Характеристики эффективного контроля

Необходимость контроля

1. Фактор неопределенности.

2. Возникновение кризисов.

3. Поддержание успеха.

4. Широта контроля.

 

Виды контроля

1. Предварительный контроль.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам:

1.1. Человеческие ресурсы.

1.2. Материальные ресурсы.

1.3. Финансовые ресурсы.

2. Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, аппарату необходима обратная связь. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

3. Заключительный контроль

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена, имеет две важные функции.

3.1. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

3.2. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы связать вознаграждение с результатом. Если руководство организации связывает вознаграждения с достижением определен­ного уровня результативности, то, очевидно, что результативность надо измерять точно и объективно.

Процесс контроля

В процедуре контроля есть три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Итак, этапы контроля:

 

1. Установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования.

2. Сопоставление достигнутых результатов со стандартами. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

2.1. Определение масштаба допустимых отклонений — вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то снизится качество. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то выполнять задачи станет очень сложно. Такая система контроля может парализовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей организации.

2.2. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Один из способов увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

2.3. Измерение результатов, позволяющее установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, — это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если установленный стандарт — это прибыль, то измерение следует вести в рублях или процентах. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт предопределяет те величины, которые должны быть измерены. Важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю.

2.4. Передача и распространение информации. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения работников как стандарты, так и достигнутые результаты.

3. О ценка информации о результатах и корректировка. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение — необходимо ли действовать, и если да, то как. После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт:

3.1. Ничего не предпринимать. Если сопоставление результатов со стандартами говорит о том, что цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать или поощрить сотрудников.

3.2. Устранить отклонения. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

3.3. Пересмотр стандартов. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически, делают тщетными стремления рабочих и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.

Поведенческие аспекты контроля

Сотрудники обычно знают, что для оценки результативности их деятельности руководство применяет различные методы контроля. Они знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и выполняет процедуру контроля, послужат основанием для распределения вознаграждений. Поэтому подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них при проверке. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль.

Другой потенциальный поведенческий эффект контроля заключается в том, что он может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Так менеджеры могут стараться устанавливать заниженные цели, увеличивая вероятность их достижения и получения вознаграждения в период подве­дения итогов.

Характеристики эффективного контроля

1. Стратегическая направленность контроля

2. Ориентация на результаты 

3. Соответствие делу 

4. Своевременность контроля 

5. Гибкость контроля

6. Экономичность контроля

 

 

► present case 9 и 10: Организация, социальная среда и имидж

Сегодня мы скатываемся в кризис. Сокращение штатов, диверсификация рабочей силы, информационный взрыв, глобальная конкуренция, снижение потребления, комплексное управление качеством — все это не только набор модных терминов: эти явления характеризуют жестокую реальность, с которой менеджеры сталкиваются в нашидни и с которой им придется сталкиваться в будущем. Исходной точкой приложения изменений в окружающей среде, с которыми сталкиваются организации и менеджмент, является глобальная, единая мировая экономика. Управленцы формируют тенденции, которые, в свою очередь, должны изменить характер рабочей среды. К таким тенденциям относятся:

1- Традиционная иерархическая организация уступает место многообразию организационных форм

2. Рабочую элиту составляют профильные специалисты – носители знания с развитыми soft skills.

3. От работников требуется постоянное обучение, больше интеллектуальной деятельности высшего порядка, уменьшение объема традиционной рутины по схеме «с девяти до пяти».

4. В парадигме ведения бизнеса произошел сдвиг от производства продукта к предоставлению услуг. При этом качество продуктов и услуг становится решающим конкурентным преимуществом на мировых рынках. Хотя цена, преданность торговой марке, привлекательность дизайна и технические инновации все еще важны для потребителей в развитых странах, качество продуктов по своей значимости выходит на первый план. Кроме этого, качество предоставляемых услуг становится критическим фактором в сервисном секторе.

5. Возникновение этических вопросов: как менеджмент может устранить все формы дискриминации (по признакам возраста, пола, расы, этнического происхождения, религии, физических недостатков) и обеспечить равные возможности по всем аспектам найма? Результатом повышения чувствительности к этим вопросам, порожденного осознанием происходящей диверсификации рабочей силы, стала концентрация на таких проблемах, как сексуальные домогательства, эффект «стеклянного потолка» (невозможность для женщины достичь высших уровней менеджмента) и отношения в балансе «работа — семья».

6. Проблемы окружающей среды стали настолько важны в плане изучения, понимания и эффективного применения теорий организации, что им следует уделять особое внимание, наряду с проверенными временем проблемами установок, мотивации, групповой динамики и лидерства.

 

☺ Задание 1. Это не все возможные тенденции. Придумайте еще хотя бы 2 тенденции в современном менеджменте, в управлении организациями и людьми.