Коммуникации между организацией и ее средой

Тема 2.3. Коммуникации в управлении

План

1. Роль коммуникаций в менеджменте. Виды коммуникаций.

2. Понятие и классификация управленческой информации.

3. Барьеры коммуникаций.

4. Совершенствование процессов обмена информацией.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ ПО ТЕМЕ.

· Коммуникация;

· Средства коммуникации;

· Виды коммуникаций в организации: вертикальная, горизонтальная, коммуникация между организацией и ее средой, неформальная коммуникация;

· Управленческая информация;

· Виды документов в организации: распорядительные, организационные, информационно-справочные, личные;

· Коммуникационный процесс;

· Кодирование и декодирование информации;

· Шумы и искажения в коммуникационном процессе;

· Барьеры коммуникаций: межличностные, организационные.

Роль коммуникаций в менеджменте. Виды коммуникаций.

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

КОММУНИКАЦИЯ - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно.

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

По некоторым исследованиям наибольший удельный вес воспринимаемой информации - 55% идет через выражение лица, принимаемые позы и жесты, т.е. невербально. 38% информации воспринимается через интонации и модуляции голоса и только 7% воспринятых сообщений принадлежит самой речи (рис. 1).

 

 

СРЕДСТВАМИ КОММУНИКАЦИИ является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ЕЕ СРЕДОЙ

Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой.