ГОСТ р6. 30-2003

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003

Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Всего в госте установленно 30 реквизитов:

Реквизиты - обязательный информационный элемент документа располагающийся на определенном месте бланка или листа документа и обеспечивающий документу юридическую значимость.

Реквизит #1.

Герб РФ,

его наличие свидетельствует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Он может присутствовать на документах в цветном или черно белом виде. Много цветный вариант на гералическом щите, черно белый без щита.

Изображение герба с угловым расположением реквизита помещают в левой части поля над серединой строки с наименованием автора документа. А на бланке с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 милиметра.

Реквизит #2:

Герб субъекта РФ и герб муниципального образования.

Размещаются на бланках документа так же как герб РФ, но не оба герба одновременно.

Реквизит #3.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

- это условное графическое изображение, отражающее направление деятельности организации. Помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблему не воспроизводЯт на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Реквизит #4.

Код организации.

Проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаци (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код организации автора документа(физическое или юридич лицо) служит для ускорения передачи документов и для облегчения передачи документов от организаций со сложно воспроизводимым названием. В документах подготовленных на бланке письма код ОКПО представляется под реквизитом #9(справочные данные об организации), а в унифицированных документах в самом верху в кодовой зоне.

Реквизит #5.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица(ОГРН).

Проставляется в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами. Этот реквизит указывается в составе справочных данных, в бланках писем.

Реквизит #6.

Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет(КПП).

Проставляют в соответствии с документами выданными налоговыми органами. ИНН входит в состав справочных данных об организации, наряду с кодом ОКПО и ОГРН.

Реквизит #7.

Код формы документа.

Проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации(ОКУД). Этот код проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений этот код не проставляется.

Реквизит #8.

Наименование организации являющиеся автором документа.

Оно должно соответствовать наименованию закрепленному в ее учредительных документах. Автором может быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо. Их обозначения входит в состав наименования организации автора документа.

Выделяют несколько вариантов оформления этого реквизита:

1. Над наименованием организации автора может указываться вышестоящая организация. Для государственных предприятий это наименований министерства или ведомства, а для коммерческих - консорциум или промышленно финансовая группа, в которую входит данная организация. Все наименования даются в именительном падеже.

2. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Его помещают ниже полного наименования в скобках.

3. Наименование организаций субъектов РФ имеющих наряду с государственным языком РФ, т.е русский язык. Государственный язык субъекта рф печатают на двух языках государственном и национальном. Наименование организации на национальном языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке. Если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

4. Наименования на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. И располагается это название ниже названия на русском или справа от него.

5. Наименование филиала территориального отделения или представительства указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

6. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то их наименование указывается на отдельном листе бумаги, если это организация одного уровня, то эти названия располагают на одном уровне. Если это разноуровневые организации, то названия располагаются одно под другим. На внутренних документах в качестве автора указывают наименования структурного подразделения.

Реквизит #9.

Справочных данные об организации.

Содержат сведения необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма: почтовый или юридический адрес, номера телефонов, адрес электронной почты, номера счетов в банке, ОГРН, код ОКПО, ИНН и КПП, а так же другие сведения по усмотрению организации. Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями "Правил оказания услуг почтовой связи". Эти правила были утверждена правительством РФ в 2005г. Адрес корреспондента пишется так:

1. Название улицы, номер дома, номер квартиры

2. Название населенного пункта

3. Название района, области, края, автономного округа, республики,

4. Название страны (для международной корреспонденции)

5. индекс

В конце строки знаки препинания не присутствуют.

Этот реквизит располагается под реквизитом #8(наименование организации).

Реквизит #10.

Наименование вида документа.

Пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах кроме писем. Все заглавными буквами

Реквизит #11.

Дата документа.

Один из основных реквизитов предающих документу юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола дата заседания, а для акта дата самого события. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего подписания. Дату проставляет должностное лицо подписывающее документ непосредственно при подписании. Дата входит как сОставная часть в такие реквизиты как: гриф согласования, гриф утверждения, резолюция, отметка о получении и исполнении документа. Дату оформляют арабскими цифрами(1,2,3...) в порядке день, месяц, год, разделяют между собой точками, год состоит из 4х цифр, число и месяц из 2х.

В некоторых случаях допускается словесно-цифровой способ оформления, т.е месяц словами.

Реквизит #12.

Регистрационный номер документа.

Это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение проставляемое при регистрации документа. Регистрации подлежат все документы создающие в организации или поступающие из других организаций и частных лиц. Исключением являются документы не подлежащие регистрации в соответствии с инструкцией организации по делопроизводству. Обычно это внутренняя корреспонденция. Как правило регестрируются только внешние документы, регистрационный номер ставиться рядом с датой документа и регистрационный номер присваивается в рамках одного года с 01 января по 31 декабря начиная с номера 01 или 1. По усмотрению организации номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, то есть к примеру #1-3/115 (1-номер структурного подразделения, 3-номер дела по номенклатуре, 115-порядковый номер документа), либо #ОМ-115 (ОМ-отдел маркетинга, 115-порядковый номер документа). Если документ составляется и регестрируется несколькими организациями, то регистрационный номер состоит из двух частей приведенных через косую черту / в порядке наименование организации в документе. Пример: 02-20-105/01-1230

Реквизит #13.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Используется в письмах-ответах, и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Пример: на #02-12/36 от 03.05.2010

Реквизит #14.

