Работа с документами, которые поступают в предприятие

Решающей мерой определяют успеваемость труда менеджера с документами такие факторы, как: разделение труда и организация делопроизводства в предприятии.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов:

- что поступают (входные);

- внутренние;

- что отправляются (выходные).

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенные отличия от составления исходных документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция «Отправления документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов документов. Работа из выполнения и контроля выполнения документов охватывает внутренние, входные и, как исключения, исходные документы.

Прием и обработка документов, которые поступают, осуществляются секретарем.

Рациональный способ обработки почты, которая поступила на предприятие, является таким: секретарь получает почту, открывает, сортирует (для руководителя, заместителей, непосредственных исполнителей), добавляет при необходимости объяснительные материалы, руководитель рассматривает свою часть, распределяет за приоритетностью, принимает решение, налагает резолюции.

Да, первичная обработка входных документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Предыдущее рассмотрение входных документов проводится секретарем-референтом с целью распределения на документы, которые регистрируются и документы, которые не регистрируются.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входных документов, которые направляются руководителю. Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из документов, которые поступили (практика свидетельствует, что их количество составляет 10-20 % общего количества документов, которые поступают). Другие могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Кроме собственно чтения, прорабатывания текстов, включает такие действия: маркировка текста (условны знаки и записи на полях, подчеркивание) и выписывание (цитирование и конспектирование).

Руководители предприятий и больших структурных подразделений через свою занятость нередко рассматривают корреспонденцию в конце и по окончании рабочего дня, а иногда и на второй – третий день после ее поступления. В этих условиях пропускная способность аппарата управления зависит от работоспособности руководителя. Это является одной из причин накопления невыполненных в срок документов.

Создается парадоксальное положение, при котором второстепенные документы, которые непосредственно поступили сотруднику, выполняются в два-три разы быстрее, чем важные и срочные, которые были направлены сначала руководителю, а затем исполнителю.

Отмечен порядок движения документов приводит к росту расходов труда не только руководителей, но и специалистов, а также технических работников. В каждой инстанции к рассмотрению документа привлекают нового работника; отсюда новое чтение документа, его обдумывания, написания резолюций, но др., то есть усложняется внутренняя деятельность административного органа. Кроме того, пребывание документа в каждой инстанции сопровождается несколькими делопроизводственными операциями – передавание, регистрация, но др. Такой порядок рассмотрения документов приводит к повторению циклов этих операций. Нередко 7-10 лиц знакомятся с содержанием документа еще к началу фактического его выполнения, что не технологически и не эффективно. Руководитель предприятия, его заместители, руководители подразделов, нередко дважды возвращаются к рассмотрению одного документа: при поступлении его в аппарат управления и через 10-12 дней после движения его «снизу вверх» для подписи.

С целью распределения документов между исполнителями, подразделами и их руководителями, на предприятиях внедрено предыдущее рассмотрение документов, в ходе которого необходимо:

- распределять документы между руководителями, начальниками структурных подразделений и исполнителями, с учетом основных критериев оценки их содержания и обеспечения аппарата управления необходимой и достаточной информацией;

- определять конкретных исполнителей документов, руководствуясь распределением обязанностей, должностными инструкциями, инструкциями, из делопроизводства, практики, которая сложилась, и ін|.; препятствовать поступлению в аппарат управления документов, выполнение которых не является его прерогативой;

- определять потребность в регистрации документов. Предыдущее рассмотрение документов дает возможность:

- высвободить руководителя от изучения документов, которые не нуждаются в его внимании, а аппарат управления – от документов, выполнение которых не входит в его функции;

- сократить документооборот, непосредственно направляя документы исполнителям;

- повысить оперативность работы аппарата управления сокращением количества пунктов обработки документов и времени пребывания в них;

- уменьшить трудоемкость уменьшением количества операций вообще и дублируемых в частности;

- улучшить качество управленческих решений, которые принимают специалисты, которые имеют необходимую информацию;

- повысить ответственность исполнителей за решение документов, которые поступают;

- объективно оценивать возможности отдельных исполнителей, учитывая оперативность и качество предложенных ими решений;

- повысить технологичность обработки документов;

- проводить комплексный анализ документации, которая поступает, с целью рационализации и сокращения ее.

Эффективность предыдущего рассмотрения документов полностью зависит от того, кто его будет осуществлять. Практика свидетельствует, что в министерствах, ведомствах, больших объединениях, и на предприятиях эту работу выполняют специально назначенные квалифицированные работники или помощники руководителя, референты, заведующие, канцеляриями, секретариатами, общими отделами но др. В небольших предприятиях эту функцию может выполнять опытный секретарь.

