Управление экономическими аспектами информационной системы в организации

ИС современной организации одна из самых затратных частей бизнеса компании с высокой степенью информатизации бизнеса, выделяют на содержание ИС до 30% бюджета фирмы.

Многие фирмы, специализирующиеся на финансовых услугах, полностью осуществляют свою деятельность на базе ИС.

Управление инвестициями в ИС.

Расходы на создание ИС (приобретение технических средств, развитие компьютерных сетей, приобретения лицензионного программного обеспечения, внедрение интернет- ресурсов) должны рассматриваться как внутренние инвестиции организации.

Инвестиционные проекты в сфере ИС должны документально оформляться и финансово- экономически обосновываться. Необходимо также рассчитывать риски по инвестициям в ИС.

Для управления ИС проектами в организации создаются рабочие группы, в которые входят бизнес- руководители подразделений, ИС-специалисты, финансовые работники.

Следует осуществлять контроль за ИС проектами:

- исполнение бюджета;

-достижение проектной эффективности;

-соблюдение проектных сроков и тд.

В конце года рекомендуется определять долю проектов с превышающим бюджетом, долю незаконченных проектов, долю нерентабельных проектов. Рассчитанные показатели должны быть проанализированы.

Бюджет ИС.

Рекомендуется формировать бюджет ИС на каждый год. Бюджет рекомендуется детализировать на каждый квартал, а в рамках квартала- помесячно.

В бюджете ИС выделяют следующие статьи:

1)технические средства:

-ПК(приобретение, обновление, содержание,ремонт);

-серверы (приобретение, обновление, содержание, ремонт);

-прочее оборудование (банкоматы и тд).

2)Телекоммуникации:

- локальная сеть организации;

- внутренняя региональная сеть;

-телефонная связь (абонентская плата);

-интернет (абонентская плата провайдеру, обслуживание шлюзов);

- Интернет-проекты (Ozon).

3)Лицензированное программное обеспечение:

-системное ПО;

- пользовательское ПО.

4)Персонал ИС:

-зарплата персонала;

-социальные выплаты;

-повышение квалификации;

-переподготовка.

5) Инфраструктура ИС(помещения,в котором размещается ИС):

- арендная плата;

- затраты на текущее обслуживание и ремонт помещений);

- мебель.

6)Консалтинговые услуги (услуги приглашенных специалистов);

7) прочие административные издержки.

При создании бюджета ИС российские компании чаще всего используют 2 способа:

· создание самостоятельного бюджета ИС.

В данном случае все ИС расходы списываются на ИС-подразделение, которое исполняет данный бюджет и отвечает за его соблюдению. Бюджет ИС оформляется как отдельный финансовый документ, утверждается руководителем компании и исполняется наряду с другими бюджетами.

· Отдельные статьи ИС бюджета включается в бюджет бизнес-подразделений организаций. Исполняют бюджет ИС и отвечают за него руководители бизнес- подразделений. Бюджет ИС в отдельные финансовые документы не оформляются.

Распределение ИС расходов.

В российской практике сложилось 3 способа распределения ИС расходов:

1.Все расходы списываются на ИС –подразделения,соответствующие расчеты и их обоснование осуществляют ИС- специалисты. В организации создается отдельный документ- бюджет ИС.

Преимущества: достаточно простой и доступный способ управления ИС расходами.

Недостатки:

- отсутствует взаимосвязь между бизнес- подразделениями и ИС-специалистами;

- ИС –подразделения становятся самым затратным в организации, что может привести к определенным конфликтам внутри организации;

-непрозрачность ИС расходов,возможность финансовых злоупотреблений.

2.ИС расходы распределяются между бизнес-подразделениями организации. Каждое бизнес- подразделение определяет долю собственных ИИ ресурсов,стоимость их обслуживания и обновления, включают данные расходы в свой бюджет,

Самостоятельно управляет ИС расходами. В случае крупных ИС расходов, связанных с созданием ИС инвестиций, проект также осуществляется специалистами бизнес- подразделений.

Преимущества:

-взаимосвязь ИС персонала и бизнес-подразделений;

- повышение прозрачности ИС расходов, двойной контроль расходов.

Недостатки: сложность определения доли ресурсов ИС,а так же стоимости их обслуживания и содержания. Нельзя просто пропорционально распределить расходы между бизнес- подразделениями.

3.ИС-подразделения включает бизнес – подразделения и продает свои сервис-услуги как внутренним пользователям, а также и внешним пользователям.

Перед ИС- подразделениями ставиться задача получение прибыли. При оказании соответствующих услуг ИС- специалисты выписывают соответственные счета как внутренним так и внешним клиентам. Данный способ является наиболее эффективным, но возможен лишь в крупных расчетах взаимоотношений между бизнес- подразделениями.

Анализ ИС расходов.

При анализе ИС расходов можно использовать следующие методы:

1)сравнительный анализ – собственные расходы ИС организации можно сравнивать с данными прошлых лет,с данными конкурентов, лидеров отрасли и др.

2)структурный анализ- изучение структуры ИС расходов, их сбалансированности и адекватности.

В российской практике часто чрезмерно завышаются расходы на технические средства.

3) трендовый анализ - те изучение изменений динамики и структуры ИС расходов, выявление тенденций, расчет последних выявленных отклонений.