Операции, выполняемые в ходе проведения приёмки товаров, условно делят на следующие этапы

1). Проверка транспортного средства (наличие на дверях автомобиля или на контейнерах пломб отправителя, их исправность, состояние транспортного средства). Ответственные за проведение приёмки товаров лица самостоятельно срезают пломбу, обращая внимание на её состояние и но­мер. Запрещается срезание пломбы лю­бым другим категориям сотрудников.

2). Проверка товаро-сопроводительных документов: полнота и правильность оформления, достоверность данных, соответствие заявке.

3). Проверка количества поступивших товаров производится путём пересчитывания (перевешивания) и сверки с данными товарно-сопроводительных документов.

а). Если товар прибыл в исправной таре, то он принимается в 2 этапа:

- на 1-ом этапе, в момент поступления товаров в магазин, проверяют вес брутто и число прибывших тарных мест (первичная приёмка), если выявляют несоответствие по количеству (массе брутто), то приёмку приостанавливают и извещают поставщика;

- на 2-м этапе (по Инструкции П-6) не позднее 24 часов (для скоропортящихся товаров) и 10 дней (для нескоропортящихся товаров) с момента поступления, товар принимается по весу нетто или по числу товарных единиц внутри тарных мест.

Если при приёмке товаров по количеству выявлено несоответствие веса брутто отдельных мест весу, указанному в транспортных, сопроводительных документах, то вскрытия тары (упаковки) не производится. В накладных фиксируют факт выявленного несоответствия (позиция, наи­менование, цена, принято по факту, причина). Материально-ответственное лицо обязано организовать размещение этих товаров отдельно от других, на временное ответственное хранение до разрешения ситуации, и немедленно известить поставщика.

Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

б). Если товар прибыл в повреждённой таре, то приёмка по количеству осуществляется немедленно.

4). Проверка качества и комплектности поступивших товаров включает:

а). проверку наличия документов, удостоверяющих качество товара: в случае их отсутствия приёмку не останавливают, но параллельно составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступившей продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют;

б). проверку даты изготовления, сроков годности, реализации и хранения;

в). в отдельных случаях - выборочную или сплошную проверку качества и комплектности, при этом результаты выборочной проверки распространяются на всю партию прибывшего товара.

г). соблюдение сроков приёмки (по Инструкции П-7): скоропортящиеся товары – не позднее 24 ч., нескоропортящиеся товары, прибывшие от одногороднего поставщика – не позднее 10 дней, от иногороднего – не позднее 20 дней.

5). Оприходование товара – если количество и качество товара соответствуют данным сопроводительных документов, то операции оприходования прибывшего товара включают последовательное выполнение действий:

- материально-ответственные лица, принимавшие товар, ставят на сопроводительных документах свою подпись (с указанием должности), дату, время (от и до) приёмки - заверяют круглой печатью магазина – передают документы водителю, который также ставит свою подпись с расшифровкой фамилии, дату и время приёмки.

Оприходование товара проводится в течение 24 часов. При этом важно проверять розничные цены в сопроводтельных документах.

Для контроля потупивших товаров в магазинах, не внедривших автоматизацию учёта товарно-материальных ценностей, ведут книгу регистрации поступивших товаров, где указывают наименование товара, количество прибывших мест, поставщика, номер, дату и сумму по сопроводительному документу.

6). Магазины имеют право актировать скрытые производственные дефекты и недостатки - недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке, и были выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к продаже, к монтажу, испытания, использования и хранения.

Условия на право актирования таких недостатков (дефектов): если они будут обнаружены в течение 4-х месяцев после получения товара. Составляется «Акт о скрытых недостатках товаров» комиссией в течение 5 дней после обнаружения дефекта, но в пределах установленного гарантийного срока – период в течение которого в случае обнаружения в товаре недостатка изготовитель (или продавец) обязан удовлетворить требования потребителя. Если для участия в составлении акта вызывается представитель поставщика (или изготовителя), то к установленному 5-дневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Если материально - ответственное лицо магазина получает товары на складе поставщика, то, при безналичной оплате товара, необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально - ответственного лица на получение товара. Форма доверенности на получение материальных ценностей утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.

Проверка количества и качества товара составляет важную стадию в технологическом процессе магазина. Материально-ответственные лица, осуществляющие приёмку товаров, обязаны знать не только порядок приёмки, но и требования к документальному оформлению операций по приёмке товаров.