Место составления или издания документа.

Указывается только в том случае, если его определение по реквизитам затруднено. Пример: г.Рязань. Пред названием города указывается буква "г", перед названиями сел, поселков устанавливаются соответствующие сокращения, перед названием Москва и С-Петербург буква г не ставиться. Сами названия населенных пунктов сокращать нельзя. Место составления документа не указывается, если оно включено в состав наименовании организаций, либо не указывается в письмах, так как эта информация содержится в реквизите справочные данные об организации. Располагается на следующей строке после даты и регистрационного номера.

Реквизит #15.

Адресат.

Указывает кому предназначается документ. И оформляется на исходящих документах. В качестве адресата может быть указана организация, структурное подразделение, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Этот реквизит указывается в верхнем правом углу. Максимально может состоять из следующих компонентов:

1. Наименование учреждения или организации в именительном падеже

2. Наименование структурного подразделения в именительном падеже

3. Должность получателя в дательном падеже (деректору)

4. Инициалы и фамилия в дательном падеже

5. Почтовый адрес

Каждая из указанных частей размещается на новой строке начиная от одного и того же положения табулятора, расстояние между строками 1,5, длина максимальной строки не более 9-10см, знаки препинания между строк не ставятся. Если продольное расположение реквизитов, то допустимо центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более 4х адресатов, при этом слово копия перед 2м, 3м и 4м адресатами не ставится. В состав реквизита может входить почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию затем инициалы получателя, и затем почтовый адрес.

Реквизит #16.

Гриф утверждения документа.

Существует два способа: 1. Документ может утверждаться должностным лицом, то есть ставиться подпись на том же документи, 2. с помощью специально издаваемого документа (Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу).

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа, обычно на расстоянии 40 пробелов от левого поля. Состоит обязательно из слова утверждаю, без кавычек, заглавными буквами, затем на следующей строке наименование должности, лица утверждающего документ, затем подпись, инициалы и фамилия утверждающего. Есть другой вариант расположения этого реквизита: он может располагаться по центру документа, с центрированием относительно самой длинной строки, используется в документах с продольным расположением реквизитов.

При утверждении документа постановление решения приказом или протоколом, гриф состоит из слова "утвержден" либо утверждена, утверждены, затем наименование утверждающего в творительном падеже, затем число, то есть дата и номер.

УТВЕРЖДЕНА

решением общего собрания акционеров

от 05.06.2010 #14

Реквизит #17.

Резолюция

- это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Может состоять из двух частей. Либо другой вариант - резолюция состоящая из трех частей, она состоит из фамилии исполнителя, поручения, подпись и дата. Не пишется в продольным варианте, всегда в левом углу. Пишется от руки руководителем на подлиннике документа, на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В таком случае прекрепляется к документу и вместе с ним вшивается в дело. Выглядит:

Ивановой А.В. (кто должен выполнить)

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой "АВС"

к 05.10.2013

Подпись

Дата

Реквизит #18.

Заголовок к тексту.

Включает в себя краткое содержание документа. Должен быть согласован с наименованием документа и может отвечать на вопросы о ком? О чем? Или кого? Чего?. Располагается перед текстом, печатается от левой границы, не более 7ми см в длину, без кавычек, точка в конце не ставиться. Если состоит из двух и более строк, то междустрочный интервал равен 1. Если документ оформлен на бланке формата А5, то этот реквизит можно не указывать.

Реквизит #19.

Отметка о контроле за исполнением документа.

Обозначает, что документ поставлен на контроль, контролю подлежат все зарегистрированные документы требующие исполнения. На документе обозначаются заглавной буквой К или словом контроль, рукописно или в ввиде штампа, который располагается в правом верхнем углу документа.

Реквизит #20.

Текст документа.

Главный, основной реквизит, без него документ существовать не может. Текст документа представляет собой связанный текст, который как правило состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания и цели составления документа; во второй заключительной части содержатся решения, выводы, просьбы и рекомендации. Текст может содержать только заключительною часть, к примеру это приказы в которых содержатся только распоряжения без основания.

В деловых письмах могут быть использованы три формы изложения:

1. От первого лица, множественного числа (просим направить, направляет на рассмотрение)

2. От первого лица, единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить средства)

3. От третьего лица, единственного числа (министерство не возражает, университет считает возможным)

Реквизит #21.

Отметка о наличие приложений.

Реквизит располагается после текста, перед подписью. Солово приложение пишется от левого края поля с заглавной буквы всегда в единственном числе и после него ставится двоеточие.

А) Если в тексте есть упоминание об этом приложении, то выглядит это

Приложение: на 5л. в 2 экз.

