Тема Коммуникации в системе менеджмента

Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, а также методы и средства ее организации. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными к позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения, (организационного, технического, программного, математического и др.). Необходимая менеджеру информация может быть получена в форме служебного документа (письменная информация), на собрании, совещании, в деловой беседе (устная информация). При этом управленческую информацию классифицируют по ряду признаков:

- по содержанию — экономическая, правовая, техническая и др.;

• по степени готовности к использованию — первичная (систематизированные данные), промежуточная (содержит сведения прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации), конечная (позволяет принимать обоснованные управленче­ские решения);

• по полноте — частичная (неполные данные об объекте) или комплексная (исчерпывающие сведения об объекте, позволяющи принимать обоснованные решения);

• по назначению — одноцелевая (связана с решением одной конкретной проблемы), многоцелевая (для нескольких различных проблем);

• по характеру — универсальная (приемлема для выбора решения разных проблем), функциональная (приемлема для выработки решения родственных проблем), индивидуализированная (приемлема для выработки решения конкретной, уникальной проблемы);

• по степени надежности — достоверная (из надежного источника), вероятностная (из ненадежного источника, поэтому возможны искажения данных.или ложные сведения) и др.

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это "что" передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия.

Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении.

Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризую­щихся неопределенностью и двусмысленностью.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимо­действие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонталь­ном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление.Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление.Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получа­ют возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление.Когда общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой ком­муникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно.

ЭЛЕМЕНТЫ КОММУНИКАЦИИ

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, инфор­мацией и цельюоммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка — прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Неформальные коммуникации представляют собой пути распространения неофициальной информации, так называемых утечек, а также всевозможных слухов. Эти каналы, несмотря на их, казалось бы, несерьезный характер, сегодня широко и сознательно используются в информационной работе для зондажа общественного мнения, дезинформации и дискредитации конкурентов.

Коммуникационные задачи решаются в ходе коммуникационных процессов, т. е. процессов обмена информацией.

Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 37% - тональностью голоса и 55% - выражением лица.

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Этапы процесса коммуникаций

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. – первый этап. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА - второй этап.Преждечем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение

ПЕРЕДАЧА – третий этап.На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций.

ДЕКОДИРОВАНИЕ- четвертый этап После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум – это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания.

Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т.д.), затрудняющие точную передачу сигнала.

Тема Менеджеры в организации: организация труда менеджера и имидж (образ менеджера)

Управление как специфический вид человеческой деятельности обособился в ходе разделения и кооперации общественного труда. Сущность и специфика управления определяются его целью, задачами, а также предметом, средствами и самой работой по управлению. Управленческий труд – преимущественно умственный труд. Он не выступает созидателем материальных благ, но является неотъемлемой частью труда совокупного работника. Поэтому деятельность управленцев традиционно оценивается по результатам деятельности предприятия.

Целью управленческого труда является определение целей организации и создание необходимых условий для их реализации (экономических, организационных, технических, социальных, психологических, природно-ресурсных, информационных и т.п.), «установление гармонии» между индивидуальными трудовыми процессами, координация совместной деятельности работников.

Кроме того, управление в современных условиях должно быть направлено на удовлетворение потребностей работников, что в свою очередь способствует повышению эффективно­сти деятельности организации.

Управление – это прежде всего работа с людьми, а их трудовая деятельность служит объектом управляющего воздействия. Трудовая деятельность людей в организации, их отношения в процессе управления могут опосредованно выступать в виде информации в ее различных формах. В процессе управленческой работы происходит сбор, обработка, передача информации. Связи в процессе управления между различными управленческими работниками, между руководителем и производственным персоналом осу­ществляются также посредством информации. Поэтому уп­равленческая работа имеет информационную природу.

Достижение целей управления осуществляется путем подготовки и реализации управляющих воздействий на людей, активизирующих их работу в организации. Это и есть специфический продукт управленческого труда. Основной формой такого воздействия является управленческое решение.

