Работнике и его трудовой деятельности

Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике. Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляются личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и др., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с правилами архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· заявление о приеме на работу, направлении или представлении;

· анкета (личный листок по учету кадров);

· дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

· резюме (автобиография);

· копии документов об образовании;

· выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

· лист – заверитель дела.

Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации; от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ» относится к категории конфиденциальной информации.

Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведение нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно. Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.