Создание сносок, примечаний

Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под линией, которая отделяет их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце документа. Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и соответствующего ему текста.

Вставка сносок выполняется таким способом:

1. Устанавливают курсор в то место документа, после которого должен находиться маркер сноски и выполняют команду Вставка – Ссылка – Сноска.

2. В окне диалога Сноски выбирают тип сноски и ее место расположения. В разделе Формат указывают Формат номера сноски: 1, 2, 3..., или А, В, С... и т.д. Для маркера сноски можно также использовать различные символы.

3. В итоге в документе появляется область сноски, куда вводят текст.

Для удаления сноски нужно удалить маркер сноски в окне документа, а не текст сноски в области сноски. Если знаки сносок нумеруются автоматически, то в результате удаления знака сноски, оставшиеся сноски будут автоматически перенумерованы.

Чтобы создать примечание к любому слову, нужно его выделить и дать команду Вставка - Примечание. В открывшейся области ввести текст примечания.

Чтобы удалить примечание, нужно из контекстного меню примечания выбрать пункт Удалить примечание.

Создание шаблона документа (работа с электронными формами)

Большинство текстовых документов оформляются в соответствии с определенным шаблоном.

Шаблон – это вспомогательное средство, значительно облегчающее создание и оформление стандартных документов.

Работа в офисе обычно связана с большим количеством стандартных формуляров, справок, бланков и т.д. Иногда бланк называют формой, то есть документом с пустыми графами для заполнения. В Word такие графы создаются с помощью специальных полей, благодаря чему форма может заполняться прямо на компьютере. Форму можно построить в виде таблицы, можно создать текстовую форму (например контракт). После создания формы ее необходимо сохранить как шаблон (с расширением DOT). Такую форму можно будет заполнять от руки или на компьютере. Ее можно распечатать в заполненном виде или в виде заготовки.

Форма (шаблон) используется многократно и является основой для других документов, при этом сам шаблон остается неизменным, изменения записываются в новый документ.

Существует 2 способа создания шаблона:

1) При запуске MS Word на экране справа появляется область задач Создание файла (если эта область закрыта, то необходимо дать команду Файл - Создать). В этой области задач в группе Создание с помощью шаблона выбрать пункт Общие шаблоны. В появившемся на экране диалоговом окне Шаблоны, на вкладке Общие выбрать значок Новый документ, установить переключатель на пункт -Шаблон.

2) Сначала создать сам документ, а затем сохранить его как шаблон (в окне сохранения указать тип файла - Шаблон документа (*.dot).

Для создания электронной формы нужно включить панель инструментов Формы (Вид – Панели инструментов - Формы).

Таким образом, форма – специальный вид защищенного документа, включающий поля, в которые пользователи могут вводить информацию. В форме заполняются только графы, созданные с помощью специальных полей. Поле формы – это место на экране, предусмотренное для заполнения.

Установив поле, его нужно настроить. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры.... Открыть его можно двойным щелканьем по полю или выделив поле нажать кнопку Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

Возможны три варианта полей формы:

1. Текстовое поле – для вставки текста, чисел, даты, текущих дат и времени, вычислений. Можно указать максимальную длину (от 1 до 32767); формат поля; текст по умолчанию, когда заранее известно, какой текст будет вводиться в поле.

2. Флажок – используется, когда в форме есть пункты, на которые отвечают Да или Нет.

3. Поле со списком – позволяет выбрать из списка один из предложенных вариантов ответа. Список может содержать до 25 пунктов.

Защита формы – после создания формы, перед сохранением ее нужно защитить, чтобы исключить случаи изменения формы, а введение данных осуществлять только в отведенные поля. Только в защищенной форме поля становятся активными (например при щелканье раскрываются поля со списком). Для защиты формы нужно дать команду Сервис – Установить защиту или нажать кнопку Защита формы на панели Формы.

Заполнение формы. Формы, где имеются поля со списками, предназначены для заполнения на компьютере. Для заполнения формы на компьютере, создается новый документ на основе шаблона формы: двойным щелканьем по значку вашего шаблона (если он сохранен в вашей папке) или в Word команда Файл – Создать – в области задач Созданиедокумента в группе Созданиес помощью шаблона выбрать пункт Общиешаблоны. В появившемся диалоговом окне Шаблоны выбрать ваш шаблон (если он сохранен в папке Шаблоны).

В форме доступные только отведены поля. Активизировать поля для заполнения можно с помощью мыши (щелканьем по полю) или клавиатуры. При работе с формой с помощью клавиатуры для перехода между полями формы используется клавиша ТАВ или стрелки ¬®­¯.

Можно сохранить всю форму или только ответы, установив флажок в меню Сервис – Параметры – вкладка Сохранение – Сохранять только данные для форм.