Управление логистическими информационными системами

В информационной системе те или иные явления порождают информацию, которая служит основой для принятия решений, управляющих действиями, направленными на изменение этих явлений. Информационные системы с обратной связью характеризуются: структурой, запаздыванием и усилением.

Структура системы — это взаимосвязи отдельных частей. Запаздывания всегда существуют при получении информации, при принятии решений, основанных на этой информации и в процессе выполнения этих решений. Усиления обычно происходят при принятиях решений, они проявляются в тех случаях, когда принятие решения оказывается более сильным, чем это можно предполагать.

Для изучения этой системы необходимо располагать информацией трех видов: об организационной структуре системы, о запаздываниях решений и действий и о правилах, регулирующих закупки и товарные запасы.

Типовая организационная структура для функций производства и сбыта продукции, представлена на рис. 7.5. Нижняя фигура представляет собой розничное звено, над ней — оптовое. Изображены заводской склад готовой продукции и само производство. Штриховые линии изображают восходящий поток заказов на товары, сплошные линии — отгрузку товаров. Следует отметить наличие запасов на трех уровнях: на заводе, в оптовом и в розничном звеньях. Чтобы иметь возможность определить динамические характеристики системы, необходимо также знать время запаздывания в потоках заказов и товаров.

Практика показывает, что поставка товаров потребителю в среднем занимает неделю с момента получения заказа от клиента. Запаздывания бухгалтерских операций и закупок составляют в розничном звене в среднем три недели от момента продажи вплоть до ее отражения в заявке на пополнение запаса. Время на отправку заказа по почте составляет пол недели. Оптовику требуется неделя для оформления заказа, а отправка товаров розничному звену занимает еще одну неделю. Аналогичные запаздывания имеют место и между оптовым звеном и заводским складом. На заводе в среднем проходит шесть недель с момента принятия решения об изменении темпа выпуска продукции до момента, когда производство достигает нового уровня.

Чтобы эффективно работала логистическая система, необходимо знать правила, регулирующие размещение заказов, и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели имеются три основных вида заказов: заказы на возмещение проданных товаров, заказы для пополнения запасов во всех звеньях в связи с изменением уровня продаж, заказы, необходимые для заполнения каналов обеспечения товарами по заказам, находящимся в стадии выполнения.

Порядок выдачи заказов характеризуется следующим: а) на основе анализа продаж и в соответствии с запаздыванием закупки (три, две и одна неделя для соответствующих трех звеньев) заказы ближайшему звену системы включают возмещение фактических продаж, реализованных заказывающим звеном; б) по истечении достаточного времени для определения среднего значения краткосрочных продаж принимаются мерыдля постепенного снижения, либо повышения запасов в зависимости от увеличения или уменьшения оборота; в) одна часть заказов, находящихся в процессе выполнения (отправленные почтой, невыполненные заказы поставщика и товары в пути), всегда пропорциональна среднему уровню деловой активности и продолжительности выполнения заказа.

Рост объема продаж, как и удлинение цикла поставок, обязательно вызывает увеличение общего объема заказов в каналах распределения. Эти заказы являются частью «материальной базы» в структуре логистической системы. При отсутствии заказов, специально предназначенных для заполнения каналов распределения, соответствующая потребность в товарах на эти цели покрывается за счет снижения складских запасов, а это означает, что заказы на заполнение каналов товародвижения выдаются безотчетно под видом регулирования запасов.

Выдача заказов зависит также от ожидаемого объема продаж в будущем. Методы предвидения, которые состоят в экстраполяции существующей тенденции на будущий период, приводят в общем к созданию менее устойчивой, колеблющейся логистической системы.

7.5. Типовые системные программно-информационные решения в логистике

В настоящее время на российском рынке представлено ограниченное число программных продуктов для автоматизации логистической деятельности. Их можно разделить на три группы:

1. Специализированные решения для логистических компаний. В настоящее время выбор таких систем невелик, даже с учетом западных разработок, которые требуют очень серьезной работы по адаптации к требованиям российских заказчиков и российского законодательства. Большинство подобных систем обладают достаточно развитой функциональностью и могут с успехом применяться в деятельности как специализированных логистических компаний, так и отделов, отвечающих за логистику в компаниях другого профиля. Общим недостатком этих систем является их «закрытость», как с точки расширения и изменения их функциональности, так и при интеграции их с другими программными продуктами, используемыми в компании (прежде всего – с финансовыми и бухгалтерскими системами, а также системами). Закрытость архитектуры ограничивает также возможность применения веб-технологий, которые крайне важны при создании распределенных автоматизированных систем, к числу которых относятся логистические системы в задачу которых может входить обеспечение взаимодействия внешними партнерами, поставщиками и заказчиками.

2. Дополнительные функциональные модули для финансовых и учетных программы для автоматизации логистических бизнес процессов. Например надстройки над 1С. Подобные решения предлагаются как в виде самостоятельных разработок независимых поставщиков, так и самими разработчиками финансово учетных программ как единая система. Преимуществом подобного решения является тесная интеграция с финансовой системой. Это является важным для создания системы отчетности, а также удобного механизма формирования бухгалтерских и платежных документов в рамках единой системы. Один из основных недостатков – низкая масштабируемость системы: при модернизации одного из компонентов может потребовать внесения изменений в других, в том числе собственно бухгалтерских, модулях.

3. Решения, использующие прикладные программы для других сфер деятельности для автоматизации некоторых логистических функций (например, автоматизация торговли). Выбирая такую систему, заказчик рассчитывает решить целый комплекс задач. Однако, недостатком такого рода решений является их ограниченная функциональность с точки зрения задач автоматизации именно логистики. Как правило, такие системы не включают в такие важные функции, как отслеживание транспортировки грузов, работу с таможней и другие процессы, находящиеся «вне» офиса компании.

В ряду информационных систем для логистики отдельно стоят информационные ресурсы в Интернете, играющие роль электронных бирж логистических услуг. В качестве примера можно привести Информационный портал Перевозки.Ру, содержащий разнообразную информацию о поставщиках и потребителях логистических услуг. Участие в проекте интересно для транспортных компаний, экспортеров и импортеров, логистов, таможенных брокеров и других. На сегодняшний день в проекте зарегистрировано более 5,5 тысяч компаний.