Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) – совокупность специально организованных и логически упорядоченных данных.
Развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности.
Организация базы данных требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное назначение – систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации с учетом потребностей конечных пользователей.
Логическая модель строится в несколько этапов с постепенным приближением к оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит от того, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие и взаимное влияние.
|
|
Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляются те объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие данный объект. Эти характеристики в дальнейшем будут отражены и базе данных соответствующие поля.
Логическая модель данных строится в рамках одного из трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие виды логических моделей базы данных:
- иерархическая;
- сетевая;
- реляционная.
Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру, которая выражает связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает поиск информации в том случае, если запросы имеют такую же структуру.
Сетевая модель отличается от предыдущей наличием также и горизонтальных связей. Это усложняет как модель, так и саму БД и средства ее управления.
Реляционная модель представляет хранимую информацию в виде таблиц, над которыми возможно выполнение логических операций (операций реляционной алгебры). В настоящий момент этот вид моделей получил наибольшее распространение. Это связано со сравнительной простотой реализации, четкой определенностью отношений между объектами, простотой изменения структуры БД.
|
|
После построения логической модели БД осуществляется ее привязка к конкретным программным и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная в результате модель называется физической моделью БД.
Удобство работы с базой данных, получение необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т.п. обеспечивается наличием продуманной и корректно реализованной системы управления базами: данных.
Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочения, поиска, выборки и представления информации в БД.
СУБД позволяют хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой! сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборе критериев поиска.
Web‑браузеры и программы для работы с электронной почтой
Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные программные средства – Web‑браузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.
Экспертные системы
Многие специалисты в соответствии со своими должностными обязанностями заняты составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и других подобных документов). Кроме того, специалисты принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы сделать выполнение этих функций более быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы.