double arrow

Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

Система учета кадровых документов

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

00.00.0000

Документов дела № _____

№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа №№ листов дела Примечание
           

Итого ___________________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность И.О. Фамилия

Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

Внутренняя опись документов, имеющихся, в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личное дело руководителей организации. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

К документам по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариальному удостоверению не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документам по личному составу относятся следующие применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация, и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

№ п/п Дата Краткое содержание Примечание
1-К 02.01.2004 О приеме на работу менеджером Иванова Л.А.  
2-К 02.01.2004 Об увольнении 27 сотрудников Коллективный
3-К 04.02.2004 О переводе Козина Е.Д. на должность зав. отделом рекламы  

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов, как правило, ведется две базы данных:

· приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;

· приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющим срок хранения 5 лет.

Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: