Побудова загальної моделі організації оперативного обліку й аналізу витрат та виходу продукції цукрового господарства

 

Уміло організований оперативний облік та аналіз господарської діяльності підприємства є запорукою успішного вирішення виробничих завдань. Безперечно, що такий оперативний облік й аналіз повинен ґрунтуватися на новітніх методах його ведення. Сучасна методика створення оперативного обліку й аналізу застосовується на основі відповідної моделі обліку й аналізу витрат господарської діяльності підприємства. Такий метод ведення оперативного обліку й аналізу дає змогу:

по-перше, коректувати норми витрат та втрат в процесі виробництва;

по-друге, своєчасно виявляти й усувати причини виникнення відхилень від норм витрат та втрат;

по-третє, оперативно проводити тестування виробництва на здатність працювати рентабельно;

по-четверте, оперативно визначати собівартість виробленої продукції від варіації вхідних параметрів;

по-п'яте, об'єктивно визначати потребу реорганізації та зміни технологічного процесу виробництва.

Модель оперативного обліку й аналізу витрат господарської діяльності підприємства на підставі викладених вище положень побудовано в праці [27]. Параметром розробленої моделі була собівартість 1 кг цукру. Постають питання: як можна організувати оперативний облік й аналіз витрат і втрат за цією моделлю; за якими параметрами треба вести облік. Розгляду цих питань і присвячений даний параграф. Його актуальність зумовлена ще й тим, що досі оперативний облік вели лише частково за окремими центрами витрат і він не був цілісною системою всієї господарської діяльності. Це обумовлювалось трудомісткістю процесу ведення оперативної документації, низьким рівнем автоматизації виробництва. Отже, технологія ведення оперативного обліку й аналізу витрат повинна бути максимально простою та автоматизованою.

Для отримання необхідної інформації про господарську діяльність всі дані про операції потрібно згрупувати відповідно до їхнього економічного змісту і реєструвати. Реєструють їх за допомогою облікових реєстрів, які забезпечують контроль за збереженням документів і необхідну наочність даних, що в них відображені. Щоб успішно функціонувала модель, яка описує оперативний облік й контроль, перш за все необхідно побудувати блок-схеми організації оперативного обліку й аналізу та проаналізувати їх.

Згідно з результатами, що наведені в третьому розділі, в цукровому виробництві можна побудувати моделі, які будуть описувати оперативний облік або аналіз. Логічно, що отримані моделі відрізнятимуться. Ця відмінність, зокрема, полягатиме в природі параметрів, які описують відповідні моделі, а також у базах довідкової інформації, які використовують для ведення обліку чи аналізу. Узагальнену блок-схему ведення як оперативного обліку, так і аналізу можна описати у вигляді, показаному на рис.3.1.1. Як бачимо, відмінність полягає лише в тому, що оперативний аналіз використовує базу довідкових даних, які охоплюють результати попереднього ведення господарської діяльності, та інші статистичні дані. Розглянемо детальніше блок-схеми як оперативного обліку, так і контролю. На рис.3.1.2 зображена блок-схема організації оперативного обліку згідно з побудованою моделлю виробітку цукру, жому, меляси. Як бачимо з рисунка першій підсистемі слід виділити три групи показників,а отже,і відповідну кількість груп первинної документтації.

 

 Рис.3.1.1. Узагальнена блок-схема технології ведення оперативного обліку й аналізу витрат цукрового господарства

 

Тобто відбувається процес заповнення накладних з приймання сировини та відповідних відомостей про фактичну кількість, вартість та цукристість сировини, а отже, кількості цукру, що міститься в ній.

 

 

Рис.3.1.2. Блок-схема організації ведення оперативного обліку витрат

 

Як для попередньої групи облікових даних, так і для цієї, потрібна довідкова база даних. Вона містить інформацію про коефіцієнти якості сировини залежно від її цукристості та забрудненості, а отже, її вартості; коефіцієнти втрат сировині і її цукристості залежно від температури та тривалості зберігання, та статистичні дані про нормативи втрат сировини і цукру. Останню групу первинних документів у цій підсистемі складають звітні первинні результати, що є підсумковими для даної підсистеми. В цих звітних документах ведуть облік про загальну кількість прийнятої сировини, облік витрат на придбання сировини, облік кількості цукру, що є в сировині, облік витрат під час зберігання і подавання на переробку сировини, а також облік про кількість сировини, її цукристість, забруднення, вартість 1 т сировини, та загальну суму витрат на придбання її для кожної фізичної чи юридичної особи. Отже, ці облікові параметри є узагальнюючими, їх визначають за відповідними перерахунками з попередніх облікових даних. Ці узагальнюючі облікові показники є вхідними даними до другої підсистеми. Частини з них є вхідними даними до бухгалтерського обліку.