В процессе управления управленческие работники решают самые различные проблемы организационного, экономического, технического, социально-психологического, правового характера. Их многообразие также является важной особенностью управленческого труда.

Управление – процесс многогранный, неоднозначный. Анализ внешней и внутренней среды, принятие на этой основе управленческих решений зависят от сложной и подвижной совокупности факторов, постоянно создающей нестандартные ситуации. Именно эти обстоятельства требуют от человека, занимающегося управленческой работой, творческого подхода.

Процесс управления осуществляется на основе разделения и кооперации управленческого труда, что способствует повышению качества управляющих воздействий. Ведущее место среди них занимает функциональное разделение, поскольку оно определяет появление других видов. Вместе они могут служить базой для классификации работников, занимающихся управленческим трудом.

По роли в процессе управления управленческих работни­ков подразделяют на руководителей, специалистов, служа­щих (технических исполнителей).

Руководитель – это возглавляющий организацию работник, наделенный необходимыми полномочиями для принятия решений и несущий всю полноту ответственности за результаты работы возглавляемого им коллектива. В современной российской экономике все чаще как синоним понятия «руководитель» употребляется понятие «менеджер» («управляющий»).

Руководители организуют подготовку управленческих решений, принимают управленческие решения и контролируют их исполнение. Труд руководителя является самым сложным и ответственным в системе управления организацией.

Специалисты – работники, выполняющие функции управления, например, экономисты, бухгалтеры, специалисты по управлению персоналом, по связям с общественностью, по маркетингу, юристы. Они анализируют информацию и готовят варианты решений для руководителей в соответствии с их приказами и распоряжениями, технико-техноло­гическими нормативами, организационными регламента­ми, квалификационными требованиями. В их деятельности преобладают логические операции, не исключающие творчества.

Служащие (технические исполнители) – работники, обслуживающие деятельность специалистов и руководителей, например, секретари, операто­ры. Они выполняют информационно-технические операции, освобождая руководителей и специалистов от этой рутинной работы и обеспечивая их необходимой информацией. В их деятельности используются стандартные про­цедуры и операции, поэтому она в большей степени поддается нормированию, чем другие категории.

В целом же все категории управленческих работников принимают участие в разработке и реализации управляющих воздействий.

В любой организации имеются два типа менеджеров – линейные и функциональные.

К линейным относятся менеджеры, действующие на основе единоначалия, ответственные за состояние и развитие организации (предприятия или ее подразделений (цехов, участков, бригад) – это директора, начальники цехов, мастера, бригадиры.

Функциональные менеджеры ответственны за определенную под систему управления, например, за маркетинг, управление персоналом или финансами.

По месту в системе управления организацией менеджеры занимают три уровня: высший, средний и низовой (первый).

Менеджеры высшего уровня – самая малочисленная, но наиболее влиятельная категория. Они определяют общие направления функционирования и развития организации и ее крупных подразделений, принимают ключевые решения по стратегии развития и текущим делам, наделены полномочиями для приобретения других компаний, запуска новых производственных мощностей, найма работников и т.п.

Деятельность этих менеджеров характеризуется масштабностью и сложностью, приоритетом стратегической и перспективной деятельности, наиболее тесными связями с внешней средой, разнообразием принимаемых решений, напряженным темпом работы.

Менеджеры среднего уровня координируют и контролируют работу руководителей низового уровня. В их действиях преобладает решение тактических задач, что не исключает их участия в разработке стратегических проблем. Значительный удельный вес в рабочем времени этих менеджеров занимает общение с менеджерами среднего (горизонтальная координация работ) и низового уровня (вертикаль ие­рархии управления).

Роль руководителей среднего уровня в современных условиях значительно возросла. Это связано с развитием внутреннего хозрасчета, с расширением прав структурных подразделений организации.

Менеджеры низового уровня составляют самую многочисленную управленческую группу в организации. Они отвечают за выполнение производственных заданий и использование ресурсов.