Б) Если приложение не упоминается в тексте, то оно описывается полностью:

Приложение: 1. Положение о премировании на 7л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект договора на 2л. в 3 экз.

В) Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, оформляется

Приложение: Контракт от 05.06.2010 #12 и приложение к нему, всего на 15 л.

Слово приложение может писаться все заглавными буквами, такой способ используется при оформлении распорядительных документов.

Реквизит #22.

Подпись.

Обязательный реквизит любого документа. Ставится под текстом или под отметкой о наличии приложений. Состоит из трех частей: наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи, т.е инициалы и фамилия, при чем после инициалов и фамилии пробелов нет.

Может оформляться:

А) если документ составлен на бланке организации

Генеральный директор подпись И.В.Иванов

Б) если документ составлен не на бланке организации

Генеральный директор

ЗАО "Восток" Подпись И.В.Иванов

В) если документ подписывается несколькими лицами, то подписи ставятся в порядке убывания значимости должности

Г) если документ подписывается комиссией то указываются не должности подписывающих, а их статус в комиссии. Распределение фамилий по алфавиту в том случае если члены комиссии примерно равны по статусу. Если в рамках данной комиссии статус участников сильно разняться и при этом общеизвестен то члены комиссии перечисляются в порядке их значимости в рамках данной комиссии.

Председатель комиссии Подпись И.В.Иванов

Члены комиссии Подпись

Д) если документ оформляется на бланке должностного лица, то его должность не указывается

Е) подписывает тот кто реально подписывает документ, на бланке другого должностного лиц

Реквизит #23.

Гриф согласования документа.

Выражает внешнее согласие организации или должностного лица не являющимся автором документа. Согласования может производится с одним должностным лицом или на заседании коллегиального органа. При первом способе оформляется: слово Согласовано заглавными буквами без кавычек, следующая строка должность лица с которым согласован документ включая наименование организаций, следующая строка личная подпись и расшифровка инициалы потом фамилия.

Второй способ: согласование письмом или протоколом, слово согласованно заглавными буквами, на следующей строке указывается согласующий документ, на следующей дата и номер.

Размещается в нижней части листа, под реквизитом подпись. Согласования также может оформляться на отдельном листе, при этом на самом документе делается пометка, лист согласования прилагается.

Реквизит #24.

Виза согласования документа.

Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа, которая включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата подписания. Если визирующий документ имеет дополнения, то вначале добавляется: Замечания прилагаются (они пишутся на отдельном листе). Для документа подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборонной стороны последнего листа подленника документа.

Реквизит #25.

Оттиск печати.

Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, это предусматривающих. Форма документа может иметь пометку места печати или М.П. Оттиск печати проставляется захватывая часть наименования должности и не должен захватывать подпись должностного лица. Допускается проставлять печать на свободном от текста месте.

Реквизит #26.

Отметка о заверении копии.

Ставится ниже реквизита подпись.

Верно

Наименование должности Подпись. Инициалы

Дата

По усмотрению организации, копии документов могут заверяться специальной печатью (обычно прямоугольной формы)

Реквизит #27.

Отметка об исполнителе документа.

Располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа. Включает в себя инициалы и фамилию и в следующей строке действующий контактный телефон

Реквизит #28.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Проставляется на первом листе документа, ниже отметки об исполнителе, если она расположена там. Состоит из слов: первая строка отметка об исполнении, следующая В дело #... От..., следующая личная подпись, следующая дата.

Реквизит #29.

Отметка о поступлении документа в организацию.

Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа в организацию.

ООО "Луг"

01.11.2012

Вх. #328-м

Ставится в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Может так же поставляться в виде штампа. На документах электронных этот реквизит не проставляется, так как регестрируются автоматически.

Реквизит #30.

Индетификатор электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу, каждой страницы документа. Содержит наименование файлов в электронной базе, дату и другие данные по усмотрению организации. Проставляется в момент готовки документа.

Оформление документов:

Шрифт только Times new roman, размер шрифта 13 или 14, для таблиц 11 или 12.

Для документов используется формат А4, то междустрочный интервал 1,5 или 2. Если бланки формата А5 или менее, то междустрочный интервал 1. Многострочные реквизиты (заголовок документа) междустрочный интервал 1. Составные части одного реквизита отделяют друг от друга 1,5 или 2 интервалом.

Подпись отделяется интервалом от 2 до 4 в зависимости от размера подписи. Расшифровку подписи оформляют на уровне последней строки наименования должности.

Наименования вида документа печатается прописными(заглавными) буквами.

Отступы от края левого поля (пробелы):

0 - для реквизитов заголовок к тексту, текст если не разделен на абзацы, отметка о наличие приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направление его в дело, а также наименование должности и заверительная надпись верно.

5 - для начала абзаца в тексте

32 - для реквизита адресат

40 - для реквизита гриф утверждения документа

16, 24, 56 - для начала таблицы

от 34 до 48 - для расшифровки подписи в реквизите подпись

Если в документе две и более страницы, то вторая и все последующие страницы номеруются. Номер страницы проставляется по середине верхнего поля арабской цифрой.