Какие существуют основные стадии проведения делового совещания?

Этап 1. Определение цели совещания и повестки дня.

Цель выглядит как принятие конкретного решения (чаще всего целью делового совещания выступает контроль за деятельностью сотрудников, мобильность и планирование). Поэтому этот результат формулируют заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее пройдет совещание и результат будет достигнут. В процессе определения цели организатору необходимо ответить на вопрос: Может ли данный вопрос быть решен конкретным сотрудником в текущем рабочем порядке? Можно ли заменить совещание другой формой решения вопроса?

Этап 2. Определение времени проведения и количества участников.

Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных) проводятся в понедельник во второй половине дня. Круг участников выбран таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный вариант 6-7 человек (начальник РЭС, главный инженер, мастера ОУЭиОП и ОМиВК,оперативный персонал). Конструктивное решение вопросов и проблем зависит присутствия только заинтересованных лиц. Проведение совещания поручают тем сотрудникам, которые наиболее компетентны в данной теме.

Этап 3. Организация места проведения.

Заранее предугадывается, насколько это возможно, совместимость участников совещания. Это позволит таким образом расставить стулья и рассадить людей, чтобы повысить эффективность общения. Информация воспринимается лучше и быстрее, если хорошо видно лицо, глаза, жесты говорящего. Расположение стола показано в приложении (рис. 3). Нередко на совещаниях осуществляется «телемост» с главным управлением из Костромы, Белгорода и Москвы.

Этап 4. Проведение совещания: продолжительность и регламент.

Деловое совещание имеет некоторые компоненты, которые напрямую влияют на эффективность принятия решения. Продолжительность не превышает 45 минут (чаще всего 15-30 минут). Психологически коллективный разум не сможет продуктивно работать свыше этого времени.

Деловое совещание имеет регламент выступлений. Следит за соблюдением регламента председателя. Однако уважение к регламенту всех участников совещания показывает компетентность сотрудников.

Этап 5. Протокол совещания.

Составляется официальный документ, фиксирующий основные этапы совещания, фамилии выступающих, предложения и принятые решения. На основании протокола, руководитель вправе требовать исполнения принятых решений.

Этап 6. Анализ подготовки и проведения совещания.

Деловое совещание считается успешным, если можно положительно ответить на вопросы: Насколько правильно определен круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности общения? Насколько участники совещания были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом возникших конфликтов (если они имели место)? Эффективно ли было потрачено время совещания?

Назовите факторы повышения эффективности делового общения?

- Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения

- Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы позволяют работникам подготовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.

- Создание атмосферы непринужденности и деловитости.

- Обеспечение эффективности ведения записей -очень важный фактор успеха. Менеджер должен знать, что хорошо, грамотно организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, замечания, вносить коррективы или конкретные предложения, а также накапливать важную информацию. Форма записей должна зависеть от характера обсуждаемого вопроса. Так, если вырабатывается план конкретных действий, то делаются три колонки. В первой колонке записывается фамилия выступающего, во второй - кратко отмечается суть выступления или предложения, в третьей - записываются фамилии тех, кто поддержал выступающего. Такие записи могут стать не только базой для создания плана текущей работы, но и послужить резервом идей и работы на перспективу.

- Обеспечение активности всех участников совещания. Задачей ведущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их авторитету и положению Часто бывает так, что молодые, менее опытные, сотрудники не решаются выступать после более старших и опытных, особенно если их мнение не совпадает с мнением руководителя, а идеи, высказанные молодыми специалистами, обычно не обсуждаются, а только принимаются к сведению.

- Обсуждение особых мнений. В этом случае руководитель может столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются явно ошибочные мнения отдельных участков совещания. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым и останется.

Вторая ситуация возникает, если большую часть особых мнений составляет суждения, высказанные сотрудниками, которые стремятся сузить или расширить выдвинутое предложение или поставленную проблему. Такие мнения требуют обсуждения, так как имеют ценное зерно и позволяют достигнуть положительных результатов. Ни в коем случае нельзя на совещании прибегать к голосованию, потому что деловое совещание превратится в собрание.