Аналогічно до попередньої, в другій підсистемі системного оперативного обліку цукрового виробництва також можна виділити три групи звітних первинних документів [27]. До першої належать облікові дані про фактичну кількість сировини, яка надійшла на переробку, порівняно із тою кількістю, яка є на виході з першої підсистеми, а також її цукристість у сиропі порівняно з цукристістю сировини. Ці облікові дані формують у звітні таблиці, де ведуть облік цих параметрів щогодини і підсумовують по змінах. До другої групи звітної документації належать такі: відомість про втрати цукру під час технологічного процесу; відомість про облікові параметри технологічного процесу; відомість про контроль параметрів технологічного процесу, а також відомість характеристики виробленої продукції. Для формування цієї групи облікових параметрів використовують інформативну базу параметрів технологічного процесу. Третя група звітної документації в цій підсистемі є підсумковою, це відомості про кількість переробленої сировини і виробленого цукру, відомість обліку якості виробленого цукру, а також відомість характеру роботи зміни. Як легко зауважити, деякі облікові параметри є вхідними до третьої підсистеми та бухгалтерського обліку.

У третій підсистемі ведуть облік кількості виробленої продукції, яка надійшла на склад та кількість, яку відправлено споживачу. Отже, в цій підсистемі ведуть облік виробленої продукції за такими відомостями: відомість кількості та якості цукру, який надійшов на зберігання; відомість кількості цукру, яка зберігається і відправлена споживачеві; відомість кількості та собівартості виробленого жому; відомість кількості та собівартості виробленої меляси. Низка облікових параметрів у цих відомостях є розрахунковими і для їх визначення використовують облікові параметри попередніх підсистем.

Поряд з оперативним обліком витрат треба вести й оперативний аналіз витрат. База аналізуючих показників формується за дещо іншим принципом, ніж облікові. Ця відмінність полягає у механізмі визначення аналізуючих оперативних параметрів, тобто для їхнього визначення використовують інформаційну базу даних, яка формується не тільки з даних господарських операцій, які відбуваються, й з тих, що вже відбулись [21]. Іншими словами, база нормативних показників складається з результатів оперативного, послідуючого, статистичного та бухгалтерського обліку й аналізу. На рис.3.1.3 показано блок-схему функціонування оперативного аналізу витрат на цукровому виробництві. Як зазначено вище, на вихід цукру із сировини, а отже, і його собівартість, впливає такий параметр, як якість сировини. Методологію його визначення описано в другому розділі. Відомо, що він є функціонально залежним від таких змінних, як цукристість сировини, її забрудненість, вміст у ній зеленої маси. Тому для визначення такого параметра, як якість сировини, необхідно вводити нормативно-довідкову базу даних, яку можна зобразити як графічно, так і у вигляді таблиці.

Отже, на вході блок-схеми організації ведення оперативного контролю витрат є такий параметр, як якість сировини, визначений шляхом зіставлення цукристості сировини, її забрудненості та вмісту в ній зеленої маси з даними бази довідкової інформації.

Рис.3.1.3. Блок-схема організації ведення оперативного аналізу витрат цукрового господарства

 

За даними цієї бази даних розраховують нормативну базу даних втрат сировини і цукру в ній для даної цукристості сировини під час зберігання. Відхилення фактичних втрат від нормативних визначають під час подавання сировини на переробку, зважування сировини після миття і обчислення цукристості стружки. Як бачимо, на виході першої підсистеми є такі параметри, як поточна собівартість 1 кг продукції та відхилення від її нормативного значення. Як легко зауважити, що нормативну поточну собівартість 1 кг цукру визначають на базі даних нормативів витрат і втрат сировини та її цукристості. За результатами нормативної довідкової бази даних розраховують нормативну базу втрат цукру під час технологічного циклу. Поряд із цим за результатами відхилень від норм втрат в першій підсистемі корегують норми втрат продукції під час технологічного циклу. У другій підсистемі визначають відхилення втрат цукру від норм, а також відхилення від норм виходу меляси. Водночас визначають нормативну собівартість виробленої продукції і порівнюють її з фактичною. Як підсумок, на виході другої підсистеми є відхилення фактичної собівартості продукції від нормативної.

