Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками

Договор поставки является видом договора купли-продажи. Как и договор купли-продажи, он направлен на возмездное перенесение права собственности (иного вещного права) от поставщика (продавца) на покупателя. Поэтому к нему применимы общие нормы о купле-продаже.

Отличия договора поставки от иных договоров купли-продажи определены ст. 506 ГК. Договором поставки признается договор, по которому поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным применением. Договор поставки с учетом характерных для него черт является возмездным, двусторонним, консенсуальным.

При выполнении условий договора поставки оформляются следующие документы:

) товарная накладная, в которой указываются наименование переданного товара, его количество и цена. Она подписывается руководителем организации - поставщика, лицом, производящим сдачу товара, и представителем покупателя, принимающим товар, также ставятся печати поставщика и покупателя. Форма накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а (ред. от 06.04.01г.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

) доверенность, которую должны иметь лица, осуществляющие сдачу и/или приемку товара (форма которой утверждена постановлением Госкомстата России №71а);

) акты приемки, которые составляются, если приняты материалы, поступившие баз документов, или обнаружено количественное или качественное несоответствие, расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

) транспортные документы при доставке:

а) автотранспортом или речным транспортом:

товарно-транспортная накладная (4 экземпляра);

путевой лист со штампами автопредприятия;

б) железнодорожным транспортом:

железнодорожная накладная (1 экземпляр);

грузовая квитанция (1 экземпляр);

в) воздушным транспортом:

накладная отправителя;

грузовая накладная (3 экземпляра, выписывается перевозчиком);

г) морским транспортом:

коносамент (выписывает порт);

расчетные документы:

счет;

счет-фактура, который должен быть зарегистрирован в книге покупок (порядок составления счетов - фактур утвержден постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 №914, последние изменения внесены в Правила постановлением Правительства РФ от 16.02.04 №84);

приходный кассовый ордер (необходим, если оплата производится за наличный расчет);

расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы организации).

В случае предъявления покупателем претензий в связи с недопоставкой товаров поставщик, допустивший недопоставку товаров, обязан в соответствии со ст. 511 восполнить недопоставленное количество товаров. Обязанность восполнения установлена на случай недопоставки товаров, просрочки поставки или ненадлежащего исполнения поставщиком указаний покупателя о поставке товаров получателям (нарушения отгрузочной разнарядки).

Если поставщик возвращает покупателю денежные средства за недопоставленный товар, то выписывается новая счет - фактура на фактически полученный покупателем объем товаров с указанием «По пересчету» и ссылкой на номер ранее оформленного счета - фактуры.