Закон информированности-упорядоченности

Лекция 6. Законы организации второго уровня и специфические законы организации

Управленческая информация – этоданные, несущие в себе новизну и полезность для принятия специалистами обоснованных управленческих решений.

Информация является важнейшим элементом информационной среды управления.

Информационная среда управления включает:

- информационные технические средства управления;

- технологию;

- профессионализм работников аппарата управления и сферы производства;

- общую культуру человеческих отношений;

- систему документооборота.

Если соответствие элементов будет нарушено, то вся система начнет саморазрушаться. Высокий уровень управленческих отношений характеризуют престиж делового слова и работа с документами без подписи и печати.

Информация делится на 2 класса:

1) объективная, т.е. информация, овеществленная в товаре (диплом, патент);

2) субъективная, т.е. информация, обработанная людьми.

Источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, т.к. при отражении происходит прием, преобразование и передача ее человеком. Категория «информация» возникает лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом.

Задача субъекта управления в информационной среде управления заключается в следующем:

- отделить ценную информацию от шумов;

- выделить из информации наиболее важную их часть, позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Важное значение имеет работа со слухами. К ним относят:

- подробности личной жизни руководителей;

- грядущее кадровое перемещение;

- изменение в структуре организации;

- предстоящее сокращении и т.д.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существуют 2 метода:

1. воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной бытовой информации.

2. информирование работников об интересующих их вопросах в средствах массового вещания, в личных беседах и т.д. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.д.

Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.

Информация обладает рядом характеристик:

1. Объем информации рассматривается с 2 сторон, как объем символьной и как объем воспринимаемой информации.

Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в байтах.

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управление для принятия обоснованного решения. Он имеет три уровня:

1. информационная избыточность повышает качество решения, но увеличивает время и стоимость.

2. недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска и требует применения современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения.

Недостаток информации часто возникает из монополизации различных сведений, которая осуществляется 2 способами:

- засекреченная;

- стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для получения своего социального и материального статуса.

Выход из этой ситуации – демократизация информационных процессов.

3. субминимальный, т.е. минимальный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

2. Достоверность информации – процент реальных сведений в общем объеме информации.

Она имеет три уровня:

- абсолютный – 100%;

- доверительный – более 80%;

- негативный – менее 80%.

Достоверность во многом зависит от методики документооборота.

Чем меньше людей принимает участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность.

3. Ценность информации характеризует снижение уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения.

Она имеет 4 уровня:

1. нулевой – информация, повторяющая известные факты;

2. средний – добросовестно собранная, но без интереса. Он приводит к повышению прибыли, более чем на 10%;

3. высокий – сокращение затрат более чем в 2 раза;

4. сверхвысокий – в 10 раз повышается обработка управленческого решения (информация, связанная с инновационными технологиями).

4. Насыщенность – соотношение полезной и фоновой информации.

Фоновая информация служит для более полного восприятия полезной информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня, предварительная настройка внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как “сухая” и плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или воспринять необходимый объем полезной информации частично. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много “воды”.

Она имеет 3 уровня:

- высокий – 80-100%;

- нормативный – 50-80%;

- низкий – менее 50%.

5. Открытость – возможность предоставления информации различным категориям людей.

Она имеет 3 уровня:

1. секретная – государственная тайна. Степень секретности отражается в грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно;

2. конфиденциальная – для служебного пользования. Имеет ограничения на использование;

3. публичная или открытая. Отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Обобщающим показателем конечной информации как ресурса является эффективность использования, она определяется соотношением:

Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех уровней организации, а также наличие между элементами установленного взаимодействия или взаимовлияния, так называемых коэффициентов пропорциональности.

Формулировка закона: Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

К – коэффициенты пропорциональности влияния уровней характеристики информации;

V_i, D_i, C_i, Н_i - уровни характеристик информации: объем, ценность, достоверность и насыщенность в i-ой области (финансы, экономика, персонал и т.д.).

Формула суммирует информационные массивы и обязывает руководителя собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности.

R_i – ресурс компании в области i;

L_i – ресурс компании, направленный на ликвидацию компании в i области.

Формула обязывает руководителей ограничивать сбор какой-либо информации разумными рамками самосохранения.

Закон требует от руководителей создания и разделения источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников и внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Следствие закона: информированность работников после достижения ею верхнего критического уровня (постепенно) переходит в его компетентность.

Рекламная деятельность — это самое важное приложение закона информированности-упорядоченности.