ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОНЦЕПЦИИ (СУТИ) ПРОЕКТА
Концепция проекта — описание основного смысла деятельности, модельпроекта. Концепция позволяет всем участникам и заинтересованным лицам иметь единое, целостное представление о сути и смысле проекта. Концепция является ориентиром, с которым сверяется вся логика проекта на каждом этапе реализации. На ее основе выстраиваются все составляющие проекта. На этапе написания концепции проекта вам и вашей команде должно стать окончательно понятно «что делать?» и «на каком основании это делать?».
Концепция проекта может включать в себя следующие пункты:
• экспресс-анализ социальной ситуации;
• главную идею проекта («фишку»);
• логически продуманную миссию проекта;
• общие подходы к деятельности в проекте;
• описание образа прогнозируемой социальной ситуации;
• преимущества проекта (уникальность);
• другие пункты, которые могут привлечь к вашему проекту внимание его участников, благополучателей, новых партнеров.
|
|
ВВОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
На начальном этапе необходимо составить справку о проекте, которая будет являться вводной информацией о проекте. В самую простую схему справки, представленную ниже, входят:
• название проекта, которое должно быть броским, кратким, выражающим основную идею содержания; может быть дана расшифровка (пояснение) названия;
• контактный лист автора проекта: для организации это название, адрес, телефон, реквизиты, а также задействованные в проекте партнеры и т.д.;
• руководители проекта: фамилия, имя, отчество, должность, место работы, адрес, контактный телефон, звания и т.д.;
• география — территория, на которой будет проходить реализация проекта;
• сроки выполнения, если проект проходит по этапам, указываются сроки выполнения каждого из них;
• информация, доказывающая компетентность исполнителей, род деятельности заявителей, наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов и программ.
СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА
Основной компонент проектирования — выбор содержания деятельности. Это технологический этап, который подразумевает подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из поставленных задач.
Вы должны достаточно подробно описать, в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов.
Если содержание представляет собой монолит, не разделенный на части, то это затруднит работу по проекту, так как деятельность носит всегда разноплановый характер.
|
|
Содержание проекта, как деление на главы в книге, должно строиться из больших и малых элементов — частей. В качестве элементов структуры используются блоки, направления, ступени, модули. Для небольших проектов такого деления можно и не делать (если проект состоит из одного модуля или направления).
Если же мы структурируем содержание, то нужно продумать «вертикальные» и «горизонтальные» связи между частями. Чтобы разобраться, можно все содержание сначала изобразить в виде схемы. Составление схем — дело не обязательное, но полезное.
Схема (или текстовая информация) работы по проекту и план действий являются базовыми понятиями в технологии разработки содержания и механизма реализации, так как достаточно четко показывают, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены. Контрольными характеристиками для этапа написания содержания проекта могут служить:
• четкое структурирование проекта на части и видение их взаимосвязей;
• доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;
• должно быть понятно, как, с кем, когда и где будет проходить (реализовываться) проект;
• естественность логической цепочки: проблема — цель — задача — метод;
• отсутствие ненужных описаний, приложений и прочего неполезного материала;
• соответствие компетентности, подготовленности финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта и др.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ В ПРОЕКТЕ
Управление проектом — это процесс руководства всеми работами в проекте от начала до завершения. Управление включает три основных вида деятельности: планирование, организацию, управление.
Планирование включает в себя:
- Определение желаемых результатов проекта, т.е. прописывание того, что же хочется увидеть после реализации проекта.
- Разработку стратегии выполнения и графика выполнения работ. Все придуманные мероприятия, в том числе и по поиску ресурсов и спонсоров (если таковые будут нужны), а также различные встречи, акции, опросы и риски (проблемы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта) должны быть прописаны вместе со сроками и ответственными.
- Расчет количества необходимых ресурсов. Грубо говоря, всё, что понадобится для разработки и реализации проекта (люди, деньги, транспортные расходы, канцелярские расходы и т.д.).
Организация — это распределение ролей, обязанностей (функционала)внутри проектной команды. В проекте должно быть четко расписано, кто занимается планированием, кто занимается фандрайзингом, ищет спонсоров, кто взаимодействует, к примеру, с администрацией города или района, кто отвечает за проведение мониторинга в проекте, кто занимается подготовкой мероприятия и т.д.
Разделение функционала крайне важно в проектной деятельности. Необходимо понять, кто и чем будет заниматься в силу своих возможностей и способностей. Конечно, для того, чтобы разделять обязанности в команде, прежде нужна сама команда.
Включение в проектирование такого вида деятельности, как управление, поможет сделать работу в проекте качественнее, эффективнее.
Проектное управление включает в себя следующие основные направления:
• руководство работами и контроль результатов, сюда входит назначение ответственных и отчеты о проделанных работах;
• быстрое решение возникающих в ходе реализации проблем, не предусмотренных в рисках;
• обмен информацией с заинтересованными лицами: ими могут быть администрация, руководители предприятий, соседи, различные общественные организации и т.д.
|
|
Систему управления в проекте лучше визуализировать в виде схемы, на которой будут указаны уровни подчиненности, взаимосвязи, функционал, за который отвечает тот или иной участник проекта.
При формировании системы управления необходимо соблюсти следующие правила:
• сферы и функции деятельности должны быть четко определены и распределены;
• должно быть указано, что персонал, реализующий проект, обладает достаточной квалификацией;
• механизм управления должен быть простым и действенным, чтобы не тормозить, а увеличивать эффективность работы.