Система учета кадровых документов
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
00.00.0000
Документов дела № _____
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ листов дела | Примечание |
Итого ___________________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________________
(цифрами и прописью)
Должность И.О. Фамилия
Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.
Внутренняя опись документов, имеющихся, в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
|
|
Копии документов об утверждении в должности помещаются в личное дело руководителей организации. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
К документам по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариальному удостоверению не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.
К документам по личному составу относятся следующие применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация, и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.
В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.
№ п/п | Дата | Краткое содержание | Примечание |
1-К | 02.01.2004 | О приеме на работу менеджером Иванова Л.А. | |
2-К | 02.01.2004 | Об увольнении 27 сотрудников | Коллективный |
3-К | 04.02.2004 | О переводе Козина Е.Д. на должность зав. отделом рекламы |
В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов, как правило, ведется две базы данных:
|
|
· приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;
· приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющим срок хранения 5 лет.
Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.