Создание формы в режиме Конструктора

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3.

СОЗДАНИЕ ФОРМ В СУБД ACCESS

4.1 Цель работы – изучение приемов создания форм в СУБД Access, получение практических навыков в построении и использовании форм различных типов

Теоретические сведения

Форма - это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы создаются в следующих целях:

– ввод и редактирование данных – формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде, контроль над вводом данных, а также автоматизацию процесса ввода;

– управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов

– вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

– печать информации – формы позволяют задавать два различных набора параметров: один для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать.

– отображение графических данных, которые при работе с таблицей не видны

Формы можно создавать на основе таблиц, запросов, а также использовать комбинированный подход. Способы создания форм: конструктор форм; мастер форм; автоформа; диаграмма; сводная таблица.

Описание последовательности создания форм в режиме мастера

Мастер создания форм позволяет выбрать поля, макет и стиль отображения формы. Для запуска Мастера необходимо на вкладке Создание щелкнуть на кнопке Другие формы (группа Формы), а затем в открывшемся списке выбрать пункт Мастер форм. На экране появится первое окно мастера создания форм

Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы нужно выбрать таблицу или запрос, которые содержат поля будущей формы. Таблицы в этом списке отображаются в алфавитном порядке. Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса. Из списка Доступные

поля выбрать поля, включаемые в Форму. Для этого нужно щелкнуть на имени нужного поля, а затем на кнопке со значком ">" (или просто дважды щелкнуть на имени поля). Выделенное поле переместится в список Выбранные поля. Кнопка ">>" позволяет включить в список Выбранные поля сразу все элементы из списка Доступные поля.

После нажатия кнопки Далее новое окно мастера предлагает выбрать внешний вид формы. Список доступных опций макета представлен справа, в виде группы переключателей: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущей формы. Необходимо щелкнуть на нужном переключателе, а затем – на кнопке Далее.

Следующее окно мастера предлагает выбрать стиль для формы. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть новая форма.

На последнем этапе мастер предлагает указать заголовок для формы. Необходимо ввести нужный заголовок в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставить предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе которой создавалась форма). Кроме того, установить одну из опций: Открыть форму для просмотра и ввода данных либо Изменить макет формы и щелкнуть на кнопке Готово.

Окно формы содержит: имена полей; поля ввода; кнопки навигации по таблице. Перемещение на позицию после последней записи представляет пустую запись, в поля которой можно внести новое значение. Пустую запись можно так же выбрать, щелкнув по кнопке со «*».

Создание формы в режиме Конструктора

Создавать формы любой сложности и редактировать формы, созданные Мастером, или автоформы позволяет только Конструктор форм.

Для создания формы в режиме Конструктора необходимо на вкладке Создание в группе Формы нажать кнопку Конструктор форм. Для редактирования формы ее открывают в области документов, на вкладке Главная нажимают кнопку Режим конструктора.

Заголовок формы – область в верхней части формы, в которой можно располагать информацию, не зависящую от содержания отображаемых записей, например название организации.

Область данных – центральная часть формы, на которую выводятся данные из таблиц или запросов, пояснительные тексты, элементы управления.

Примечание формы – область в нижней части формы, в которую можно ввести информацию в виде пояснений.

Содержимое верхнего и нижнего колонтитулов отображается только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

По умолчанию в окне Конструктора форм отображается раздел данных. Для вывода остальных разделов их нужно вызвать из контекстного меню.

Любая форма в Access состоит из различных объектов, которые имеют характерные для них свойства. Для каждого объекта можно определить действия, выполняемые при наступлении определенных событий. Процесс создания формы в режиме Конструктора состоит в размещении объектов в областях формы и определении для них свойств, связанных с ними событий и выполняемых действий.

При запуске Конструктора форм на ленте появляется временная вкладка Конструктор. Для размещения полей таблиц базы данных на форме в области Сервис нажимают кнопку Добавить поля, перетаскивают нужные поля с помощью мыши в раздел данных и размещают их в нужных местах. Все элементы формы состоят из двух частей – надписи и поля данных.

Режим Конструктора позволяет добавлять на форму различные элементы управления путем выбора их на ленте на вкладке Конструктор форм. Элементами управления в приложении Access называются отдельные конструктивные элементы, которые размещаются в окне формы. Такие элементы могут быть разного типа и выполнять различные функции: отображать данные из полей таблицы, хранить определенный текст (например, заголовки и надписи) или использоваться для декоративного оформления.

Для отображения текста, например, заголовка формы или пояснений, используют элемент Надпись. Для создания нового поля, не встречающегося в таблицах, создают свободное поле (элемент Поле) для отображения результатов вычислений или для приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Элементы управления Список и Поле со списком используются в тех случаях, когда заранее известно, что данное поле будет содержать некоторые повторяющиеся значения и для их ввода достаточно просто просмотреть список предложенных вариантов и выбрать необходимый. Список всегда отображается уже открытым, поэтому занимает в форме больше места, чем поля или поля со списками. Поле со списком выглядит как обычное поле

формы, в правой части которого расположена кнопка со стрелкой. Для выбора значений поле со списком следует открыть. При выборе элемента Поле со списком и указания места, где будет размещаться поле, запускается мастер, который позволяет задать фиксированный набор значений или использовать значения из имеющегося в таблице поля.

Элемент управления Кнопка помещается в форму как механизм запуска некоторого определенного процесса, например: Переходы по записям (перейти к следующей, предыдущей, первой или последней записи), Обработка записей, Работа с формой (открыть, за-крыть или распечатать форму), Приложение (запустить Microsoft Word или Microsoft Excel, выйти из приложения Access), Разное (выполнить запрос или макрос). Кнопки чаще всего размещают в разделах заголовка или примечания формы. Для определения действия по нажатию кнопки запускается Мастер создания кнопок.

Для декоративного оформления используются элементы Рисунок, Линия, Рамка.