Нормативно методическая база документационного обеспечения управления

Нормативно методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства вцелом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно методической базы, с помощью которой возможно правильно создать и оформить документ, придав ему юридическую силу, организовать документооборот, и обеспечить хранение и использование документов текущей деятельности.

Основу правовой базы ДОУ составляют федеральные законы:

1). Конституция РФ от 12 декабря 1993г. Часть 4 статья 29.

2). Налоговый кодекс РФ. Часть 1 от 31 июля 1998г #146фз

3). Налоговый кодекс РФ. Часть 2, от 5 августа 2000 #147фз (редакция от 30.07.10)

в 1) и 2) Содержатся нормы и положения касающиеся налоговой сферы деятельности и работы с налоговыми документами

4). Гражданский кодекс РФ от 30.11.94г. #52фз (в новой редакции от 27.07.2006 #138фз содержит нормы и правила по документам в сферы гражданских правоотношений)

5). Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001г. #197фз - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

6). Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996г, #63фз - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

7). Кодекс РФ об административных правонарушений от 30 декабря 2001г #195фз - устанавливает административную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

8). Закон РФ от 25.10.91г #1807-1 о языках народов РФ и до полнящий его федеральный закон РФ о государственном языке РФ от 1 июня 2005г #53

Эти законы определяют, что официальное делопроизводство на территории РФ ведется на государственном языке (т.е на русском). Тексты документов, бланков, печатей и штампов с наименованием государственных органов организаций и предприятий также оформляются на русском языке.

В республиках официальное делопроизводство ведется как на русском так и на государственных языках республик.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями и предприятиями в РФ, ведутся на государственном языке РФ.

9). Создание гербовых бланков и гербовых печатей ведется в соответствии с федеральным конституционным законом о государственном гербе РФ от 30 июНя 2003 #1, а их изготовление на основании постановления правительства РФ от 27 декабря 1995г #1268 с изменениями от 14 декабря 2006 "Об упорядочивании изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ"

Ряд законодательных правовых Актов посвящен охране документов, содержащих государственную и коммерческую тайну:

1. Федеральный закон о коммерческой тайне. В нем приведен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, а также даются определения конфиденциальной информации и порядок работы с ней.

2. Федеральный закон о государственной тайне. Определяет полномочия государственных органов и должностных лиц о защите государственной тайны, и работе с документами содержащими ее.

3. Федеральный закон о персональных данных, регулируют отношения связанные с обработкой персональных данных. Цель этого закона: защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных, в том числе защита прав на неприкосновенностт частной жизни.

4. Федеральный закон о государственной гражданской службе РФ. Устанавливает правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы РФ. Предусмотрены правила оформления документов с помощью которых оформляЕТся поступление на службу, ее прохождение и прекращение, а также определен порядок проведения аттестации государственных служащих.

5. Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан РФ. Он регулирует обращение граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления. А также вводит требования по составлению данных документов.

6. Федеральный закон о почтовой связи. В нем установлены требования к документам пересылаемым с помощью различных средств связи, таких как почта, факсемильные и электронные сообщения.

7. Федеральный закон о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В нем определены требования к защите информации и основы регулирования процессов информатизации.

8. Федеральный закон об электронной подписи. Обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи на документах и признания ее равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

9. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Определяет правовой режим документирование информации, право собственности на отдельные документы, категории информации по уровню доступа к ней и устанавливает ответственность за правонарушения при работе с документированной информацией.

10. Законодательный акт об участии в международном информационном обмене. Определенны условия вхождения России в мировое информационное пространство, а также объекты и субъекты международного информационного обмена.

11. Федеральный закон об архивном деле в РФ. РЕгулирует организацию хранения, комплектования, учета и использование архивных документов, независимо от форм их собственности.

