Особенности составления и оформления организационных и распорядительных документов

Организационно-распорядительная документация разделяется на три группы:

· документы организационные

· распорядительные

· информационно-справочные.

Организационные документы - это документы устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации.

Фактическое существование любой организации начинается с введения в действия организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, штатное расписание и регламенты.

Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения. Оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:

· наименование организации и/или структурного подразделения,

· наименование вида документа,

· дата, индекс,

· гриф утверждения,

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись и печать.

Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа (пример: положение об отделе кадров, должностная инструкция бухгалтера, инструкция о ведении учета). Текст обычно состоит из разделов, которые делятся на пункты и номеруются арабскими цифрами.

Положение об организации (основной документ любой компании)

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации или структурного подразделения.

Текст состоит из следующих пунктов:

1. Общие положения.

Указывается точное официальное наименование организации, как полное так и сокращенное, указываются цели создания организации, степень ее самостоятельности, орган управления или должностное лицо в чем распоряжении находится организация, непосредственный руководитель, наличие печати и официальных бланков, а также перечень основных правовых нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.

2. Основные задачи.

Устанавливает проблему или комплекс проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направление ее деятельности.

3. Функции.

Всесторонняя характеристика деятельности организации и подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.

4. Структура.

Приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимоотношения между ними и определяется порядок распределения обязанностей между работниками.

5. Права и обязанности.

Содержит перечень прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. Включается право на издание распорядительных и нормативных документов, право ведения переписки. И право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций. А также право представительствовать в соответствующих органах и запрашивать информацию. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

6. Руководство.

Устанавливаются принципы руководства, порядок назначения и освобождение на руководящую должность и сфера компетенции руководителя.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

Определяется кем осуществляется контроль, проверка и ревизия, и финансово хозяйственнОй деятельности, а также периодичность и сроки проверки и порядок предоставления итоговых документов.

8. Реорганизация и ликвидация.

Устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации предприятия.