Управления персоналом. Автоматизированные программы

Автоматизированные программы

Информационное обеспечение службы персонала

Эффективность функционирования системы управления персоналом зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития. Любое управленческое решение основывается на знании ситуации.

Информация способствует реализации всех функций управления, плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в управлении персоналом подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную.

Основной источник первичной информации – это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством в отношении личного состава работников первичная учетная документация о выполненных работах и производственной оплате.

Другой источник – сами работники со своим мнением, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью) результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, очень динамичны: меняется численный состав, его структура, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основные требования – это оперативность и надежность информации.

Также необходимые требования к информации – это

- объективность (полнота, достоверность)

- актуальность (удовлетворять потребности руководителей по мере возникновения необходимости)

- своевременность

- целенаправленность

- лаконичность

- коммуникабельность (понятной и приемлемой).

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объеме в полной мере может быть осуществлена с помощью автоматизированных программ управления кадрами. Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы.

Автоматизированные программы позволяют:

− вводить и корректировать данные о работнике;

− формировать и выдавать выходные документы;

− создавать новые базы данных;

− изменять структуру массива данных;

− перерассчитывать данные на заданную дату.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать единую локальную сеть, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятия к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информации о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках – их прошлых мест работы, специализации, квалификации.