Работник, который выполняет операции, связанные с оценкой и распределением документов, должен обстоятельно знать функции предприятия и его подразделов, права и обязанности ведущих работников, систему взаимоотношений, которые сложились между ними; иметь высокий профессиональный уровень, необходимы навыки и знания, пользоваться доверием руководителя, иметь определенную интуицию.

Предыдущее рассмотрение документов в аппарате управления, которое исключает многочисленные операции передачи, согласования, конфликтные ситуации но др., возможный только при условии тщательного распределения функций между подразделами, прав и обязанностей между работниками, зафиксированного в положениях о подразделах и должностных инструкциях работников. Это важнейшая предпосылка оптимально организованного управления. Она решающей мерой определяет эффективность информационного обеспечения руководителей, организацию рационального документооборота и, в частности, предыдущего рассмотрения документов.

Предыдущее рассмотрение документов способствует децентрализации полномочий, одному из важнейших принципов современного управления, поскольку дает возможность реально делегировать полномочия руководителя непосредственно подчиненным ему лицам.

После регистрации документы передаются руководителю для рассмотрения и принятия решения.

При работе с текстовыми материалами для того, чтобы перед чтением определить, какую информацию несет текст в целом менеджер должен обратить внимание на: назову, предисловие и введение, содержание и подзаглавия глав, резюме, и выводы.

Руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания относительно выполнения документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформленные в виде резолюции на самом документе. Резолюция может появиться основанием для того, чтобы взять документ на контроль.

Оформляя адресат резолюции, менеджер, должен придерживаться таких требований: нужно стремиться к единственному исполнителю, но при объективной необходимости выполнения резолюции несколькими лицами следует поставить персональное задание каждой.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входных документов с проставлением дать получение.

В процессе предыдущего рассмотрения может быть установлено, что для оперативного выполнения документа руководителю нужна дополнительная информация. В этом случае добирают необходимые документы и подают руководителю одновременно с инициативным документом.

При рассмотрении документов, которые поступают, следует стремиться к уменьшению количеству резолюций на них – не более чем одна-две. Этому способствует упрощение организационной структуры управления – уменьшение количества уровней и ланок управления.

Документы, которые поступили на предприятие, следует рассматривать в день поступление и в тот же день направлять исполнителям или возвращать секретарю (в канцелярию, общий отдел, секретариат). Непосредственное передавание документов от руководителя исполнителю даст возможность ускорить их обработку в аппарате управления.

В виде исключения, руководитель может повернуть документы на следующий день. Если руководитель отсутствует, их рассматривает заместитель.

Руководитель предприятия должен рассматривать только зарегистрированы документы. Он не должен рассматривать документы, переданные ему во время командировок, приема граждан, работниками других организаций к их регистрации. В других случаях настоящие документы не будут учтены делопроизводственной службой, их поиск будет усложнен, а информацию о ходе их выполнения невозможно передать заинтересованным организациям.

Документы, которые поступили, передает руководителю только секретарь. Время передавания документов устанавливает руководитель по согласованию с секретарем. При этом учитывают время поступления почты, условия работы предприятия, расписание рабочего дня руководителя, возможности делопроизводственной службы. Время возвращения документов секретарю устанавливают таким образом, чтобы в этот же день они согласно резолюции были переданы исполнителю.

Сущность немедленного ответа («молнии») на деловом письме с целью рационализации личного труда менеджера заключается в следующем: написание от руки на полученном письме ответа, датирования, подписания, отсылки оригинала, отправителю (копия остается по делу).

В некоторых предприятиях корреспонденцию передают руководителю один раз на день, как правило, о 10-12 час., в других – два разы за день – о 10 и 16 час. Телеграммы, срочные документы передают руководителю немедленно.

Как уже было отмечено, все документы, которые поступили, руководитель после рассмотрения ежедневно (в установленные часы) направляет исполнителям, или возвращает в канцелярию (секретарю). Ни при каких условиях руководитель не должен оставить документы у себя.

Нередко бывают случаи, когда руководитель считает необходимым мать на рабочем месте ту или другую информацию, которая есть в документах, которые поступили к нему. В этом случае за его указанием (как правило, в виде специального обозначения на документе) изготовляют копию документа или вытянул из него. Изготовлены копии или выдержки направляют руководителю. В случае потребности по его требованию копии заверяют и в этом случае они становятся официальными документами.

Копии документов, выдержки из них, вырезки из периодических изданий, черновые тексты докладов и сообщений, другие подобные материалы хранят на рабочем месте руководителя. Для того, чтобы ими можно было пользоваться, их систематизируют, что обеспечивает оперативный их поиск.

Когда работа над документом завершена, на нем проставляется оценка о его выполнении и направлении в дело.

Номенклатура дел – это систематизирован список дел, переданных к архиву.