Введение операций и проводок с помощью документов

Наиболее естественной формой работы бухгалтера является работа с первичными документами. Каждая бухгалтерская операция обусловливается или подтверждается некоторыми первичным документом. Поэтому при ручном организации учета бухгалтер, как правило, выполняет два действия: выписывает или регистрирует документ, а затем отображает его основные показатели в учетных регистрах. Компьютерная программа позволяет совместить процесс ввода, регистрации первичного документа и формирования связанных с ним бухгалтерских проводок. Для этой цели в программе "1С: Бухгалтерия" предусмотрен режим ввода документов. Набор документов, их реквизитный состав, формы журналов для регистрации документов определяются в процессе конфигурирования программы.

Прежде чем перейти к рассмотрению порядка ввода документов, определим наиболее часто встречаются понятия и термины.

Вид (тип) документа. Все документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для ввода и хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например выдачи денег из кассы, поступления товарно-материальных ценностей на склад и т.п. Конфигурация предусматривает наличие заранее определенного набора форм документов. Расширить существующий набор видов документов можно только на этапе конфигурирования программы.

Документ может использоваться для различных целей:

- для ввода и хранения информации первичного документа в информационной базе;

- для формирования бухгалтерских записей (проводок) и их сохранения в базе учетных данных;

- для формирования печатного образа документа, который может быть пересмотрен, сохранен в компьютере или распечатан.

Не исключается использование документа для одной или двух из названных целей. Например, документ может быть предназначен для ввода информации и формирования проводок, но не иметь печатной формы, или наоборот, имея печатную форму, не предусматривать формирование проводок.

Полный список всех типов документов, входящих в конфигурацию, можно увидеть непосредственно в режиме ведения бухгалтерского учета. Для этого, находясь в журнале операций или в журнале документов "Общий", надо обратиться к функции "Ввести документ" (в журнале операций - комбинация клавиш Shift + F9, в журнале документов - клавиша Insert). В результате откроется окно для выбора вида документа. В этом окне будет представлен полный список всех документов включенных в данную конфигурацию.

Форма диалога для ввода документа представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитов документа. Внешний вид формы документа, его свойства и состав полей определяются типом документа и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными. Каждый документ имеет два обязательных реквизита - номер и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Для такого документа, как счет, это, например, клиент, его реквизиты и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которые могут встречаться в количестве более одного на документ. Это, например, список товаров с их количеством и номенклатурой для того же счета.

В общем случае табличная часть представляет собой совокупность строк одинаковой структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе "1С: Бухгалтерия" может содержать только одну табличную часть.

Выяснить назначение каждого конкретного документа можно в документации в книге "Описание типовой конфигурации" или непосредственно в программе. Для этого надо обратиться к диалоговой формы ввода документа и в панели инструментов нажать экранную кнопку с пиктограммой ("Описание").

Документ. Обычно когда говорят о наличии или отсутствии документа в информационной базе, то имеют в виду конкретный экземпляр документа со своим номером, датой, набором реквизитов.

Журнал документов. Есть форме, предназначенной для регистрации информации о введенных документах. Каждая строка журнала представляет собой запись, содержащая наиболее существенные реквизиты, идентифицирующие документ: его наименование, номер, дату и пр.

Как правило, по журналу закреплены определенные типы документов, которые могут быть в нем зарегистрированы. Например, для кассовых документов предусмотрен журнал с наименованием "Касса", этот журнал используется для регистрации документов двух типов - приходных и расходных кассовых ордеров.

Заметим, что один и тот же документ может одновременно регистрироваться не в одном, а в нескольких журналах. Однако в отличие от ручного учета ввода документа проводится однократно, а компьютер самостоятельно осуществляет "разнос" записей о документе по разным журналам в соответствии с правилами, определенными при конфигурировании системы.

Запись о каких раньше введенном документе можно найти в журнале документов "Общий", хотя, кроме него, информация о документе может быть заключена и в другие специализированные журналы.

Далее подробнее остановимся на автоматизации ввода кассовых операций в типовой конфигурации программы "1С: Бухгалтерия". Для этого в программе предусмотрены документы "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер".

Сдача наличных денежных средств на расчетный счет.

Учетная процедура.

Сдача наличности на расчетный счет производится приказом руководителя предприятия. В бухгалтерии предприятия на основании приказа выписывается расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма наличности, кажется на расчетный счет.

При сдаче денег в операционном отделе банка кассиром заполняется объявление на взнос наличными, квитанция и ордер. Объявление на взнос наличными остается в банке, квитанция выдается банковским работником на руки лицу, внесшему наличные на расчетный счет, в подтверждение получения этой суммы. Квитанция сдается в бухгалтерию, где хранится вместе с расходным ордером и копией листа кассовой книги. При выдаче бухгалтеру (кассиру) выписки с расчетного счета к ней прикладывается ордер - как документ, подтверждающий зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия.

В бухгалтерии предприятия делается запись в кассовую книгу, которая включает содержание операции по ордеру, с указанием корреспондирующего счета - 311 "Текущие счета в национальной валюте" и суммы расходов. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации.

Сумма наличных, сдана на расчетный счет, отражается в бухгалтерском учете проводкой в ​​дебет счета 311 "Текущие счета в национальной валюте" и кредит счета 301 "Касса в национальной валюте".

ТМЦ.

Запасы товарно-материальных ценностей предприятия пополняются за счет поставок от предприятий-поставщиков. Расчеты с поставщиками, как правило, осуществляются в безналичной форме с помощью различных банковских операций.

Наиболее часто в практике хозяйственной деятельности имеют место расчеты за полученные товары и оказанные услуги, выполненные работы или окончательный расчет между поставщиком, подрядчиком, с одной стороны, и покупателем, заказчиком - с другой стороны.

Оправдательным документом для такого рода платежей являются счета, акты о приемке выполненных работ и т.п., на основании которых выписывается платежное поручение. Реквизиты документа-основания отражаются в платежном поручении. Оплата и окончательный расчет за полученные товары оформляются проведением в дебет счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", с кредита счета 31 "Счета в банках".

Также в хозяйственной практике имеет место предоплата за еще не полученные товары или авансовые платежи за еще не выполненные работы. Оправдательным документом для выплаты авансов служит договор. В договоре должно быть оговоренный процент авансового платежа от договорной цены. Предприятие, получившее аванс, выплачивает в бюджет с суммы аванса НДС, поскольку авансовые платежи включаются в налогооблагаемый оборот. Выданный аванс отражается в бухгалтерском учете одной записью в дебет счета 371 "Расчеты по выданным авансам", с кредита счета 31 "Счета в банках".

Для учета расчетов по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пени, неустойки используется счет 374 "Расчеты по претензиям".

Наиболее распространенной формой безналичных расчетов в нашей стране являются расчеты путем платежных поручений.

Платежное поручение - это указание ​​банка, обслуживающего предприятие, перечислить указанную сумму указанному адресату для предложенных целей.

В качестве целей платежей могут выступать:

- расчеты за полученные товары, оказанные услуги, выполненные работы;

- предоплата за будущие поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ;

- оплаты, произведенные по нетоварным операциям: платежи налогов, отчисления в фонды, перечисления денежных средств на счета сотрудников и пр.

Выписка платежного поручения не сопровождается формированием проводок, поскольку оно представляет собой лишь намерение осуществить платеж. И только после того, как с расчетного счета банком списана указанная сумма, подтверждается выпиской с расчетного счета, проводится отображения данного факта на счетах бухгалтерского учета.