Контроль обычно выполняется в три этапа (рис. 4.4)

Рис. 4.4. Основные этапы выполнения функции управление — контроль

На первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конк­ретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы.

На втором этапе при сравнении показателей функцио­нирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений.

На третьем этапе полученные фактические результаты сравниваются с заданными стандартами и определяется, какие действия необходимо предпринимать.

Главные инструменты выполнения функции контроля:

• наблюдение;

• проверка всех сторон деятельности;

• учет и анализ.

В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым.

Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям (следует отметить, что подход, основанный на доверии, явля­ется эффективным только в условиях развитой экономики), а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредс­твенно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты исполнителя и сроки. Рас­ход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.

Осуществление регулярного и качественного учета и конт­роля за функционированием системы управления предприятием является важным условием ее высокой эффективности.

Координация

Координация (от лат. coordinatio — расположение в по­рядке) — составная часть процессов управления, состоящая в согласовании, упорядочении действий разных частей управля­емой системы.

Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выпол­нения этой функции могут использоваться:

- всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитичес­кие материалы),

- результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т. д.

Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.