітованими і нелімітованими чековими книжками аналізуються з погляду їх правильності, характеру і повноти оплати. З'ясовують, чи не проводилась оплата лімітованими чеками видатків, які не включаються в авансові звіти підзвітних осіб як здійснені готівкою*.

Після встановлення подібних фактів слід визначити розмір зав­даного підприємству збитку і винних осіб. Слід також перевірити, чи збігається залишок за книжкою лімітованих чеків, відображений на корінці останнього використаного чека, із залишком на дату пе­ревірки за рахунком 313 "Інші рахунки в банку в національній ва­люті", а також із залишком за випискою банку. Залишок грошей на кінець місяця за випискою банку деколи не збігається із залишком ліміту за лімітованою книжкою. Це пояснюється тим, що видані з лімітованих книжок чеки не були до кінця місяця пред'явлені одер­жувачами в банк до оплати.

Об'єктом контролю аудитора можуть бути операції з переказами грошей з рахунка в банку на рахунки в Ощадбанк, тому що вони можуть бути пов'язані з передачею грошей підставним особам, з крадіжками коштів.

Здійснюючи перевірку операцій на рахунку 312 "Поточні рахун­ки в іноземній валюті", слід встановити, чи відповідають залишки коштів, відображені у виписці банку, залишку коштів, який значить­ся за обліком; повноту і достовірність банківських виписок і при­кладених до них документів; правильність операцій і справжність банківських виписок і первинних документів, правильність кореспон­денції рахунків за операціями на поточних рахунках в іноземній валюті й записів у облікових регістрах. Особливу увагу звертають на повноту зарахування на транзитні валютні рахунки валютної виручки, що надійшла на адресу підприємства.

Ретельно вивчають обґрунтованість списання грошей з рахун­ків підприємства в банках у дебет рахунків витрат, прибутків і збит­ків тощо.

Кожний випадок порушення кореспонденції рахунків бухгалтерсь­кого обліку перевіряється за первинними документами для того, щоб з'ясувати, чи не призвело це до навмисного перекручення облікових і звітних даних.

Під час перевірки операцій за поточним рахунком в іноземній валюті слід врахувати, що суб'єкти господарювання можуть здійсню­вати скупку, обмін, продаж валюти за ліцензією Національного бан­ку України в установленому законом порядку.