Дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
2. Дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов.
3. Дело формируется по усмотрению организации.
4. Дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.
Образец заверительной надписи:
Отчет по практической работе 24
«Номенклатура дел»
Задание 2.1
Вопросы | Ответы |
Дело –определение | Это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком. |
Номенклатура дел -определение | - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. |
Зачем составляется номенклатура дел? | Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. |
Какие документы включаются в номенклатуру дел? | - все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации. |
Графа 1 номенклатуры дел? | - указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: - индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений; - порядковый номер дела внутри данного подразделения. |
Графа 2 номенклатуры дел? | - располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются разделами (подразделами) номенклатуры дел. Названиями разделов являются наименования структурных подразделений. |
Чем определяется порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов? | - важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. |
Графа 3 номенклатуры дел? | Заполняется по окончании календарного года. |
Графа 4 номенклатуры дел? | Указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. |
Графа 5 номенклатуры дел? | Проставляются отметки: о незаведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов. |
Зачем при оформлении номенклатуры необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера | Могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии. |
Что составляется к номенклатуре по окончании календарного года? | - итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. |
Задание 2.2
|
|
|
|
2.2.1 Опишите реквизиты номенклатуры дел.
2.2.2 Опишите, что следует учитывать при составлении заголовков дел (4)?
2.2.3 Опишите, из каких элементов состоит заголовок дела (7)?
Задание 2.3 Изучив тему, выделите правильное утверждение:
Документы формируются в дела в соответствии с:
a) Инструкцией по делопроизводству;
b) Номенклатурой дел;
c) Положением об учреждении.
Сводная номенклатура дел вводится в действие: