Наименование организации. Начальник ОТК личная подпись И.О

Печать

00.00.0000

Начальник ОТК личная подпись И.О. Фамилия

Брянск, Речная, 40

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЕМ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

ТЮМЕНЬ АЛМАЗ

СРОЧНАЯ

Телеграммы, телефонограммы

00.00.0000

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

И.О. Фамилия (в дат. падеж)

Должность составителя подпись И.О. Фамилия

4.3.1. Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи,утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108. телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма за заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом.

Адрес телеграммы часто является условным (например: ТЮМЕНЬ АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный язык) без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др. исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Пример:

НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28

____________________________________________________________________________________________

4.3.2. Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы является: наименование организаций адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер; дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст; подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об» (Об изменении заседания Совета; О прибытии участников семинара).

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограммы после составления должны быть проверены и подписаны руководителем организации.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям к ней прилагается список адресов и номеров их телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующим правилам, вначале указать имя фирмы и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию принимающего телефонограмму; номер телефона, дату и время передачи.

При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы и номер ее телефона текст, должности, имена, отчества и фамилии, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема. Кроме того, во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. При том указываются все знаки препинания.

Пример: