Объект 1. Форма «Штатное расписание _Фамилия»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 17

СОЗДАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ ПРИ ПОМОЩИ МАСТЕРА

В СРЕДЕ СУБД ACCESS.

Цель работы:

ü изучить информационные технологии создания пользовательских форм для ввода данных с использованием Мастера форм и Конструктора в СУБД MS Access;

ü изучить информационные технологии создания отчетов в СУБД MS Access;

ü приобрести практические умения и навыки при создании форм и отчетов в программе Access;

ü научиться правильно использовать и настраивать элементы управления на формах в СУБД MS Access;

ü научиться создавать формы и отчеты в БД Мастером и в режиме Конструктора.

Обеспечение работы:

ü ПК с установленными необходимыми программами для работы (MS Access);

ü методические указания к выполнению работы (электронный вариант).

Порядок выполнения работы:

1. Ознакомиться с теоретическим материалом данных методических указаний;

2. Выполнить задание, приведенное в разделе II. Порядок выполнения работы;

3. Ответить на контрольные вопросы, сделать выводы.

4. Оформить отчет.

Содержание отчета:

ü тема, цель и порядок выполнения работы;

ü привести выполненные задания (скриншоты);

ü ответы на контрольные вопросы;

ü выводы.

Теоретические положения

I. СОЗДАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ В БАЗЕ ДАННЫХ

Записи базы данных (БД) можно просматривать и редактировать в виде таблицы или в виде формы. Представление БД в виде таблицы позволяет наблюдать сразу несколько записей одновременно, однако часто вид Таблица не позволяет полностью видеть всю информацию на экране.

Формы позволяют забыть о неудобствах, возникающих при работе с таблицами, имеющими большое количество полей. В режиме Форма можно все внимание уделить одной записи, не пользуясь прокруткой для поиска нужного поля в длинной череде столбцов таблицы, а имея перед глазами всю информацию.

Также для удобства работы с формой на ней можно разместить Элементы управления (например Кнопки).

Пользователь имеет возможность создать формы самостоятельно или создавать их автоматически

при помощи мастера. Формы содержат элементы управления, и от их расположения на форме зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы.

Создание форм.

По процессом обработки информации в ИС прежде всего понимаются следующие процедуры: ввод, просмотр, выборка некоторого подмножества данных, сортировка, группировка, изменение (исправление), расчет производных параметров и итогов. Все эти действия можно делать с помощью объектов СУБД Формы. Для одной БД может быть разработано сколько угодно форм в зависимости от поставленных задач обработки информации. При удалении формы удаляется процедура обработки, графическое оформление, но информация из БД не исчезает, так как хранится в объектах другого типа – в таблицах.

Чтобы ввести данные для рассматриваемой БД «Кадры», необходимо создать три формы: по одной для каждой таблицы. Начинать ввод следует с таблицы, находящейся на стороне «Один», связи «Один ко многим». Она является «главной» из нее подставляются значения первичного ключа в поле внешнего ключа «подчиненной» таблицы.

Формы можно создавать с помощью конструктора и с помощью мастера. Воспользуемся мастером создания форм. Вызвать мастер создания форм можно на вкладке «Создание», кнопка «Другие формы» выбрав пункт «Мастер форм».

Рис. 1.1 – Мастер форм