Сущность и значение документации, классификация документов и порядок их оформления

Тема 6

Документация и инвентаризация

Тема 5  ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Сущность и значение документации, классификация документов и порядок их оформления.

Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете.

Виды инвентаризации, порядок ее проведения.

Отражение результатов инвентаризации в учете.

Сущность и значение документации, классификация документов и порядок их оформления.

Составление первичных документов – начальная стадия бухгалтерского учета.

Документ – это письменное свидетельство на право совершения или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Условно документ можно разделить на части: заголовочная, содержательная и оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты.

Реквизиты – это отдельные показатели, сведения, отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение.

Главный реквизит заголовочной части – название документа. В содержательной части отражается сущность документа. Здесь дается количественная и качественная характеристика, учитываемого объекта, в специальных графах записывают контрольные числа. В оформляющей части документа отражается дата его составления, утверждения, согласования, визы, указание должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка.

При необходимости ставится печать, предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа. Из перечисленных реквизитов одни являются обязательными, другие – необязательными.

Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: название, дата составления, содержание хозяйственной операции, основание для ее совершения, измерители операции, подписи ответственных лиц. Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.

К составлению документов предъявляются определенные требования: все документы должны оформляться своевременно, в момент совершения операции, содержать достоверные данные, должны быть заполнены разборчиво без подчисток и исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Дата составления указывается: число цифрами, а месяц – прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными Положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Внесение исправление в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные документы можно внести исправления, только по согласованию с участниками хозяйственной операции, что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1 По назначению:

- распорядительные;

- оправдательные (исполнительные);

- комбинированные.

Распорядительные – это документы, которые подписываются руководителем и содержат распоряжение на выполнение той или иной операции (приказы, распоряжения о приеме и увольнении, отпуске и др.)

Исполнительные удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение (товарно-транспортные накладные, акты приемки-передачи основных средств и др.)

Бухгалтерские – создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей (группировочные и накопительные ведомости, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы и др.)

Комбинированные – объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение или оформление операций и подтверждают ее выполнение. Большинство кассовых и банковских документов являются комбинированными (расходный кассовый ордер и др.)

2 По способу составления:

- разовые;

- накопительные.

В разовых документах отражаются одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты и т.д.)

В накопительных отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (ЛЗК, наряды и т.д.)

3 По объему:

- первичные;

- сводные.

Первичные документы (исполнительские, комбинированные) содержат исходную информацию. Они составляются в момент совершения операции (кассовые ордера)

Сводные составляются позже, на основании первичных (отчет кассира).

4 По количеству позиций в документе:

- однострочные:

- многострочные.

5 По месту составления:

- внутренние;

- внешние.

Внутренние составляются внутри предприятия (наряды, кассовые ордера и т.д.)

Внешние поступают из вне. (приемно-сдаточные акты, платежные требования, счета-фактуры поставщика и др.)

6 По воспроизведению информации:

- подлинники (оригиналы);

- копии;

- выписки из документов.

Подлинник – это оформленные и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника.

Выписка – это копия части документа.

7 По срокам хранения:

- документы текущего срока хранения (от года до 5 лет);

- постоянного срока хранения.

Для рациональной организации и учета требуется не только правильное документальное оформление всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот – это движение документа от миомента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение. С целью рациональной организации бухгалтерского учета на предприятии должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем предприятия и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов.

В плане-графике указывается назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и т.д.

План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движения документов и равномерную нагрузку не только работников бухгалтерии, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

План-график составляет главный бухгалтер и контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом: поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены:

1) по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов (выяснение подлинности подписей лиц, составивших документ, выявление подчисток и исправлений);

2) выяснение соответствует ли хозяйственная операция действующему законодательству и целесообразна ли она;

3) проверка правильности подсчетов и итогов.

 

Неправильно или неполно составленные документы возвращаются на доработку или пересоставление.

Проверенные или принятые в бухгалтерии документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

1) токсировки – это определение денежной оценки хозяйственной операции, зафиксированной в документе;

Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их переводят в денежный измеритель.

2) группировки – объединение документов по однородным признакам и за определенный период с целью подготовки сводных данных на этот период;

3) контировки – это проставление корреспонденции счетов на самих документах.

После проставления корреспонденции счетов, документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры.

После составления бухгалтерской отчетности, первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.

Годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников – 75 лет, кассовые и банковские документы, наряды, табели – 3 года и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в архивы. В случае реорганизации или ликвидации предприятия государственной формы собственности, его документы переходят к правоприемнику, а если его нет, то документы сдают на государственное хранение.

При ликвидации и банкротстве хозяйственных субъектов негосударственной формы собственности, сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их Устав.

Изъятие документов у хозяйствующего субъекта может производится только на основании постановлений органов судов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

Обеспечение сохранности документов и отчетности, а также документооборота возложена на руководителя предприятия.