Что такое управление проектом? Какова ваша роль?

Введение

Необходимо отметить, то:

• в большинстве случаев управлять проектами достаточно просто, хотя читая литературу по данной тематике, часто складывается ощущение, что этот вопрос очень сложный;

• тем не менее, применяя методы управления проектами, можно значительно повысить свои шансы на успех в практической деятельности.

Эта информация предназначена тем, кому надо решить серьезную и большую задачу, не имея на то достаточного опыта. Неважно, названа ли ваша задача проектом или вы сами захотели структурировать подход к работе; не имеет значения, кто заказчик – ваш начальник или вы сами и связана ли она с работой или с какими-то личными делами. Главное то, что задача эта – сложная и важная и вы хотите наилучшим образом решить ее. При этом у вас нет времени, желания или средств, чтобы нанять профессионального менеджера проекта. Не волнуйтесь: благодаря этой лекции вы легко сможете справиться со всеми стоящими перед вами задачами. Все, что вам нужно, – это немного здравого смысла, стремление следовать определенному алгоритму и умение делать выводы.

Я не утверждаю, что не следует изучать специальную литературу, но ключ к управлению проектами – в правильном понимании основ. Но если вы хотите научиться управлять проектами, не забивая себе голову профессиональной лексикой и чрезмерно сложными моделями, эта лекция для вас.

Тот, кто поручает своим подчиненным вести проект, должен со знанием дела направлять их и точно понимать, что и как они делают. Материал лекции поможет овладеть искусством проектного управления и разговаривать с менеджерами проектов на одном языке.

Что вы сможете, после того как прочтете эту лекцию

и станете следовать описанным в ней рекомендациям, вы сможете:

• управлять сложными проектами и получать нужные результаты;

• применять эти принципы в обычной жизни и легко решать тривиальные задачи;

• выглядеть в глазах коллег профессионалом в области управления проектами;

• говорить с менеджерами проектов на одном языке, грамотно управлять менеджерами проектов и ориентировать их на достижение максимальных результатов.

Как это достигается

Наука об управлении проектами, как и большинство специальных дисциплин, постоянно усложняется. Здесь есть своя терминология, свои подходы, профессиональные секреты, требования к квалификации исполнителей и т. д. Все секреты этой науки нельзя раскрыть в небольшой лекции. Тем более что на практике новейшие научные разработки вам, скорее всего, не понадобятся. Эта лекция рассказывает об управлении проектами простым и доступным языком. Я оставляю в стороне наиболее сложные и специализированные разделы управления проектами не потому, что они слишком трудны для понимания. Просто в 90 % случаев они вам не понадобятся. Если вы собираетесь строить новый туннель под Керченским проливом, запускать спутник на околоземную орбиту или разрабатывать компьютерную программу, чтобы контролировать дорожное движение по всей стране, то вам, скорее всего, будут нужны самые продвинутые методы и инструменты. В этой лекции вы их не найдете. Ведь большинство задач, с которыми вы сталкиваетесь на работе и в повседневной жизни, вовсе не так сложны. И не забывайте: все по-настоящему гениальное просто. Даже сложные задачи можно решить простыми и понятными методами.

В лекции последовательно описывается алгоритм управления проектами. Каждый шаг – это этап развития проекта.

Основные понятия

В области управления проектами существует много специальных терминов и понятий. Большинство из них используются только при ведении крупных и сложных проектов, но есть и такие, которые пригодятся в работе над любым проектом.

Предварительные замечания

Стоит обратиться к любому специалисту – автомеханику, врачу или юристу – и вы услышите множество незнакомых слов, а некоторые известные слова он станет употреблять в совершенно ином значении. Это так называемый профессиональный жаргон.

В сфере управления проектами как и в любой профессиональной деятельности сложился собственный, богатый терминами профессиональный язык. С некоторыми понятиями стоит познакомиться и это поможет в общении с профессиональными менеджерами проектов..

Что такое проект?

На самом деле понятие «проект» – очень простое, хотя в академических работах его определению иногда уделяют не одну страницу. По сути, проект – это задача с известным результатом. Например, строительство нового дома – это проект. Проект завершен, когда дом построен. Разработка новой компьютерной программы, вывод на рынок нового продукта – тоже проекты. Проекты могут быть самыми разными.

Конечно, можно сказать, что и приготовление бутерброда – это проект, результат которого – лежащий на вашей тарелке бутерброд; однако столь простые операции проектом не называют. Как правило, проектом называют достаточно сложные задачи.

Проекты имеют четкую, заранее определенную цель, которую нужно достичь в оговоренные сроки и в рамках бюджета. Когда проект завершен, в мире что-то меняется: скажем, появляется новый дом, новая компьютерная система или какой-то иной продукт.

Что такое управление проектом? Какова ваша роль?

Управление проектами как наука сформировалась в последние десятилетия XX в., когда стало ясно, что без системного подхода успешно решать сложные задачи довольно трудно. Цель управления проектом – добиться получения нужного результата (нового дома, компьютерной системы или продукта). При этом достижение результата должно быть четко спланировано: необходимо знать, в какие сроки следует завершить проект и сколько средств на это можно истратить.

Успешное управление проектом зависит от четкого подхода, способности контролировать ход выполнения работ, внимания к деталям и искусного руководства персоналом.

Как менеджеры, вы должны понимать специфику этой дисциплины, чтобы со знанием дела использовать ее методы, позволяющие выполнить проект в намеченные сроки и не выходя за рамки бюджета. Ваша задача заключается в следующем:

1. Четко уясните, зачем нужен проект и что вы должны получить в результате.

2. Спланируйте свои действия – определите, в какие сроки можно реализовать проект, и просчитайте стоимость работ.

3. Управляйте проектом – вам надо добиться поставленной цели в намеченные сроки, не превысив бюджет.

4. Завершите проект надлежащим образом – проект должен быть выполнен качественно.

Заказчик проекта

Существование проекта априори предполагает, что есть некое лицо, заинтересованное в его выполнении. В терминологии управления проектами это лицо именуется заказчиком проекта. Таким заказчиком можете быть вы сами, ваш начальник, покупатель или клиент – в общем, любой человек или организация, для которой вы работаете. Заказчиком может выступать и группа лиц.

Работая над проектом, важно точно знать, кто его заказчик, и тесно взаимодействовать с ним. Вместе с заказчиком вы определяете цели и результаты проекта, решаете вопрос о привлечении персонала либо использовании материальных ресурсов, планируете, как будет выполняться проект.

Команда проекта

Любой проект состоит из множества задач, требующих решения. В небольших проектах функции менеджера и непосредственного исполнителя может выполнять один человек. В более крупных проектах такое невозможно: на различных стадиях жизненного цикла проекта к выполнению задач привлекаются разные люди. Все вместе они именуются командой проекта.

Существует разница между управлением людьми в рамках проекта и обычным линейным руководством. У каждого из членов команды проекта обычно есть свои руководители, в подчинении которых они находятся постоянно и которые могут ставить им и другие, не имеющие отношения к вашему проекту задачи. Вы с ними работаете только в рамках проекта, и с окончанием проекта завершится и ваша работа с командой. Однако, несмотря на это, вы должны уметь управлять командой, мотивировать ее членов и направлять их. Для этого нужно четко определить, что и в какие сроки должен выполнить каждый член команды в рамках проекта. При этом необходимо добиться, чтобы каждый из них действительно работал над вашим проектом, а не только выполнял задания своего непосредственного руководителя.

Именно с беседы вам и нужно начать, обговорив с каждым членом команды его участие в проекте и свою руководящую роль в этом процессе.