Как стать эффективнее: применяем правило 80/20

Какое отношение к вашей эффективности имеют недвижимость, сбор гороха и итальянский экономист?

На самом деле самое прямое. В XIX веке итальянский экономист Вильфредо Парето определил, что 80 % недвижимости в Италии принадлежит всего 20 % ее жителей. Он также отметил, что 80 % урожая гороха в его саду дают 20 % гороховых стручков. Отсюда мы получаем знаменитый принцип Парето, правило 80/20, согласно которому 80 % результата получается от 20 % вклада.

Скорее всего, это верно и в отношении того, как вы проводите время. Из дел, которые вам надо завершить в течение дня, только часть действительно  важна. Не будем спорить, какой процент представляет собой эта часть – чуть больше или чуть меньше 20 %. Смысл в том, что некоторая часть дел важнее остальных.

Допустим, вы должны в короткий срок собрать свой чемодан перед отпуском или командировкой. Конечно, вам хотелось   бы взять с собой отглаженные рубашки и спокойно обдумать, что может понадобиться еще. Но есть дела и поважнее: проверить билет, паспорт и, возможно, документы для поездки. Это те 20 %, которые имеют значение.

Допустим, вам нужно написать отчет для клиента. В этом случае лучше потратить время на то, чтобы отметить ключевые моменты и информацию, чем на оформление. Лучше предложить клиенту основную суть и голые факты, чем вообще ничего.

У всех нас очень мало времени и много дел, и мы должны научиться отделять важное от просто срочного. Мы должны сосредоточиться на том, что необходимо   сделать – что принесет наибольшую выгоду, в отличие от того, что больше всего привлекает наше внимание.

Вы уже составляете перечень дел на день? Если нет, то стоит начать именно с этого. В конце каждого дня напишите список задач на следующий день. Конечно, многие из ваших дел важны, но некоторые имеют решающее значение. Именно эти задачи больше всего повлияют на рабочий день, карьеру, жизнь. Так какие это задачи? Можно подчеркнуть их, нарисовать звездочку, выделить шрифтом, по крайней мере, в голове, если не на бумаге.

Определите приоритеты на завтрашний день. Привыкайте делать это по отношению ко всей своей работе и всем задачам в жизни. В течение дня пересматривайте свои приоритеты. Когда вам поручают новое задание, оцените его – это «необходимо сделать» или всего лишь «желательно сделать, если появится время». Если вы решите, что новая задача критически важна и ее необходимо выполнить, то одно из других обязательных дел придется вычеркнуть из перечня.

Не пытайтесь втиснуть все больше и больше работы в один день. Смысл распределения приоритетов заключается в том, чтобы выполнить несколько наиболее значимых задач, то есть примерно 20 %, от которых на 80 % зависит успех дела.

Используйте свои преимущества

Рекомендации в этом разделе подскажут вам, как согласовать меняющиеся приоритеты и легче приспосабливаться. Однако я не предлагаю вам стать таким сумасбродным авантюристом, как некоторые люди с низким уровнем добросовестности.

По сути, вы достигнете наибольшего успеха, когда сможете использовать свои сильные стороны, составлять планы, организовывать мир вокруг себя, осторожно и обдуманно принимать решения. Так что помните об этом, когда будете рассматривать различные возможности в будущем. Если ищете новую работу, выбирайте ту, в которой требуется умение планировать и быть предусмотрительным. Возможно, вы будете наиболее успешны в крупных организациях со сложившимися традициями и правилами. Избегайте ситуаций, вынуждающих принимать интуитивные решения в хаотичных и постоянно меняющихся условиях.

В личной жизни признайте, что вас всегда будут раздражать люди с низкой добросовестностью, которые терпеть не могут связывать себя планами. Но вы также должны понять, что вам никогда их не изменить. Можете либо примириться с ними, либо уйти от них.

Уважайте свои предпочтения и преимущества. Тогда вы добьетесь успеха и реализуете себя.