Виды деловых совещаний

ОРГАНИЗАЦИЯ, ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ И СБОРОВ

План:

1. Виды деловых совещаний

2. Организация делового совещания в предприятии

3. Особенности проведения совещаний разных видов

Эффективность совещания обратно пропорциональна количеству участников и времени, которое потрачено на нее.

Закон Оулда и Кана

Совещания, заседания, собрания, являют собой разные формы участия персонала предприятия в рассматривании, обсуждении, решении любых вопросов.

Исследования свидетельствуют, что руководители разных рангов используют от 10 до 50 % своего рабочего времени на проведение совещаний и заседаний, много времени тратится и на их подготовку. Иногда руководитель в течение рабочего дня бывает на трех-четыре заседаниях и совещаниях.

На совещаниях руководитель разъясняет свою позицию, убеждает собравшихся, готовит к правильному восприятию своего решения. Когда появляется приказ, распоряжение или указание, работники, которые были присутствуют на совещании, воспринимают его как результат решения, в подготовке которого они принимали участие.

Совещания и заседания – наиболее распространены методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность собравшихся в ее решениях, дают возможность вовлечь в активную дискуссию даже инертных людей, которые редко выступают.

Овладение знаниями и навыками, необходимыми для организации и проведения совещаний, собраний и заседаний, а также эффективного участия, в них, – один из важнейших элементов подготовки руководителя, усовершенствования организации его работы. Следует отметить, что практика проведения многочисленных и многолюдных совещаний, которая получила значительное распространение на некоторых предприятиях, приводит к тому, что руководители подразделов и главные специалисты нерационально используют свое рабочее время, лишены возможности планировать рабочий день, отвлекаются от выполнения своих прямых обязанностей, не могут квалифицированно и оперативно влиять на организацию работы.

Порядок, когда все или большинство вопросов, из которых решения должны быть приняты только конкретными руководителями, рассматривают на совещаниях, снижают ответственность руководящего состава, снижают инициативу, желание самостоятельно принимать решение.

Существует определенное отличие между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и собрания.

Совещание – это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса.

Совещание – одна из самих действенных форм привлечения членов трудового коллектива к решению установленных перед ним заданий, управления предприятием. Она дает возможность руководителю влиять через ее участников на весь коллектив предприятия.

Заседание – это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллегии, совета, комиссии, группы).

В большинстве случаев проведения заседания предусматривается уставом, хотя иногда заседание может проводиться по инициативе руководителя.

Собрание – это общее присутствие в определенном месте людей, которые объединены конкретной целью (собрания работников предприятия, подраздела, членов общества, но др.).

Следует отметить, что в практике управленческой деятельности преобладают совещания.

Совещания имеют как позитивные, так и негативные, стороны.

К позитивным сторонам делового совещания принадлежат:

- возможность оперативно и в короткий срок получить нужную информацию, ознакомиться с разными точками зрения на проблему и пути ее решения;

- принятие коллегиальных решений.

При этом совещание является эффективным и экономически целесообразной, если она выступает средством получения, проверки, анализа, а не издания информации.

К негативным сторонам делового совещания принадлежат:

- их высокая стоимость;

- неопределенность коллективной ответственности.

1. За целями:

- учебные (цель совещания – передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию);

- разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, верности и своевременности его стратегии и действий);

- проблемные (цель совещания – разработка путей и методов решения проблем); координационные (цель совещания – координация работы подразделов);

- информационные (цель совещания – осуществление сбора, обмена и обобщения данных, по любой проблеме и определению взглядов участников совещания).

2. По способу проведения:

- диктаторские

Диктаторское совещание характеризуется такими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам выкладывает свои взгляды, выдает приказ или указание; количество участников не регламентирует. Особенности таких совещаний – сохранение иерархии работников, однозначность в постановке заданий, быстрое осуществление решений;

- автократичные

Автократичное совещание является разновидностью диктаторской. ее ход предусматривает вопрос руководителя и ответы участников совещания. По требованию или за разрешением руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, являют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность большей или более малой мерой изложить свой взгляд;

- сегрегативные

Сегрегативное совещание предусматривает порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать;

- дискуссионные

Дискуссионные совещания являют собой наиболее демократический способ решения проблем, которые выносят на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или. подразделов, их может проводить как руководитель, так и избран участниками председатель. Количество участников ограничено, "обычно не больше 15 чел. Каждый участник дискуссионного совещания имеет возможность свободно изложить свое мнение, которое способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, дает возможность открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива;

- произвольные

Произвольное совещание, как правило, имеет место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимоувязаны. Она происходит без повестки дня, без председателя, на ней не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или важной проблемы.

3. За степенью подготовленности:

а) запланированные

К запланированным совещаниям принадлежат:

- совещания, которые регулярно проводят руководители, – еженедельные совещания, например, из качества, но др. их проводят, как правило, с установленной периодичностью, в то же время, из относительно стабильным составом участников, часто с практически постоянной повесткой дня, например, подведения итогов недели (месяца), определения задания, на следующую неделю, распределение работ и ресурсов (рабочей силы, времени), согласования взаимодействия, и ідр.;

- совещания из важнейших проблем деятельности предприятия, которые требуют

- как правило, специальной подготовки, присутствию представителей других учреждений и тому подобное;

б) внеплановые: проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, который изменяет порядок работы но др.)

4. За периодичностью:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

5. За количеством участников:

- совещания с узким составом участников (до 5 человек);

- расширенные совещания (до 20 человек);

- представительские совещания (свыше 20 человек).

6. За составом участников:

- совещания с постоянным составом участников;

- совещания с непостоянным составом участников;

- совещания со смешанным составом участников;

- совещания с составом, который регламентирован нормативным актом.