Списание товаров (блюд) в представительских целях

Зачастую гостиницы проводят встречи с представителями других компаний для обсуждения новых проектов или в рамках реализации уже действующих договоров в ресторанах при самих гостиницах. Иногда, если в гостинице работает свой магазин, то продукты для проведения переговоров (например чай, кофе, конфеты, печенье) берутся из этого магазина. Указанные расходы признаются в бухгалтерском и налоговом учете как представительские расходы. А от правильного документального оформления данных расходов будет зависеть признание налоговиками их в составе затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Понятия представительских расходов в бухгалтерском законодательстве мы не найдем, зато оно дается в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Согласно указанному пункту к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика независимо от места проведения указанных мероприятий.

То, что расходы на ресторанное обслуживание можно признать в составе представительских расходов для целей налогообложения, нам говорит тот же пункт 2 статьи 264 НК РФ. Там прямо сказано, что к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для приглашенных на встречу лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, буфетное обслуживание во время переговоров.

Что касается документального оформления представительских расходов, то ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не содержат каких-либо специальных требований по этому поводу. Поэтому применяются те же требования, что и к любым другим видам расходов. Для целей бухгалтерского учета необходимо соблюдение положений статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, а для целей налогообложения - статьи 252 НК РФ, то есть расходы должны быть оформлены документами в соответствии с законодательством Российской Федерации и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В то же время, как показывает практика, а также ответы сотрудников контролирующих органов на частные запросы, последние предъявляют особые требования к документальному оформлению представительских расходов. Например, об этом говорится в письме УМНС России по Московской области от 10 марта 2004 года N 04-27/03000.

Во-первых, необходимо наличие утвержденной руководителем сметы представительских расходов на отчетный год, а также внутреннего положения, регламентирующего документальное оформление представительских расходов и порядок осуществления контроля над их расходованием и списанием.

Во-вторых, при проведении каждой встречи с партнерами должна составляться программа, в которой указываются дата проведения встречи, место ее проведения и количество приглашенных с указанием наименования организации-партнера.

По итогам встречи составляется акт на списание представительских расходов с приложением документов, подтверждающих сумму произведенных затрат. Акт составляется в произвольной форме, поскольку унифицированной формы такого документа нет.

Как мы говорили выше, гостиницы, приглашая к себе партнеров по бизнесу для проведения деловых встреч, пользуются услугами собственных ресторанов и магазинов. В этом случае в качестве документов, подтверждающих сумму представительских расходов, будут выступать счета ресторана гостиницы и иные документы.

Однако в ресторане гостиницы, как и в любом другом, стоимость всех потребленных в ходе встречи блюд и напитков указывается с учетом наценки. В то же время в составе представительских расходов как для целей бухгалтерского, так и налогового учета должна быть отражена только себестоимость этих блюд и напитков. А сумма по выписанному "представительскому" счету не должна попасть в выручку от реализации этих блюд. Для этого во внутреннем положении о представительских расходах должен быть предусмотрен специальный механизм составления и выдачи первичных документов.

Так, если в ресторане, в котором проходит встреча, применяется контрольно-кассовая техника, автоматически связанная с системой учета операций в общественном питании, то по окончании встречи вся сумма заказа (с указанием наименований блюд и напитков и их стоимости) отражается в отдельном счете по цене продажи со 100%-ной скидкой. Это означает, что в выручке этот счет не отразится, а в программе учета операций в общественном питании себестоимость "представительских" блюд будет отражена в полном объеме.

Сложнее, когда в ресторане или магазине гостиницы информация из кассового аппарата не может транслироваться в программу по формированию первичных документов в общественном питании. В этом случае себестоимость блюд и напитков, использованных на встрече, рассчитывается вручную.

Так или иначе, на основании счета ресторана магазина составляется Акт на списание представительских расходов, который и будет основанием для отражения в бухгалтерском учете записи по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" субсчет "Представительские" и кредиту счета 20 "Основное производство" или 41 "Товары".

Итак, в случае проведения деловой встречи в ресторане гостиницы или приобретения продуктов для этой встречи в собственном магазине, выручка от реализации (передачи) этих товаров (изделий) ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете гостиницы не отражается. Как показывает практика, иногда гостиницы перестраховываются и отражают выручку, а значит, и все налоговые обязательства вместе с ней.

Пунктом 5 ПБУ 9/99 предусмотрено, что доходами от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг. При этом выручка может быть признана в бухгалтерском учете только при соблюдении всех требований, установленных пунктом 12 ПБУ 9/99. В первом разделе нашей книги уже неоднократно говорилось об этих условиях. Так вот, ни одно из установленных пунктом 12 ПБУ 9/99 условий, позволяющих признать выручку при передаче блюд в представительских целях, не выполняется. Это значит, что и отражения выручки на счетах бухгалтерского учета быть не может.

В налоговом учете в части признания выручки предусмотрено следующее. В соответствии со статьей 249 НК РФ доходом от реализации признается выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных.

А статьей 146 НК РФ установлено, что объектом обложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации.

При этом реализацией товаров, работ или услуг организацией признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, или возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. В случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, к реализации относится и передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Также хотелось бы обратить внимание на достаточно распространенную ошибку. Иногда суммы представительских расходов отражаются в Акте реализации изделий кухни (форма N ОП-10), что не совсем правильно. Ведь сама по себе эта форма подразумевает отражение только тех блюд и изделий, которые были реализованы, то есть проданы. В данном случае, как уже было отмечено выше, факт реализации отсутствует.

Сумма представительских расходов отражается в Товарном отчете по форме N ОП-14 в графе "Расход" со ссылкой на Акт на списание представительских расходов.

Не стоит забывать и о том, что представительские расходы для целей налогообложения нормируются. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

И, наконец, не менее актуальный вопрос о правомерности отнесения в состав представительских расходов стоимости алкогольной продукции. Одно время мнение контролирующих органов относительно правомерности отнесения на расходы стоимости алкогольной продукции сводилось к тому, что поскольку в исчерпывающем перечне расходов на представительские цели алкоголь отсутствует, то его стоимость не может быть учтена в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Однако позже появились другие комментарии по этому вопросу. Так, согласно письму Минфина России от 19 ноября 2004 года N 03-03-01-04/2/30, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом они должны учитываться в пределах норм, установленных пунктом 2 статьи 264 НК РФ.

Под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (ст. 5 ГК РФ).