Федеральный закон о техническом регулировании от 2002г определил состав национальной системе стандартизации. В нее входит:

1. Национальные стандарты

2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

3. Стандарты организации

В регулировании делопроизводства важная роль принадлежит также и подзаконным нормативным актам, которые развивают и конкретизируют соответствующие законы. К ним относятся:

1. Указы президента РФ

2. Постановления правительства РФ

3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Документы:

1. Указ президента РФ от 2007 года о признании утратившими силу некоторых актов президента РФ по вопросам архивного дела.

2. Указ президента РФ от 1997 года об утверждении перечня сведений конфиденциального характера

3. Постановление правительства РФ от 2009 года об утверждении положения в системе межведомственного электронного документооборота.

Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти:

1). Приказ МинФин РФ от 2003 года о формах бухгалтерской отчетности организаций

2). Приказ Министерства Культуры РФ от 2009 года о внесении изменений в правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях российской академии наук.

3). Постановление Министерства Труда РФ от 2002 года об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

4). Письмо ЦБ РФ от 2006 года о соблюдении требований к оформлению документов, представленных в Федеральную налоговую службу РФ.

Кроме законодательно- и нормативно-правовых актов работа с документами базируется на целом ряде нормативно-методических документах:

1. ГСДОУ - отращена общая технология делопроизводства.

Состоит из двух частей:

а). Общие требования к документам и службам документального обеспечения.

б). Альбом с образцами основных форм документов.

Одна из целей создания этой системы состоит в сокращении количества и повышения качества документов. В основной части представляет:

- порядок подготовки и оформления документов

- все этапы работы с документами, т.е доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения и информационно-справочных работа

- оперативное хранение информации, а также поиск документов и информации

- порядок проведения экспертизы ценности документов

- подготовка документов для сдачи в архив

Единственным в РФ межотраслевым нормативом является ГСДОУ.

2. 15 июня 2009 года было принято постановлением Правительства РФ, в котором были утверждены "Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти".

Эти правила включают основные термины делопроизводства, определяющие общий порядок создания и оформления документов, определяющие организацию документооборота, а также особенности работы с электронными документами, порядок их исполнения, удостоверения, хранения.

3. 23 декабря 2009 года Российский архив утвердил "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти", которые включают все вопросы организации делопроизводства от получения документа до передачи его в архив.

4. Также к нормативным документам относится и "Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ)." Эти классификаторы входят в национальную систему стандартизации. Они обязательны для применения в государственных информационных системах и при межведомственном обмене информации.

В классификаторе содержится систематический свод наименований и кодов объектов классификаций.

Коды используются при обмене информацией между автоматизированными системами и при электронном оформлении документов.

5. Для организации делопроизводства большое значение имеет общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Он служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах.

6. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). Содержит наименования и коды всех предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица, которые указываются на формах документов.

7. Государственные стандарты (ГОСТы). В них содержатся правила составления, оформления и работы с документами.

ГОСТы:

1). ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Он устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам, образцы расположения реквизитов на угловых и продольных бланках, а также образцы наиболее употребительных бланков.

2). ГОСТ 17914-72 "Обложка для длительного хранения. Типы, разделы, технические требования". Описываются обложки дел, которые сдают в архив и реквизиты. Материал, формат.

3). ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения."

4). ГОСТ Р 51511-2001 (в редакции от 2002г) "Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Формы, размеры, технические требования."

5). ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования." Имеет международное значение!

6). ГОСТ Главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве, являются основные правила работы архивов и организаций, утвержденные Росархивом в 2002г.

Эти правила состоят из двух частей:

1ая часть:

- требования к номенклатурам дел; их виды, порядок составления, оформления и удостоверения номенклатуры;

- правила оформления дел при оперативном хранении документов

- правила организации и методика проведения экспертизы ценности документов

- порядок подготовки дел к передачи их в архив, который включает оформление самих дел, а также составление и оформление описей

- порядок выделения документов с истекшими сроками хранения, к уничтожению и оформлению уничтожения

- порядок передачи дел из структурных подразделений в архивные организации

2ая часть:

Описывает организацию хранения документов и порядок определения сроков из хранения.