РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА
Идентификатор электронной копии документа.
Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизиты служебного поля документа
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования по мере необходимости.
Отметка включает:
- краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого документа оформляют ссылку на его дату и номер)
- слова «В дело»
- номер дела, в котором будет храниться исполненный документ.
Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором был исполнен документ.
Например:
В дело 01-02. Запрос направлен
05.01.2003 исх. № 21. И. Иванов
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу ниже отметки об исполнителе (под ней).
Возможные варианты реквизита:
«Отправлен факс от 01.04.2001 № 131»
«Издан приказ от 06.04.2003 № 12 «О создании комиссии».
«Вопрос решен по телефону 16.12.2003» и т.д.
Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки и содержит:
1. порядковый номер документа.
2. дата поступления (при необходимости часы и минуты)
3. сокращенное наименование организации, которая получает документ.
4. регистрационный индекс документа
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Например:
ОГЭУ
Вх. № 72
«20» 12. 20 02 г.
Идентификатором является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка делается, если документ вводится в память ПК. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу.
На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа на ПК. На входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в ПК.
Отметка проставляется между реквизитами «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении документа в организацию».
На данный момент ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов ОРД.
Этот состав считают типовым, т.к. набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть различным.
Каждый реквизит имеет свой постоянный номер по ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла.
Положением о Государственном гербе РФ предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. В соответствии с положением воспроизведением Государственного герба РФ должны применять все органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д.
Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 2 см. Реквизит располагается посередине строки. Под ним располагают наименование организации. Допускается размещать изображение герба на одной строке рядом с наименованием организации. При этом герб располагается слева от наименования организации.
1.
Правительство Российской Федерации
2. Правительство Российской Федерации