2020-04-07
289
Деловое письмо – документный текст, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии, предполагает обратную связь.
Деловое письмо как документ не индивидуализировано, объективно, точно, однозначно, официально, выполняет широкий спектр коммуникативных целей: просьба, требование, напоминание, предупреждение, приглашение, ответ, отказ, обещание, благодарность.
Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.
Письмо, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1) ясность (clearness); 2) краткость (лаконичность) (conciseness); 3) завершенность (полнота) (completeness); 4) любезность (учтивость) (courtesy); 5) грамотность (языка) (correctness).
|
|
|
Рекомендации по написанию писем отдельных типов.
1. Cопроводительное письмо (Cover Letter) – содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника. Сопроводительное письмо - это краткий документ, который позволяет составить представление о профессиональных способностях претендента на должность. Клишированные формулы на английском и русском языках, используемые в сопроводительных письмах:
| This is with reference to your advertisement… | Я пишу данное письмо в связи с Вашим объявлением. |
| I am writing to apply for the position of (position title) … | Прошу рассмотреть мою кандидатуру на должность (название должности) … |
| I hereby submit my application for the said post. | Этим письмом я подаю заявление на указанную должность. |
| I am currently looking for a new job. | В настоящее время я ищу новую работу |
| I am seeking employment with your organization. | Я ищу работу в Вашей фирме. |
| The company’s activities/projects belong to the sphere where my professional interests lie. | Деятельность/проекты компании соответствуют моим профессиональным интересам. |
| I am particularly interested in this job, as… | Я чрезвычайно заинтересован в этой работе, поскольку… |
| I am currently working as (position title) at (company name) … | В данный момент я работаю в (название компании), где занимаю должность (название должности) … |
| I held my last office with… | На прошлой работе я трудился в должности у… |
| I have been practicing psychology since… | Я работаю в сфере психологии с …. |
| I have 5 years of experience in (field name)... | У меня 5 лет опыта работы в сфере (название сферы)... |
| I am a graduate from… | Я выпускник (название вуза)… |
| My main responsibilities included… | Среди моих основных обязанностей были… |
| I am in charge of… / I am responsible for… | В мою зону ответственности входит … |
| I specialize in dealing with… | Я специализируюсь на… |
| Thank you for considering my application | Благодарю за ваше время и внимание к моему письму. |
| Names and contact details of my referees are available on request. | Готов предоставить контакты людей, которые могут меня порекомендовать. |
| I enclose copies of references from my last two employers. | Я прилагаю копии отзывов двух моих бывших нанимателей. |
| I am attaching my resume. | Я прилагаю свое резюме. |
| You will find more detailed information in my CV attached to this email. | Более детальную информацию вы сможете найти в моем резюме, которое прикрепляю к этому письму. |
|
|
|
2. Письмо-ответ на запрос (Reply Letter) – в нём
содержится запрашиваемая информация. Когда компания получает письмо с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления. Стандартные выражения, используемые в письме-ответе на запрос информации:
| 1. Благодарность за оказанное внимание | |
| Спасибо за Ваше письмо… Мы хотели бы поблагодарить Вас за проявленный интерес… Мы хотели бы обратить Ваше внимание на. | Thank you for your letter of We would like to thank you for enquiring about... We would like to point out that… |
| 2.Предоставление требуемой информации | |
| Я пишу вам в связи с вашим запросом | I'm writing to you in regard of your enquiry |
| Мы с удовольствием вкладываем… | We are pleased to enclose... |
| Я пишу, чтобы сообщить о … | I’m writing to let you know that… |
| Мы прилагаем… | We enclose... |
| 3. Ответ на дополнительные вопросы | |
| Мы также хотели бы сообщить Вам о… | We would also like to inform you... |
| Относительно Вашего вопроса о… | Regarding your question about... |
| Отвечая на Ваш вопрос… | In answer to your question (enquiry) about... |
| 4.Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество | |
| Мы надеемся | We look forward to... |
| услышать Вас снова | hearing from you |
| получить от Вас заказ. | receiving your order |
| что Вы станете нашим клиентом | welcoming you as our client (customer) |
3. Информационное письмо (Information letter) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата. Информационное письмо – это один из видов некоммерческих деловых писем, оно призвано сообщить адресату важную информацию, которую вы хотите до него донести. Одним из видов информационного письма является сообщение о научной конференции. Размеры информационного письма могут быть самыми разными от одного-двух абзацев, до нескольких страниц. Оформляется информационное письмо по принципу деловых писем: дата, исходящий номер, должность, фамилия и инициалы адресата, название документа (информационное письмо), текст письма. Обычно информационное письмо заверяется подписью руководителя, либо его заместителя.
4. Деловое электронное письмо – особая форма деловой письменной коммуникации, которая осуществляется посредством сети Интернет, что обеспечивает максимальную скорость коммуникации, широкую возможность передачи дополнительной информации, в том числе в невербальной форме. Электронное письмо дублирует функции традиционного служебного письма.
Деловое электронное письмо должно соответствовать ряду требований: обязательно 1) обозначение темы письма, 2) указание адресата, 3) наличие формы приветствия, 4) наличие формулы завершения контакта.
Стандартные клише начала и окончания писем и электронных сообщений
1. Ссылка на предыдущее письмо.
| With reference to your letter of 15 February... | Со ссылкой на Ваше письмо от 15 февраля….. |
| In response to your query concerning... | В ответ на ваш запрос относительно... |
| Further to our (telephone) conversation of... | В дополнение к нашему (телефонному) разговору... |
| Thank you for your email of 15 February | Спасибо за ваше письмо от 15 февраля |
2. Формулировка цели.
|
|
|
| I am writing to inform you that... | Я пишу, чтобы сообщить вам о том, что... |
3. Приглашение к дальнейшему сотрудничеству.
| Please contact me again if I can help in anyway. | Пожалуйста, свяжитесь со мной, если я могу вам чем-нибудь помочь. |
| Should you have any further questions, do not hesitate to contact me. | Если у вас возникли дополнительные вопросы, не cтесняйтесь обращаться ко мне. |
4. Надежда на скорый ответ.
| I look forward to your reply/ to meeting you/ to hearing from you. | Я с нетерпением жду вашего ответа/нашей встречи/вашего ответа |
Рекомендуемая литература:
1. Бод Д. Деловая переписка на английском языке. – М.: Альпина Пабл., 2016. - Режим доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=911616.
2. Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи: учебное пособие для вузов / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Е. Ю. Кашаева. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2011. - 539 с. - (Высшее образование). - ГРИФ.
3. Введенская, Л. А. Русский язык. Культура речи. Деловое общение: учебник. - М.: КНОРУС, 2012.
4. Дудник Л.В. Решение деловых проблем на английском языке (коммуникативный аспект) [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Л.В. Дудник, Т.С. Путиловская. — М.: ИНФРА-М, 2019. — 127 с. — (Высшее образование: Магистратура). — Режим доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=952078.
5. Мунин А. Н. Деловое общение [Электронный ресурс]: курс лекций / А. Н. Мунин. - 2-е изд. - М.: Флинта: НОУ ВПО «МПСИ», 2010. - 376 с. - Режим доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=406308.