Отже, бажаного ефекту можна досягти лише тоді, коли вести одночасно оперативний облік і аналіз. Тобто модель, яка є відображенням такої цілісної системи, як оперативний облік і аналіз повинна описувати облікові та аналітичні параметри – показники. Як бачимо, взаємозв'язок цих параметрів є досить складним і багатофункціональним. Для успішної організації та ведення оперативного обліку й аналізу у цукровому виробництві, слід також розглянути принципові аспекти організації введення та обробки даних оперативного обліку й аналізу в умовах автоматизованого робочого місця АРМ – обліковця.

Запит "бухгалтер-ЕОМ" на стадії оперативного обліку включає набір формалізованих процедур, які забезпечують:

· введення даних відповідно до структури первинного документа;

· контроль вхідних реквізитів на підставі заданих методів забезпечення достовірності інформації;

· контроль збалансованості документів;

· друкування протоколу вхідних даних оперативного обліку;

· корегування даних первинного документа;

· алгоритмічну обробку показників документа;

· формування первинних документів на підставі введених показників;

· організація хронологічного масиву даних;

· виведення на друк машинного первинного документа.

Важливою особливістю АРМ обліковця є використання на етапі оперативного обліку різних описів-запитів "обліковець-ЕОМ", які визначають порядок введення й обробки даних первинного документа, доступного для кожного користувача.

Розглянемо схему організації введення й обробки первинних документів у АРМ обліковця, яка показана на рис. 3.1.4.

Як бачимо із схеми, на підставі запиту на вході і обробку даних ведеться пошук у масиві описів заданого опису конкретної форми первинного документа. Ідентифікація опису документа відбувається за номером запиту. Опис форми первинного документа містить параметри, які дають змогу організувати необхідний порядок введення, контролю і запису первинних документів у хронологічний масив даних.

Для введення показників первинного документа необхідно визначити його структуру. Відомо, що будь-який документ можна навести у вигляді сукупності розділів табличної форми. Відповідно розділи складаються з рядків, а ті - з різної кількості показників. Рядки можуть повторюватись і мати однакову структуру, або траплятися тільки один раз і мати індивідуальну структуру. Тому для опису структури розділів і рядків первинного документа треба використовувати коди.

Для визначення структури рядка є елемент "порядковий номер показника", кожне значення якого забезпечує включення в структуру рядка відповідного показника. У цьому випадку для шукання форми первинного документа зі структури коду опису документа використовується тільки чотири розряди, які містять номер форми, останні розряди коду застосовуються для упорядкування записів параметрів у процедурах введення, контролю й обробки даних оперативного обліку.

Розробка облікової інформації є не кінцевою ціллю, а лише частиною облікової функції. Важливим завданням стає передавання інформації до конкретного споживача так, щоб той правильно сприйняв її і зрозумів потенціальну користь. Це є суттєвим, оскільки погано відтворена навіть цінна інформація може бути не сприйнята. Успіх облікової функції в такому випадку залежить від правильної побудови комунікаційних процесів.

 

Рис.3.1.4. Схема організації введення первинних документів в АРМ обліковця

 

Однак ця проблема не має ні теоретичного, ні широкого практичного застосування в обліку. Лише в декількох працях [8; 23; 31] приділено увагу цій проблемі, але і там головним чином розглядаються внутрішні зв'язки в обліку. В умовах розподіленої обробки даних застосування теорії комунікації суттєво вплине на організацію обліку в сучасних умовах. Крім того, сам облік можна зобразити як інтегровану систему збору, обробки, зберігання і передавання облікової інформації. Окрім цього, основні принципи теорії комунікації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни і напрямки інформаційних потоків в обліку.