Их работа связана с решением преимущественно тактических и оперативных проблем. Она характеризуется разнообразием выполняемых действий, частыми переходами от одной задачи к другой, коротким вре­менным периодом реализации принимаемых решений, постоянным общением с непосредственными исполнителями (работниками), производственным персоналом.

В структуре затрат рабочего времени менеджеров низового уровня большое место занимает контроль и инструктирование подчиненных.

Менеджеры высшего уровня треть своего времени затрачивают на изучение деловой окружающей среды.

Функции менеджера. Содержанием деятельности менеджера является процесс реализации функций: планирования, организация, координации, мотивации, контроля.

В процессе планирования определяются цели и задачи организации и ее подразделений, устанавливается, что необходимо делать для достижения целей. Тем самым обеспечивается единая направленность усилий всех членов организации. Для этого следует взаимоувязать цели раз­личных уровней организации, управляющих, подразделе­ний, работников.

Кроме того, необходима взаимоувязанность целей разных сфер деятельности в организации. Это требует объединения усилий:

1) высшего уровня управления с его акцентом на грандиозной картине и больших прибылях и удовлетворении запросов держателей акций;

2) производственников и их прицелом сделать больше, быстрее и дешевле;

3) персонала, занимающегося мар­кетингом, чей взгляд всегда обращен на квоты, премии и проценты;

4) финансистов с их любовью к дивидендам, процентам и, прежде всего, балансу;

5) мастеров, которые смотрят вверх, чтобы удовлетворить руководство, и вниз, чтобы рабочие продолжали работать;

6) рабочих, управляющих лишь своими собственными усилиями, чтобы удовлетворить мастеров, чтобы заработать жалованье.

В процессе планирования происходит увязка целей организации с ее ресурсами.

Функция организовывания заключается в распределении всех ресурсов, необходимых для выполнения плана и до­стижения целей организации. Ее реализация предполагает проектирование структуры организации и ее подразделений, определение конкретных заданий и их подразделе­ний и исполнителей, делегирование полномочий для выполнения заданий.

Реализуя функцию координации, менеджеры согласовы­вают, взаимоувязывают действия людей и подразделений.

Мотивирование представляет собой процесс воздействия на людей с целью побуждения их к определенным действиям путем пробуждения в них определенных мотивов. Основная задача менеджеров состоит в том, чтобы в процессе управления они должны найти такие формы и методы мотивирования, которые способствовали бы достижению целей, поставленных перед организацией, ее отдельными подразделениями и работниками. Поскольку ядром мотивов являются потребности человека, то для успешного мотивирования менеджеры должны знать потребности подчиненных и создать для них такие условия деятельно­сти, которые гарантируют увязку роста эффективности организации с удовлетворением этих потребностей.

Контроль – это непрерывное сопоставление фактических результатов работы с запланированными, оценка и корректировка деятельности работников в соответствии с поставленными целями.

Деятельность менеджера, связанную с управлением организацией характеризуют: межличностные, информационные и решенческие роли.

Каждая группа ролей представляется в конкретных формах.

В общей сложности различают десять ролевых форм деятельности менеджера. Качества, присущие таким руководителям, подразделяются на три группы: профессиональные, личные и деловые.

К личным качествам относятся:

высокие моральные стандарты;

психическое и физическое здоровье;

высокий уровень внутренней культуры;

отзывчивость, благожелательное отношение к людям;

оптимизм, уверенность в себе.

К деловым качествам можно отнести:

умение создать организацию и обеспечить ее эффективную деятельность;

стремление к лидерству в любых обстоятельствах и любой ценой;

контактность, коммуникабельность, умение расположить к себе людей, убедить в правильности своей точки зрения и повести их за собой и др.

К профессиональным можно отнести:

компетентность в соответствующей профессии, основанную на опыте и образовании;

широту взглядов, базирующуюся на эрудиции и знаниях;

стремление к приобретению новых знаний, критическому восприятию и переосмыслению окружающей действительности;

поиск новых форм и методов работы и обучение подчиненных и др.