АРМ юриста

АРМ секретаря

АРМ специалиста по кадрам

Автоматизированные рабочие места других специалистов.

К основным функциям специалиста по кадрам можно отнести следующие:

• определение кадрового состава организации, составление штатного расписания;
• подбор и расстановка кадров;
• текущая работа с кадрами;
• хранение информации о сотрудниках предприятия (личные данные, сведения о передвижении по службе, поощрениях и наказаниях, отработанных часах и т. п.).

Для решения этих задач в состав АРМ специалиста по кадрам должны входить следующие программные средства:

• текстовый процессор;
• СУБД;
• программа электронной почты;
• прикладная экспертная система по подбору и расстановке кадров.

Основными функциями секретаря являются:

• обеспечение руководителя оперативной информацией о деятельности предприятия;
• ведение календаря деловых встреч, совещаний и пр.;
• обеспечение коммуникаций между управляющими различных уровней;
• подготовка необходимых документов.

Для выполнения этих функций необходим следующий набор программ:

• текстовый процессор;
• табличный процессор;
• личная информационная система (органайзер);
• СУБД;
• Web-броузер;
• программа электронной почты;
• система управления документами.

Основными функциями юриста являются:

• подготовка шаблонов основных документов организации (образцы договоров, внешних отчетов, справок, передаваемых сторонним организациям и т. п.);
• юридическое сопровождение сделок.

В состав соответствующего автоматизированного рабочего места следует включить:

• текстовый процессор;
• личную информационную систему (органайзер);
• СУБД;
• Web-броузер;
• программу электронной почты;
• специализированные справочно-правовые системы («Гарант», «Консультант плюс» и т. п.).

Кроме того, в состав автоматизированной системы управления могут входить АРМ сотрудника отдела сбыта, АРМ сотрудника склада, АРМ сотрудника службы безопасности, АРМ маркетолога, АРМ кассира и пр. (в зависимости от области деятельности организации).

Для каждого из этих специалистов также разрабатываются соответствующие программные пакеты, составляющие автоматизированное рабочее место.

При создании в организации комплекса автоматизированных рабочих мест необходимо обеспечить между ними взаимный обмен информацией. Это необходимо в связи с тем, что многие задачи требуют участия в их решении различных специалистов и фиксации данных в различных отчетных документах.

Так, например, при учете расхода материалов необходимо задействовать автоматизированные рабочие места различных специалистов: АРМ работника склада, АРМ бухгалтера по материальному учету, АРМ отдела маркетинга, АРМ сотрудника финансового отдела и, наконец, АРМ бухгалтерии по сводному учету.

При расчете заработной платы сотрудников соответствующее АРМ бухгалтерии обменивается информацией с АРМ работника кадрового отдела.

Таким образом, внедрение в организации автоматизированных рабочих мест должно осуществляться неотрывно от всего процесса информатизации организации и в рамках создания комплексной автоматизированной системы управления организацией.

Следует отметить, что на настоящий момент существует большое число фирм, предлагающих уже готовые автоматизированные рабочие места отдельных специалистов или комплексы АРМ. В том случае, если предлагаемый ими набор функций отвечает задачам конкретной организации, то использование этих пакетов программ будет оптимальным решением. В противном случае необходимо привлекать специалистов для разработки специализированных программных комплексов.

ТЕМА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ..

Под системой понимают совокупность связанных между собой и со внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата. В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению определенной цели.

Для системы характерны следующее основные свойства:

· сложность;

· делимость;

· целостность;

· многообразие элементов и различие их природы;

· структурированность.

Сложность системы зависит от множества входящих в нее компонент и их структурного взаимодействия. Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем или элементов, выделяемых по определенному признак, отвечающему конкретным целям и задачам. Целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели. Многообразие элементов системы и различие их природы связано с их функциональной спецификой и автономностью. Например, в материальной системе объекта, связанной с преобразованием вещественно- энергетических ресурсов, могут быть выделены такие элементы как сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы. Структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.

Систему, реализующую функции управления называют системой управления. Важнейшие функции такой системы: прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить принятие управленческих решений. Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система (ЭИС) – совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни управления:

• стратегический,
• управленческий,
• информационный,
• эксплуатационный.

И на функциональные области:

• продажи и маркетинга,
• производства,
• финансов,
• бухгалтерского учета
• человеческих ресурсов.

Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 2. Типы информационных систем.

Типы информационных систем	Основная цель системы	Требования к системе	Группы служащих
Стратегический уровень	приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с сущест-вующей организационной возможностью	подготавливает стратеги-ческие исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении.	Высшее руководство
Управленческий уровень	обслуживать контроль, управление, принятие решений и админис-тративные действия	определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом.	Средние менеджеры
Уровень знаний	помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов	имеет форму рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорасту-щими приложениями в бизнесе.	Работники знания и обработчики данных в организации
Эксплуатационный уровень	состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию.	информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.	Управляющие опера-циями следят за эле-ментарными дейст-виями организации типа продажи, платежи, обналичивание депо-зитов, платёжные ведомости

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, информационную и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.