Основные понятия делопроизводства

Классификация документов

Функции документа

Требования, предъявляемые к управленческой информации

Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)

– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

· Полнота

· Оперативность

· Достоверность

· Адресность

· Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

· Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).

· Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.

· Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).

· Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

по способу документации:

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

организационно-распорядительные;

финансово-бухгалтерские;

научно-технические;

по труду;

отчетно-статистические и другие

по месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправленные из организации);

внутренние (составленные и использованные в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до10 лет).

Делопроизводство - отрасль деятельности человека по составлению и оформлению официальных документов, организация их движения, учета и хранения.

Составление и оформление документов - документирование.

Движение документов организации - документооборот.

Документ - (свидетельство, способ, доказательство (с латинского)) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Электронный документ - это информация (документ) в электронном виде.

Документы по происхождению:

· личного происхождения (составляет лицо вне сферы служебной деятельности, напр.письмо другу)

· официального происхождения (созданный физическим или юридическим лицом, оформленный в установленном порядке)

Документы по степени подлинности:

· Подленник - единственный экземпляр документа обладающий юридической силой

· Дубликат - повторный экземпляр подленника имеющий юридическое значение

· Копия - документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и имеет юридическую силу, если он заверен

Функции документа:

1. Информационная

2. Организационная

3. Коммуникативная

4. Правовая (юридическая)

5. Научно-историческая

Юридическая сила документа - Это свойство официального документа сообщаемое ему действующим законодательством, компетенция издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 в нем указано 30 реквизитов.

По способу оформления реквизиты делятся на:

· графические (эмблема, герб, печать); текстовые.

· Обязательные (должны быть на документе и от которого зависит юридическая сила документа (дата, подпись)); необязательные (от которых независит юридическая сила документа (отметка об исполнении)).

· Постоянные (неизменная часть документа наносимая при его изготовлении); переменные (вносятся в документ в процессе подготовки и оформления).

Бланк документа - стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами содержащими необходимую информацию об организации.

Варианты расположения реквизитов:

· Угловой (располагаются в верхнем левом углу)

· Продольный (располагаются вдоль всего поля листа)

Виды бланков по ГОСТу:

· Общий бланк - используется для изготовления любых документов кроме писем

· Бланк для письма - указываются адресные данные получателя, справочные данные об организации

· Специальный бланк - составляется на основе общего бланка и добавляет реквизит 10 (название, вид документа)

Формуляр документа - совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения.

1. Типовой формуляр - формуляр характерные для конкретного вида документа.

1. Формуляр образец - графическая модель построения документа, устанавливающая: область применения, формат бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерных для этой группы документов.

Унификация и стандартизация:

Общие положения об унификации документов содержатся в государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), так же определяются цели унификации документов и устанавливаются основные направления унификации.

Унификация - это отбор реквизитов соответствующих назначению документам и методам его обработки. Производится в целях типизации форм документов, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат, на подготовку и обработку документов. В результате с помощью унификации создается унифицированная форма документа (УДФ)

УДФ - форма документа содержащая определенный набор реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УДФ создаются на бумажных носителях и на электронных в виде шаблонов.

Существуют следующие категории УДФ:

1. Общероссийская унифицированная форма документа - это унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации и обязательное для применения на всей территории РФ.

2. Отраслевая унифицированная форма документов - это унифицированная форма документов, утвержденая министерством или ведомством и обязательная для применения всеми предприятиями данного минестерства или ведомства.

3. Унифицированная форма документов предприятия - это унифицированная форма документов утвержденая предприятием или объединением предприятий и применяемая только на данном предприятии.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документов(УСД).

УСД - это рационально организованный комплекс, взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определеннОй области деятельности. Сейчас действует 9 УСД. Их полный перечень дан в общероссийском классификаторе управленческой документации(ОКУД). Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства.

В результате унификации документов создается возможность составления типовых или трафаретных текстов, содержащих идентичную или повторяющуюся информацию, в этих случаях повторяющаяся информация выводится в трафарет, а для информации имеющий индивидуальный характер - оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документов. Таким образом суть унификации документов сводится к сокращению их многобразия и приведения к одному образцу их форм, структуры и языковых конструкций.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация - это установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к исполнению всеми организациями и учреждениями, независимо от Формы собственности и организационно правовой формы.

Установлены следующие категории стандартов:

1. Государственные стандарты (Гост)

2. Отраслевые стандарты (ост)

3. Республиканские стандарты (Рст)

4. Стандарты предприятий (стп)

5. Международные стандарты (исо/мэк)

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, возложенно на государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии.