Етапи економічного аналазу

Для забезпечення ефективності аналітичної роботи її потрібно добре продумати, спланувати й організувати.

При здійсненні аналізу діяльності підприємств і об'єднань виділяють три етапи роботи.

Перший етап (підготовчий) включає в себе роботи організаційного характеру, що гарантують достатню глибину й оперативність аналізу (планування, визначення об'єктів аналізу, складання програми та ін.); другий - основний етап - це власне аналітичні роботи (збір і обробка даних, їх систематизація і зіставлення, виявлення впливу факторів і т. д.); на третьому (підсумковому) етапі узагальнюють і оформлюють результати аналізу, а також розробляють пропозиції щодо їх реалізації. Думаємо, варто детальніше зупинитися на особливостях і змісті кожного з названих етапів.

Підготовчий етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу і графіка його проведення, розробку програми і всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т. д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу і попереднього ознайомлення з нею.

Про можливу мету аналізу, згідно з якою потрібно будувати всю підготовчу роботу ще на початку, йдеться в інших частинах даного посібника (оцінювання напруженості й обгрунтованості плану; оцінювання результатів діяльності, враховуючи ефективність використання ресурсів; підведення підсумків внутрішнього розрахунку і т. д). Об'єкти аналізу відбирають такі, вивчення яких дало б змогу отримати відповіді на поставлені запитання (залежно від мети аналізу).

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за окресленою програмою чи відібраними об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки і недоліки.

Планування аналізу охоплює широке коло питань. До них належать не лише встановлення термінів виконання окремих робіт, переліку виконавців і розподілу обов'язків між ними, а й складання самої програми аналізу, визначення його інформаційної бази.

Графік виконання аналітичних робіт має передбачати найстисліші терміни, бо чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом.

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі найкваліфікованіших робітників. Інша частина робіт -безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі в них добре підготовлених теоретично і практично фахівців.

Розробка програми і вибір методики аналізу - один з важливих етапів підготовчого періоду, що значною мірою визначає кількість та ефективність всієї аналітичної роботи. У програмі потрібно відобразити мету, об'єкти й основні напрямки аналізу, період, який він охопить, ступінь деталізації і глибину вивчення окремих сторін діяльності, використані приклади аналізу, його інформаційне і технічне забезпечення. Відображення у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від того, який аналіз проводять - повний (комплексний) чи тематичний (цільовий), за який період часу (місяць, квартал, рік, п'ятирічка), на якому рівні управління (виробниче об'єднання чи його підрозділ, ВПО, міністерство), хто є суб'єктом аналізу (відділи і служби об'єднання, контролюючі органи) і т. ін. У ряді випадків програма передбачає заходи щодо поповнення додатковою інформацією.

Можливості використання при аналізі обчислювальної техніки знаходять відображення у програмі залежно від того, хто і якою технічною базою володіє. В усіх випадках потрібно передбачити максимальне використання техніки для аналітичної обробки інформації, оскільки це не лише полегшує працю фахівців, звільняє їх від рутинної роботи, а й дає змогу поглибити, пришвидшити аналіз.

Програма аналізу передбачає розробку макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення, методичних вказівок виконавцям щодо використання конкретних джерел даних, технічних прийомів аналізу й оформлення результатів проведеної роботи.

Планування аналітичної роботи містить два аспекти: складання комплексного плану організації і проведення всієї аналітичної роботи в госпорганах та складання планів для різних тематичних аналізів, передбачених комплексним планом. Незважаючи на те, що в обох випадках основні елементи плану (мета, об'єкти, терміни, виконавці, програма, інформаційне і технічне забезпечення аналізу) однакові, зміст їх значно відрізняється.

У першому випадку мова йде про планування на рік (квартал) постійно діючої розгалуженої системи комплексного аналізу (з визначеною метою, об'єктами, системою аналітичних показників, суб'єктами аналізу, інформацією і т. д., що відображають специфіку окремих структурних підрозділів і функціональних служб). При цьому необхідно забезпечити осіб, які приймають рішення (ОПР) у встановлені терміни, у достатньому обсязі потрібною аналітичною інформацією для господарського керівництва.

У такому комплексному плані доречно використати сіткові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами об'єднання, а також для фіксування того, хто коли і куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу. Щоб уникнути паралелізму в проведенні аналізу, потрібно скласти комплексний план, що охоплює також участь у цій роботі громадського бюро економічного аналізу (ГБЕА), про яке мова піде нижче.

У плані-описі організації і проведення аналізу в цілому по об'єднанню повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним керівництвом аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівниками й інструктивними матеріалами) і з контролем за її ефективністю (систематичні наради з обговорення виконання плану аналізу, використання в управлінні виробництвом його результатів).

Плани тематичних (цільових) аналізів складають відповідно до можливостей з метою глибокого вивчення окремих сторін діяльності об'єднання (підприємства).

Другий - власне аналітичний - етап роботи включає в себе збір і перевірку достовірності використаної в аналізі інформації, а також систематизацію накопичених матеріалів; обробку отриманих даних і заповнення аналітичних таблиць; вивчення напрямків і причин відхилення фактичних показників від планових; визначення факторів на зміни показників діяльності, виявлення резервів збільшення ефективності виробництва і т. ін.

Достатня і достовірна інформація - головна умова успішності аналітичної роботи, тому даний етап починається з підбирання, перевірки повноти і якості використовуваної в аналізі інформації. Впевнившись в останньому, починають обробляти зібрані дані, що полягає у: зіставленні показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.), статистичній обробці (вираховування середніх, відносних величин групування показників і т. ін.), складанні аналітичних розрахунків і заповненні таблиць. Аналітичні розрахунки можна виконувати окремо і в самих таблицях. Взагалі роль складених аналітичних таблиць буває різною. Вони можуть служити ілюстративним матеріалом для написання різних аналітичних записок, відображати всі необхідні дані за відсутності текстового оформлення результатів проведеного аналізу.

Вивчення оброблених і розміщених у таблицях цифрових даних потрібно для оцінювання досягнутого рівня показників порівняно з планом, минулими періодами, передовими підприємствами і середньогалузевими даними; для встановлення взаємної дії показників, виявлення факторів, що впливають на їх зміни і т. д. Для обробки і вивчення показників діяльності об'єднань (підприємств) використовують весь арсенал технічних прийомів аналізу.

По закінченні етапу на основі проведеного аналізу дають оцінку ефективності роботи колективу об'єднання, узагальнюють досягнення і недоліки його господарської діяльності (з визначенням причин і винуватців мінусових відхилень від встановлених планових завдань), виявляють наявні резерви для ліпшого використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

На третьому (підсумковому) етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів виробництва, визначають заходи з реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у наказах по об'єднанню. Обов'язковим елементом даного етапу є систематичний контроль за виконанням рішень, прийнятих за результатами аналізу.